Распоряжение от 17.04.2014 г № 246-Р
О внесении изменений в распоряжение Администрации города Рубцовска от 09.07.2013 N 344-р «Об утверждении Регламента Администрации города Рубцовска Алтайского края»
В целях упорядочения в Администрации города Рубцовска работы с исходящей корреспонденцией:
1.Дополнить Регламент Администрации города Рубцовска Алтайского края, утвержденный распоряжением Администрации города Рубцовска от 09.07.2013 N 344-р, разделом 18 "Порядок оформления исходящей корреспонденции" следующего содержания:
"18. Порядок оформления исходящей корреспонденции
18.1. Подготовка и оформление исходящих из Администрации города Рубцовска документов производится в соответствии с требованиями ГОСТ Р6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
18.2.Исходящая корреспонденция, оформленная на титульных бланках Администрации города Рубцовска (с цветным или черно-белым изображением Знака города Рубцовска) за подписью Главы Администрации города Рубцовска, первого заместителя Главы Администрации города Рубцовска или заместителей Главы Администрации города Рубцовска, отправляется по назначению ответственным работником общего отдела Администрации города Рубцовска с присвоением исходящего номера и отметкой в журнале регистрации исходящей корреспонденции Администрации города Рубцовска.
18.3.Исходящая корреспонденция, оформленная на бланках структурных подразделений Администрации города Рубцовска, не обладающих правом юридического лица, за подписью руководителя этого структурного подразделения, отправляется ответственным работником структурного подразделения Администрации города Рубцовска с присвоением исходящего номера и с отметкой в журнале регистрации исходящей корреспонденции структурного подразделения Администрации города Рубцовска.
18.4.При приеме документов для регистрации в журнале исходящей корреспонденции ответственным работником проверяется комплектность документа, правильность оформления документа, наличие необходимого числа экземпляров документа, наличие подписи руководителя на документе, наличие почтовых реквизитов в адресе.
18.5.Исходящим регистрационным номером отправляемого документа является порядковый номер в пределах календарного года, датой исходящего документа является дата его подписания. Регистрационный номер отправляемого документа может иметь индекс дела по номенклатуре дел или код по предметно-тематическому классификатору.
Если отправляемый документ имеет приложение, то в конце текста делается запись: "Приложение: на ____ л. в ____ экз.".
18.6.Неправильно оформленные исходящие документы возвращаются ответственным работником исполнителю.
18.7.Ответственность за комплектность и правильное оформление документа, подлежащего отправке, возлагается на исполнителя.
18.8.Документы с отметкой или штампом "Подлежит возврату" возвращаются адресату в подлиннике, а не в виде копий этого документа.
18.9.Исходящая корреспонденция отправляется адресатам через почтовые отделения, нарочным, а также через средства электронной или факсимильной связи с соблюдением всех требований к оформлению исходящих документов, предусмотренных делопроизводственным законодательством.
18.10.Сохранность копий исходящей корреспонденции, законченной делопроизводством, обеспечивается структурными подразделениями Администрации города Рубцовска в течение срока, установленного номенклатурой дел Администрации города Рубцовска, за исключением исходящей корреспонденции по запросам органов прокуратуры и других правоохранительных органов государственной власти, сохранность которой обеспечивается ответственными работниками первой приемной Администрации города Рубцовска.
18.11.Для своевременного и оперативного решения вопросов Администрации города Рубцовска составляются телеграммы. Текст телеграммы должен быть написан буквами русского или латинского алфавита, адрес телеграммы - на русском языке согласно ГОСТ Р6.30-2003.
Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой. В телеграмме должны быть указаны должность и фамилия автора. Подлинник телеграммы должен быть заверен личной подписью автора и оттиском гербовой печати Администрации города Рубцовска.
Оттиск печати проставляется на документах в определенных местах, при этом оттиск должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ, и часть его личной подписи.
18.12.Ответственные работники структурных подразделений Администрации города Рубцовска, не обладающих правом юридического лица, за полученные карточки, марки и почтовые конверты отчитываются перед отделом бухгалтерского учета и отчетности Администрации города Рубцовска.".
2.Текст настоящего распоряжения разместить на официальном сайте Администрации города Рубцовска в сети Интернет.
3.Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя Главы Администрации города Рубцовска С.П.Черноиванова.
Глава Администрации
города Рубцовска
В.В.ЛАРИОНОВ