Приложение к Постановлению от 24.11.2016 г № 2442 Административный регламент
Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Информационное обеспечение граждан и юридических лиц на основе документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов"
1.1.Предмет административного регламента.
Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Информационное обеспечение граждан и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов" (далее - Административный регламент) разработан в целях повышения качества информационного обеспечения ретроспективной документной информацией физических и юридических лиц.
Административный регламент определяет сроки, требования, условия предоставления и последовательность действий (административных процедур) при осуществлении полномочий по оказанию данной муниципальной услуги, в том числе через краевое автономное учреждение "Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг Алтайского края" (далее - Многофункциональный центр), в электронной форме с использованием федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (далее - Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций) в информационно-коммуникационной сети Интернет, универсальной электронной карты (далее - УЭК) с соблюдением норм законодательства Российской Федерации о защите персональных данных, а также порядок и формы контроля за соблюдением административного регламента, порядок досудебного (внесудебного) обжалования заявителем решений и действий (бездействия) архивного отдела Администрации города Бийска (далее - Архивный отдел), предоставляющего муниципальную услугу должностного лица Архивного отдела либо муниципального служащего при предоставлении муниципальной услуги.
Информационное обеспечение граждан и юридических лиц включает в себя исполнение поступающих в Архивный отдел социально-правовых запросов, связанных с социальной защитой российских граждан, предусматривающих их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций и тематических запросов о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту (далее - запрос).
В своей деятельности Архивный отдел взаимодействует с уполномоченной организацией Алтайского края, осуществляющей функции по организации деятельности по выпуску, выдаче и обслуживанию УЭК в части ведения регистра УЭК, содержащего сведения о выданных на территории Алтайского края УЭК, эксплуатации программно-технического комплекса по работе с УЭК, обеспечения информационно-технологического взаимодействия государственных информационных систем при предоставлении гражданам Алтайского края муниципальных услуг с использованием УЭК.
1.2.Описание заявителей.
Заявителями являются:
российские граждане, иностранные граждане и лица без гражданства;
юридические лица (за исключением государственных органов и их территориальных органов, органов государственных внебюджетных фондов и их территориальных органов, органов местного самоуправления), общественные объединения;
юридические и физические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их гражданами в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени (далее - представители).
II.стандарт предоставления муниципальной услуги
2.1.Наименование муниципальной услуги.
"Информационное обеспечение граждан и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов".
2.2.Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу.
Предоставление муниципальной услуги осуществляется архивным отделом Администрации города Бийска.
Процедуры приема документов от заявителя, рассмотрения документов и выдачи результата предоставления муниципальной услуги осуществляется должностными лицами (муниципальными служащими) Архивного отдела.
2.3.Требования к порядку информирования о предоставлении муниципальной услуги.
2.3.1.Информация по вопросам предоставления муниципальной услуги является открытой и общедоступной, может быть получена заявителем лично посредством письменного и (или) устного обращения, через электронную почту, по телефону для справок, на официальном интернет-сайте Администрации города Бийска, на информационных стендах в местах приема заявителей в Архивном отделе, в Многофункциональном центре при личном обращении заявителя и в центре телефонного обслуживания, на интернет-сайте Многофункционального центра, при использовании Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций) в информационно-телекоммуникационной сети Интернет.
2.3.2.Сведения о месте нахождения Архивного отдела, предоставляющего муниципальную услугу, графике работы, почтовом адресе и адресах электронной почты для направления обращений, о телефонных номерах размещены на официальном интернет-сайте Администрации города Бийска, на информационном стенде в зале приема заявителей, на Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций), а также в приложении 1 к Административному регламенту.
2.3.3.Сведения о месте нахождения Многофункционального центра, графике работы, адресе официального интернет-сайта, адрес электронной почты, контактный телефон центра телефонного обслуживания размещаются на информационном стенде Архивного отдела и в приложении 2 к Административному регламенту.
2.3.4.При обращении заявителя в Архивный отдел письменно или через электронную почту за получением информации (получения консультации) по вопросам предоставления муниципальной услуги ответ направляется в срок, не превышающий 30 дней со дня регистрации обращения.
2.3.4.1.По телефону специалисты Архивного отдела дают исчерпывающую информацию по предоставлению муниципальной услуги.
2.3.4.2.Консультации по предоставлению муниципальной услуги осуществляются специалистами Архивного отдела при личном обращении в рабочее время (приложение 1).
2.3.4.3.Консультации по предоставлению муниципальной услуги осуществляются по следующим вопросам:
1) перечню документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, комплектности (достаточность) предоставленных документов;
2) источников получения документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;
3) времени приема и выдачи документов;
4) сроков предоставления муниципальной услуги;
5) порядка обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых в ходе предоставления муниципальной услуги;
6) иных вопросов, входящих в компетенцию Архивного отдела, предоставляющего муниципальную услугу.
2.3.4.4.При осуществлении консультирования специалисты Архивного отдела обязаны представиться (указать фамилию, имя, отчество, должность), в вежливой и корректной форме, лаконично, по существу дать ответы на заданные заявителем вопросы.
2.3.4.5.Если поставленные гражданином вопросы не входят в компетенцию Архивного отдела, специалист информирует заявителя о невозможности представления сведений и разъясняет ему право обратиться в орган, к компетенции которого относятся поставленные вопросы.
2.3.4.6.Время консультирования при личном приеме не должно превышать 15 минут с момента начала консультирования.
При предоставлении муниципальной услуги запрещается требовать от заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения муниципальной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы, органы местного самоуправления, организации.
2.4.Результат предоставления муниципальной услуги.
Результатом предоставления муниципальной услуги является получение заявителем:
- информационных писем;
- архивных справок;
- архивных выписок;
- архивных копий;
- тематических перечней архивных документов;
- тематических подборок копий архивных документов;
- тематических обзоров архивных документов;
- письменного уведомления о направлении запроса на исполнение в другой архив, организацию;
- письменного уведомления о необходимости предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса;
- письменного ответа об отсутствии запрашиваемых сведений;
- рекомендаций о дальнейших путях поиска необходимой информации;
- мотивированного отказа в предоставлении муниципальной услуги.
2.5.Срок предоставления муниципальной услуги.
Поступившие в Архивный отдел запросы заявителей исполняются в течение 30 дней с момента регистрации запроса.
В случае, если запрашиваемая информация не может быть предоставлена в этот срок из-за необходимости проведения масштабной поисковой работы по комплексу архивных документов либо запроса дополнительных и уточняющих сведений у заявителя, срок предоставления муниципальной услуги может быть продлен на 15 дней.
Запрос, не относящийся к составу хранящихся в Архивном отделе архивных документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы.
Срок исполнения запроса по научно-справочному аппарату (далее - НСА) Архивного отдела - не более 15 дней с момента его регистрации.
2.5.1.Срок принятия решения о приостановлении предоставления муниципальной услуги.
Основания для приостановления предоставления муниципальной услуги отсутствуют.
2.6.Правовые основания для предоставления муниципальной услуги.
Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
1) Конституцией Российской Федерации ("Российская газета", 25.12.1993, N 237);
2) Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" (Российская газета", 08.10.2003, N 202);
3) Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Российская газета", 27.10.2004, N 237);
4) Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" ("Российская газета", 29.07.2006, N 165);
5) Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" ("Российская газета", 29.07.2006, N 165);
6) Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" ("Российская газета", 30.07.2010, N 168);
7) Указом Президента Российской Федерации от 31.12.1993 N 2334 "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию" ("Российская газета", 10.01.1994, N 4);
8) Указом Президента Российской Федерации от 06.03.1997 N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера" (Собрание законодательства Российской Федерации от 10.03.1997, N 10, ст. 1127);
9) Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 14.05.2007, N 20);
10) Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 22.12.2011 N 1216 "Об утверждении Административного регламента по предоставлению Федеральным архивным агентством государственной услуги "Организация информационного обеспечения граждан органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов";
11) Постановлением Алтайского краевого Законодательного Собрания от 28.12.1994 N 168 "О законе Алтайского края "Об Архивном фонде Алтайского края и архивах" (Сборник законодательства Алтайского края, июль 1995 г., N 12, с. 18);
12) Уставом муниципального образования город Бийск (Архивный отдел Администрации города Бийска, Ф.Р-144, оп. 5, д. 158, л. 171 - 204);
13) Положением об архивном отделе Администрации города Бийска Алтайского края, утвержденным постановлением Администрации города Бийска от 12.12.2007 N 2838 (Архивный отдел Администрации города Бийска, Ф.Р-144, оп. 1, д. 2797, л. 200 - 207).
2.7.Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги, подлежащих представлению заявителем.
2.7.1.Основанием для предоставления муниципальной услуги является запрос в письменной форме, представленный в Архивный отдел на личном приеме, направленный почтой или в форме электронного документа через Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций), поданный через Многофункциональный центр по форме согласно приложениям 3, 4 к Административному регламенту.
2.7.2.В запросе указываются следующие реквизиты:
- наименование юридического лица, общественного объединения;
- для граждан - фамилия, имя и отчество (последнее - при его наличии) заявителя;
- почтовый и/или электронный адрес заявителя; почтовый адрес, по которому должны быть направлены запрашиваемые документы;
- изложение существа запроса, интересующие заявителя проблема, тема, вопрос, событие, факт, сведения и хронологические рамки запрашиваемой информации;
- форма получения заявителем информации (архивная справка, архивная выписка, архивная копия, тематический перечень архивных документов, тематическая подборка копий архивных документов, тематический обзор архивных документов, информационное письмо);
- личная подпись гражданина или подпись должностного лица;
- дата отправления запроса.
2.7.2.1.В случае, если за получением муниципальной услуги обращается представитель заявителя, обязательным для представления является документ, подтверждающий наличие указанных полномочий.
2.7.2.2.Сведения, отнесенные к конфиденциальной информации, предоставляются с учетом категории конфиденциальной информации и установленных законодательством Российской Федерации ограничений доступа к ней.
2.7.2.3.Заявитель вправе приобщить к запросу документы либо их копии, связанные с темой запроса (копия трудовой книжки; сведения о награждениях, подтверждающие правовые основания владения и пользования объектами недвижимости и др.).
2.8.При подаче запроса через Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций) электронные копии документов, указанных в пунктах 2.7.2.1, 2.7.2.3 Административного регламента, размещаются в предназначенных для этих целей полях электронной формы заявления. Электронная копия документа должна иметь разрешение, обеспечивающее корректное прочтение всех элементов подлинного документа, в том числе, буквы, цифры, знаки, изображения, элементы печати, подписи и т.д.
2.9.Запрет требовать от заявителя представления иных документов и информации или осуществления действий для получения муниципальной услуги.
Запрещается требовать от заявителя:
предоставления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено Административным регламентом, нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникшие в связи с предоставлением муниципальной услуги;
представления документов и информации, которые находятся в распоряжении Архивного отдела, иных органов местного самоуправления, государственных органов, организаций в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Алтайского края и муниципальными правовым актами, за исключением документов, указанных в части 6 статьи 7 Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".
2.10.Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.
Основания для отказа в приеме документов отсутствуют. Поступившее заявление подлежит обязательному приему.
2.11.Исчерпывающий перечень оснований для приостановления и (или) отказа в предоставлении муниципальной услуги.
2.11.1.Основаниями для отказа в предоставлении муниципальной услуги, являются:
- отсутствие в запросе наименования юридического лица, общественного объединения (для граждан - фамилии, имени и отчества (последнее при наличии)), почтового и (или) электронного адреса заявителя;
- текст запроса не поддается прочтению;
- отсутствие в запросе сведений, необходимых для проведения поисковой работы;
- отсутствие документов, подтверждающих полномочия лица представлять интересы от имени заявителя;
- отсутствие документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и (или) конфиденциальную информацию;
- запрос содержит нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи. Должностное лицо вправе оставить запрос без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившему его, о недопустимости злоупотребления правом на обращение в органы местного самоуправления.
2.11.2.Основания для приостановления предоставления муниципальной услуги:
Основания для приостановления предоставления муниципальной услуги отсутствуют.
2.12.Перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательным для предоставления муниципальной услуги.
Необходимые и обязательные услуги для предоставления муниципальной услуги отсутствуют.
2.13.Порядок, размер и основания взимания государственной пошлины или иной платы, установленной за предоставление муниципальной услуги.
Предоставление муниципальной услуги осуществляется бесплатно.
2.14.Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги.
2.14.1.Срок ожидания в очереди при подаче заявления о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги не должен превышать 15 минут.
2.15.Срок регистрации запроса о предоставлении муниципальной услуги.
При обращении заявителя (представителя) за предоставлением муниципальной услуги непосредственно в Архивный отдел срок регистрации запроса не должен превышать 15 минут.
При обращении заявителя (представителя) за предоставлением муниципальной услуги через Многофункциональный центр либо через Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций) указанное заявление регистрируется в течение дня с момента его поступления в Архивный отдел.
Запросы заявителей, поступившие по почте, электронной почте, регистрируются в течение 3 дней с момента поступления в Архивный отдел.
2.16.Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга, к местам ожидания, местам для составления запросов при предоставлении муниципальной услуги, информационным стендам с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, в том числе к обеспечению доступности для инвалидов указанных объектов в соответствии с законодательством Российской Федерации о социальной защите инвалидов.
2.16.1.Помещение, в котором осуществляется прием заявителей, должно обеспечить:
1) комфортное расположение заявителя и должностного лица Архивного отдела;
2) возможность и удобство оформления заявителем письменного заявления;
3) доступ к нормативным правовым актам, регулирующим предоставление муниципальной услуги;
4) наличие информационных стендов с образцами заполнения заявлений, необходимых для предоставления муниципальной услуги.
2.16.2.Архивный отдел обеспечивает создание инвалидам следующих условий доступности муниципальной услуги и объекта, в котором она предоставляется:
- возможность беспрепятственного входа в объект и выхода из него, содействие инвалиду при входе в объект и выходе из него, информирование инвалида о доступных маршрутах общественного транспорта;
- возможность посадки в транспортное средство и высадки из него перед входом в объект, в том числе с использованием кресла-коляски, при необходимости - с помощью работника объекта;
- возможность самостоятельного передвижения по территории объекта в целях доступа к месту предоставления муниципальной услуги, в том числе с помощью работников объекта;
- сопровождение инвалидов, имеющих стойкие нарушения функции зрения и самостоятельного передвижения, по территории объекта;
- оказание инвалидам помощи, необходимой для получения в доступной для них форме информации о правилах предоставления муниципальной услуги, в том числе об оформлении необходимых для ее получения документов, о совершении других необходимых действий, а также иной помощи в преодолении барьеров, мешающих получению инвалидами муниципальной услуги наравне с другими лицами;
- надлежащее размещение носителей информации, необходимой для обеспечения беспрепятственного доступа инвалидов к объектам и услугам с учетом ограничений их жизнедеятельности;
- обеспечение допуска на объект собаки-проводника при наличии документа, подтверждающего ее специальное обучение, выданного по форме и в порядке, утвержденном приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 22.06.2015 N 368н "Об утверждении формы документа, подтверждающего специальное обучение собаки-проводника, и порядка его выдачи".
2.16.3.Специалистом Архивного отдела осуществляется информирование заявителей о поступлении заявления, его входящих регистрационных реквизитах и т.п.
2.16.4.Места информирования, предназначенные для ознакомления заявителей с информационными материалами, оборудуются стендами, стульями и столами для возможности оформления документов.
2.16.5.На информационных стендах Архивного отдела размещается следующая информация:
1) извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по предоставлению муниципальной услуги;
2) график (режим) работы Архивного отдела, предоставляющего муниципальную услугу;
3) место нахождения Архивного отдела, предоставляющего муниципальную услугу;
4) Административный регламент предоставления муниципальной услуги;
5) фамилии, имена, отчества должностных лиц Архивного отдела, ответственных за предоставление муниципальной услуги;
6) фамилии, имена, отчества должности лиц, осуществляющих прием и информирование заявителей;
7) номера кабинетов, где осуществляется прием и информирование заявителей;
8) адрес электронной почты Архивного отдела, предоставляющего муниципальную услугу;
9) адрес официального интернет-сайта Администрации города Бийска, предоставляющей муниципальную услугу;
10) порядок получения консультаций;
11) порядок обжалования решений, действий (бездействия) должностных лиц Архивного отдела, предоставляющего муниципальную услугу.
2.16.6.Помещение для оказания муниципальной услуги должно быть оснащено стульями, столами. Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможности для размещения в здании.
2.16.7.Кабинет приема заявителей должен быть оборудован информационной табличкой (вывеской) с указанием номера кабинета, фамилии, имени, отчества и должности специалиста, ведущего прием, а также графика работы.
2.17.Показатели доступности и качества муниципальной услуги.
2.17.1.Конфиденциальные сведения, ставшие известными должностным лицам при рассмотрении документов заявителя, не могут быть использованы во вред заявителям.
2.17.2.Показателями качества предоставления муниципальной услуги являются: правомерность принимаемых решений в результате оказания муниципальной услуги, своевременность оказания муниципальной услуги.
Целевые значения показателя доступности и качества муниципальной услуги:
| Показатели качества и доступности муниципальной услуги | Целевое значение показателя |
| 1. Своевременность | |
| 1.1. %% (доля) случаев предоставления услуги в установленный срок с момента сдачи документа | 90 - 95%% |
| 2. Качество | |
| 2.1. %% (доля) заявителей, удовлетворенных качеством процесса предоставления услуги | 90 - 95%% |
| 3. Доступность | |
| 3.1. %% (доля) заявителей, удовлетворенных качеством и информацией о порядке предоставления услуги | 95 - 97%% |
| 3.2. %% (доля) заявителей, удовлетворенных организацией процедуры приема и оформления документов, необходимых для предоставления услуги | 90 - 95%% |
| 3.3. %% (доля) заявителей, считающих, что представленная информация об услуге в сети Интернет доступна и понятна | 75 - 80%% |
| 4. Процесс обжалования | |
| 4.1. %% (доля) обоснованных жалоб к общему количеству обслуженных заявителей по данному виду услуг | 0,2 - 0,1%% |
| 4.2. %% (доля) заявителей, удовлетворенных существующим порядком обжалования | 90 - 95%% |
| 4.3. %% (доля) заявителей, удовлетворенных сроками обжалования | 90 - 95%% |
| 4.4. %% (доля) обоснованных жалоб, рассмотренных в установленный срок | 95 - 97%% |
| 5. Вежливость | |
| 5.1. %% (доля) заявителей, удовлетворенных вежливостью должностных лиц | 90 - 95%% |
2.18.Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления муниципальной услуги через Многофункциональный центр и особенности предоставления муниципальной услуги в электронной форме.
2.18.1.Архивный отдел обеспечивает возможность получения заявителем информации о предоставляемой муниципальной услуге на Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций).
2.18.2.Архивный отдел обеспечивает возможность получения и копирования заявителями на официальном интернет-сайте Администрации города Бийска, на Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций) форм заявлений и иных документов, необходимых для получения муниципальной услуги в электронном виде.
III.состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе, особенности выполнения административных процедур в электронной форме
Блок-схема предоставления муниципальной услуги приведена в приложении 5 настоящего Административного регламента.
3.1.Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги.
Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
1) прием запросов, их регистрация;
2) анализ тематики запросов;
3) направление запросов на исполнение по принадлежности в органы и организации для ответа в адрес заявителя; письменного уведомления заявителя о направлении запроса по принадлежности в другой архив и организацию, которые могут иметь на хранении необходимые документы; мотивированного отказа в предоставлении муниципальной услуги; уведомления о необходимости предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса;
4) исполнение запросов заявителей, подготовка, оформление и направление ответов в адрес заявителей;
5) направление заявителю сведений о ходе выполнения запроса о предоставлении услуги;
6) обеспечение возможности для заявителя оценить качество предоставления услуги;
7) обеспечение возможности для обжалования решений, действий или бездействия должностных лиц Архивного отдела при предоставлении муниципальной услуги.
3.2.Прием запросов, их регистрация.
3.2.1.Юридические факты, являющиеся основанием для начала административной процедуры.
Основанием для начала предоставления муниципальной услуги является личное обращение заявителя в Архивный отдел с запросом либо направление запроса в Архивный отдел с использованием почтовой связи, через Многофункциональный центр или в электронной форме с использованием Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций) в информационно-телекоммуникационной сети Интернет.
При наличии интерактивного сервиса Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций) для заявителя может быть предоставлена возможность осуществить запись на прием в Архивный отдел в удобные для него дату и время в пределах установленного диапазона.
В случае обращения заявителя за предоставлением муниципальной услуги через Многофункциональный центр, заявитель вправе выбрать удобные для него дату и время приема на официальном сайте Многофункционального центра либо через центр телефонного обслуживания Многофункционального центра.
3.2.2.Сведения о должностном лице, ответственном за выполнение административного действия, входящего в состав административной процедуры.
Прием запроса и документов, их регистрация осуществляется специалистом, ответственным за прием и регистрацию запроса (далее - специалист).
3.2.3.Содержание административного действия, входящего в состав административной процедуры, продолжительность и (или) максимальный срок его выполнения.
3.2.3.1.При личном обращении заявителя либо при направлении заявления почтой:
1) устанавливает предмет обращения, личность заявителя (полномочия представителя заявителя);
2) проверяет полноту заполнения сведений;
3) обеспечивает внесение соответствующей записи в регистрационную базу данных "Учет обращений граждан и организаций", с указанием даты приема, номера запроса, сведений о заявителе, иных необходимых сведений в соответствии с порядком делопроизводства не позднее дня поступления запроса в Архивный отдел.
При личном обращении заявителя в Архивный отдел специалист получает письменное согласие заявителя на обработку его персональных данных в соответствии с требованиями Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных".
Заявитель вправе по собственной инициативе представлять копии документов, заверенных в установленном порядке. В случае, если представленные заявителем документы не заверены в установленном порядке, одновременно с копиями документов предъявляются их оригиналы. Копия документа после проверки ее соответствия оригиналу заверяется лицом, принимающим документы. При личном предоставлении документа сверка производится немедленно, после чего подлинники возвращаются заявителю лицом, принимающим документы. При направлении подлинников документов почтой сверка документов производится в соответствии со сроками административной процедуры по рассмотрению, проверке заявления и документов, после чего подлинники возвращаются вместе с результатом предоставления муниципальной услуги.
3.2.3.2.В случае подачи запроса и документов, предусмотренных пунктами 2.7.1 - 2.7.2, через Многофункциональный центр заявитель дополнительно дает согласие Многофункциональному центру на обработку его персональных данных. По завершении приема запроса при личном обращении специалист формирует расписку в приеме документов. В расписке указывается номер запроса, дата регистрации запроса, наименование муниципальной услуги, сведения о специалисте, принявшем запрос, и иные сведения, существенные для предоставления муниципальной услуги. Расписка формируется в двух экземплярах, оба экземпляра подписываются специалистом и заявителем, один экземпляр передается заявителю, второй остается в Многофункциональном центре. При обращении заявителя почтой расписка в приеме документов не формируется.
3.2.3.3.При обращении через Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций) электронный запрос передается в единую автоматизированную информационную систему, предназначенную для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронном виде через Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций), межведомственного электронного взаимодействия, в том числе ГИС ГМП (далее - АИС).
Специалист, ответственный за работу в АИС, при обработке поступившего в АИС электронного заявления:
1) устанавливает предмет обращения, личность заявителя (полномочия представителя заявителя);
2) проверяет правильность оформления запроса;
3) проверяет наличие в электронной форме запроса соответствующей отметки заявителя о согласии на обработку его персональных данных;
4) обеспечивает внесение соответствующей записи в регистрационную базу данных "Учет обращений граждан и организаций" с указанием даты приема, номера запроса, сведений о заявителе, иных необходимых сведений в соответствии с порядком делопроизводства не позднее дня поступления заявления в Архивный отдел;
5) уведомляет заявителя о принятии и регистрации заявления.
АИС автоматически формирует подтверждение о регистрации запроса и направляет заявление в "Личный кабинет" заявителя на Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций).
3.2.3.4.При обращении заявителя через Многофункциональный центр, специалист Многофункционального центра принимает документы от заявителя и передает в Архивный отдел в порядке и сроки, установленные заключенным между ними соглашением о взаимодействии.
3.2.4.Результатом исполнения административной процедуры является:
1) При предоставлении заявителем запроса лично - прием, регистрация запроса. Максимальный срок выполнения действий административной процедуры - в течение дня с момента приема в Архивном отделе.
При направлении заявления почтой - прием, регистрация запроса осуществляется в течение 3 рабочих дней с момента поступления запроса в Архивный отдел.
2) При предоставлении заявителем запроса через Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций) - прием и регистрация заявления и документов заявителя и уведомление о регистрации через "Личный кабинет" либо, по выбору заявителя, на электронную почту.
Уведомление заявителя о поступлении запроса в Архивный отдел осуществляется автоматически в соответствии со временем регистрации заявления на Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций) (с точным указанием часов и минут).
Уведомление заявителя о регистрации запроса через "Личный кабинет" на Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций) осуществляется автоматически после внесения в АИС сведений о регистрации запроса.
3) При предоставлении заявителем запроса через Многофункциональный центр - прием и регистрация запроса, назначение уполномоченного специалиста. Максимальный срок выполнения действий административной процедуры - в течение дня с момента приема Архивным отделом запроса из Многофункционального центра.
3.3.Анализ тематики запросов.
3.3.1.Основанием для начала исполнения процедуры является прием и регистрация запроса на предоставление муниципальной услуги.
3.3.2.Уполномоченный специалист Архивного отдела (далее - уполномоченный специалист) осуществляет анализ тематики поступивших запросов с использованием имеющихся архивных справочников в традиционной и электронной форме, содержащих сведения о местах хранения архивных документов, необходимых для исполнения запросов пользователей. При этом определяется:
- правомочность получения заявителем запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление сведений конфиденциального характера;
- степень полноты сведений, содержащихся в запросе заявителя, необходимых для проведения поисковой работы;
- местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса заявителя;
- адреса конкретных архивов и организаций, куда по принадлежности следует направить на исполнение запрос заявителя.
По итогам проведенного анализа уполномоченный специалист осуществляет одно из следующих административных действий:
1) подготавливает проект сопроводительного письма к запросу, направляемому на исполнение по принадлежности в другой архив и организацию для ответа в адрес заявителя, и проект уведомления заявителя о направлении запроса на исполнение по принадлежности в орган и организацию, которые могут иметь на хранении необходимые документы, в случае если запрос не относится к составу хранящихся в Архивном отделе архивных документов;
2) подготавливает проект мотивированного отказа в предоставлении муниципальной услуги при наличии оснований, указанных подпункте 2.11.1 Административного регламента, и разъясняет заявителю дальнейшие действия, предусмотренные законодательством Российской Федерации;
3) подготавливает проект уведомления заявителя об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями, в случае отсутствия в запросе заявителя достаточных данных для организации выявления запрашиваемой информации в архивах, нечетко, некорректно сформулированного запроса;
4) принимает решение об исполнении запроса по НСА Архивного отдела и (или) архивным документам.
3.3.3.Результатом проведения административной процедуры является подготовка проектов: сопроводительного письма к запросу, направляемому на исполнение по принадлежности в другой архив и организацию, для ответа в адрес заявителя; уведомления заявителя о направлении запроса на исполнение по принадлежности в другой архив и организацию, которые могут иметь на хранении необходимые документы; мотивированного отказа в предоставлении муниципальной услуги; уведомления заявителя об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями; принятие решения об исполнении запроса по НСА Архивного отдела или архивным документам.
Максимальный срок выполнения административной процедуры не должен превышать трех дней с момента регистрации запроса.
3.4.Направление запросов на исполнение по принадлежности в другой архив и организации для ответа в адрес заявителя; письменного уведомления заявителя о направлении запроса по принадлежности в орган и организацию, которые могут иметь на хранении необходимые документы; мотивированного отказа в предоставлении муниципальной услуги; уведомления о необходимости предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса.
3.4.1.Основанием для начала административной процедуры является подготовка проектов: сопроводительного письма к запросу, направляемому на исполнение по принадлежности в другой архив и организацию для ответа в адрес заявителя; уведомления заявителя о направлении запроса на исполнение по принадлежности в орган и организацию, которые могут иметь на хранении необходимые документы; мотивированного отказа в предоставлении муниципальной услуги; уведомления заявителя об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.
3.4.2.Подготовленные проекты документов подписываются уполномоченным должностным лицом в соответствии с порядком делопроизводства в Архивном отделе.
3.4.3.Подписанные сопроводительные письма вместе с запросом заявителя направляются по принадлежности в адрес другого архива и организации, которые могут иметь на хранении необходимые документы.
3.4.4.Письменные уведомления заявителя о направлении запроса на исполнение по принадлежности в другой архив и организацию, об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями, а также мотивированный отказ в предоставлении муниципальной услуги направляются по указанному заявителем адресу.
3.4.5.Результатом выполнения административной процедуры является направление запроса в другой архив и организацию, которые могут иметь на хранении необходимые документы, письменного уведомления заявителя о направлении запроса по принадлежности в орган и организацию; мотивированного отказа в предоставлении муниципальной услуги; уведомления о необходимости предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса.
Максимальный срок выполнения данной административной процедуры не должен превышать двух дней с момента принятия решений, указанных в подпунктах 1 - 3 пункта 3.3.2 Административного регламента.
3.5.Исполнение запросов заявителей, подготовка, оформление и направление ответов в адрес заявителей.
3.5.1.Основанием для начала выполнения административной процедуры является принятие решения об исполнении запроса по НСА Архивного отдела и (или) архивным документам.
3.5.2.Исполнение запросов осуществляется по итогам анализа тематики запроса на основе НСА и (или) архивных документов, находящихся на хранении в Архивном отделе.
3.5.2.1.Запрашиваемые документы подготавливаются и оформляются уполномоченным специалистом, в соответствии с действующими едиными правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.
3.5.2.2.По результатам исполнения запроса уполномоченный специалист подготавливает:
- информационные письма;
- архивные справки;
- архивные выписки,
- архивные копии;
- тематические перечни архивных документов;
- тематические подборки копий архивных документов;
- тематические обзоры архивных документов;
- письменный ответ об отсутствии запрашиваемых сведений и при возможности дает рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации.
Максимальный срок исполнения административного действия не должен превышать 25 дней со дня проведения анализа тематики запроса.
3.5.3.Подготовленные и оформленные документы в соответствии с едиными правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти, регистрируются уполномоченным специалистом в течение 2 дней. После чего уполномоченный специалист выдает или направляет по адресу, указанному в запросе заявителя, либо через Многофункциональный центр документ, подтверждающий рассмотрение запроса.
3.5.4.При обращении заявителя через Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций) уведомление о принятом решении и о необходимости явиться за получением результата (уведомление о статусе заявления) направляется заявителю в "Личный кабинет" заявителя на Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций) либо, по выбору заявителя, на электронную почту.
3.5.5.При предоставлении муниципальной услуги через Многофункциональный центр Архивный отдел:
В срок, указанный в пункте 3.5.3 Административного регламента, направляет письменные уведомления о результатах рассмотрения запроса либо ответы на запросы в Многофункциональный центр, который сообщает о принятом решении заявителю и выдает соответствующий документ заявителю при его обращении в Многофункциональный центр (при отметке в заявлении о получении результата услуги в Многофункциональном центре).
3.5.6.Заявителю передаются документы, подготовленные Архивным отделом по результатам предоставления муниципальной услуги, а также документы, подлежащие возврату заявителю по завершении предоставления услуги (при наличии).
Выдача документов производится заявителю либо представителю заявителя при предъявлении документа, удостоверяющего личность, а также документа, подтверждающего полномочия на получение документов от имени заявителя (для представителя заявителя).
3.5.7.Результатом выполнения административной процедуры является направление заявителю:
- информационных писем;
- архивных справок;
- архивных выписок;
- архивных копий;
- тематических перечней архивных документов;
- тематических подборок копий архивных документов;
- тематических обзоров архивных документов;
- письменного уведомления о направлении запроса на исполнение в другой архив, организацию;
- письменного уведомления о необходимости предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса;
- письменного ответа об отсутствии запрашиваемых сведений;
- рекомендаций о дальнейших путях поиска необходимой информации;
- мотивированного отказа в рассмотрении и исполнении запроса.
Рассмотрение запроса заявителя считается оконченным, если по нему приняты необходимые меры, заявитель проинформирован о результатах рассмотрения запроса.
Максимальный срок выполнения административной процедуры не должен превышать 27 дней со дня регистрации запроса.
3.6.Направление заявителю сведений о ходе выполнения запроса о предоставлении услуги.
3.6.1.Под направлением заявителю сведений о ходе выполнения запроса о предоставлении услуги (далее - уведомление о ходе предоставления услуги) понимается уведомление заявителя о завершении выполнения административной процедуры предоставления услуги.
3.6.2.Уведомление о ходе предоставления услуги направляется Архивным отделом в "Личный кабинет" заявителя на Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций).
Уведомление о ходе предоставления услуги" направляется Архивным отделом не позднее дня завершения выполнения административной процедуры.
3.6.3.При предоставлении муниципальной услуги в электронной форме используются следующие уведомления:
- уведомление о регистрации полученных от заявителя документов, содержащее сведения о факте получения от заявителя документов, необходимых для предоставления услуги;
- уведомление о приеме представленных заявителем документов, содержащее сведения о приеме Архивным отделом представленных заявителем документов и о начале процедуры предоставления услуги, либо содержащее мотивированный отказ в приеме документов;
- уведомление заявителя о записи на прием, содержащее сведения о подтвержденном времени и месте приема, а также указание на должностное лицо или подразделение Архивного отдела, осуществляющее прием;
- уведомление заявителя о направлении Архивным отделом межведомственных запросов, содержащих сведения о составе межведомственных запросов, наименование органов или организаций, в которые направлены запросы;
- уведомление заявителя о факте получения или не получения ответов на межведомственные запросы, направляемое заявителю по истечении срока, отведенного на межведомственное взаимодействие;
- уведомление заявителя о результатах рассмотрения документов, содержащее сведения о результатах рассмотрения представленных заявителем документов и о принятии решения о предоставлении заявителю результата услуги и возможности получить такой результат, а также месте получения результата оказания услуги и механизме, позволяющем при необходимости осуществить запись на прием для получения результата оказания услуги, либо содержащее мотивированный отказ в предоставлении заявителю результата услуги;
- уведомление о завершении процедуры предоставления услуги, содержащее сведения о получении заявителем результата услуги.
3.7.Обеспечение возможности для заявителя оценить качество предоставления услуги.
3.7.1.В целях предоставления услуг Архивный отдел обеспечивает заявителю возможность оценить качество выполнения в электронной форме каждой из административных процедур предоставления услуги.
3.7.2.Архивный отдел обеспечивает возможность заявителю оценить на Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций) качество выполнения административной процедуры непосредственно после ее завершения.
3.7.3.Оценка заявителем качества выполнения административной процедуры не может являться обязательным условием продолжения предоставления Архивным отделом услуги.
3.8.Обеспечение возможности для обжалования решений, действий или бездействия должностных лиц Архивного отдела при предоставлении муниципальной услуги.
В целях предоставления услуг Архивный отдел обеспечивает возможность для заявителя направить жалобу на решения, действия или бездействие должностного лица Архивного отдела, предоставляющего муниципальную услугу, в том числе посредством Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций).