Приложение к Постановлению от 30.12.2013 г № 3944 Административный регламент
Административный регламент предоставления муниципальной услуги «Предоставление информации из документов архивного фонда города Барнаула»
Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Предоставление информации из документов Архивного фонда города Барнаула" (далее - Регламент) разработан в целях повышения качества информационного обеспечения документированной информацией физических и юридических лиц на территории городского округа - города Барнаула Алтайского края.
Регламент определяет сроки, требования, условия предоставления муниципальной услуги и последовательность действий (административных процедур) при осуществлении полномочий по предоставлению информации из документов Архивного фонда города Барнаула, а также определяет порядок взаимодействия архивного отдела администрации г. Барнаула с управлением Алтайского края по культуре и архивному делу при исполнении запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства.
I.Общие положения
1.Предмет регулирования Регламента
Регламент регулирует общественные отношения, возникающие в связи с предоставлением информации из документов Архивного фонда города Барнаула.
2.Категории получателей муниципальной услуги
Получателями муниципальной услуги являются физические и юридические лица либо их уполномоченные представители (далее - заявители).
3.Порядок информирования заинтересованных лиц о правилах предоставления муниципальной услуги
3.1.Предоставление муниципальной услуги осуществляется архивным отделом администрации г. Барнаула (далее - архивный отдел).
3.2.Сведения о месте нахождения архивного отдела, графике работы, графике приема граждан, почтовом адресе для направления обращений, о телефонных номерах и адресах электронной почты для направления обращений размещены на официальном Интернет-сайте города Барнаула - http://www.barnaul.org, на информационном стенде архивного отдела и в приложении 1 к Регламенту.
3.4.Муниципальная услуга может быть получена заявителем путем подачи заявления в архивный отдел, Краевое автономное учреждение "Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг Алтайского края" (далее - МФЦ) с использованием федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (далее - Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)) и муниципальной автоматизированной информационной системы "Электронный Барнаул" (далее - городской портал) в информационно-телекоммуникационной сети Интернет (адреса порталов указаны в приложении 2 к Регламенту).
Информация о месте нахождения, графике работы МФЦ, адрес интернет-сайта МФЦ, адрес электронной почты, контактный телефон центра телефонного обслуживания МФЦ размещены на информационном стенде архивного отдела и в приложении 3 к Регламенту.
3.5.Информация по вопросам предоставления муниципальной услуги является открытой и общедоступной, может быть получена гражданами лично посредством письменного и (или) устного обращения, через электронную почту в архивный отдел, на официальном Интернет-сайте города Барнаула, на информационных досках в залах приема заявителей архивного отдела, МФЦ, в центре телефонного обслуживания МФЦ, а также при личном обращении заявителя в МФЦ, на интернет-сайте МФЦ, на Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций) и городском портале.
В случае предоставления муниципальной услуги в электронной форме информация по вопросам ее предоставления может быть получена путем отправки сообщения в Личный кабинет заявителя на Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций) или городском портале, в зависимости от того, с какого портала в архивный отдел поступило обращение, либо, по желанию заявителя, путем СМС-оповещения, посредством отправления сообщения на его электронный адрес.
3.5.Заявитель имеет право в судебном порядке обжаловать действия (бездействие) и решения, принятые (осуществляемые) архивным отделом в ходе предоставления муниципальной услуги, в соответствии с законодательством Российской Федерации.
II.Стандарт предоставления муниципальной услуги
1.Наименование муниципальной услуги
Предоставление информации из документов Архивного фонда города Барнаула.
2.Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу
Предоставление муниципальной услуги "Предоставление информации из документов Архивного фонда города Барнаула" осуществляет архивный отдел администрации г. Барнаула.
3.Результат предоставления муниципальной услуги
Результатом предоставления муниципальной услуги является:
информационное письмо;
архивная справка;
архивная выписка;
архивная копия;
тематический перечень;
тематическая подборка копий архивных документов;
тематический обзор архивных документов;
ответ об отсутствии запрашиваемых сведений;
рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации;
уведомление о направлении соответствующих запросов на исполнение по принадлежности в другие органы и организации;
архивные справки, выписки, копии, направляемые в иностранные государства, для проставления апостиля (далее - запрашиваемые документы).
4.Срок предоставления муниципальной услуги
Запрос (заявление) заявителя, поступивший в архивный отдел, рассматривается в течение 30 дней со дня его регистрации.
5.Правовые основания для предоставления муниципальной услуги
Предоставление муниципальной услуги "Предоставление информации из документов Архивного фонда города Барнаула" осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
Конституцией Российской Федерации;
Конвенцией, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов; заключена в Гааге 05.10.1961; вступила в силу для России 31 мая 1992 г. (далее - Конвенция);
Законом СССР от 24.06.1991 N 2261-1 "О порядке вывоза, пересылки и истребования личных документов советских и иностранных граждан, лиц без гражданства из СССР за границу";
Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";
Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";
Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";
Федеральным законом от 05.07.2010 N 154-ФЗ "Консульский устав Российской Федерации";
Указом Президента Российской Федерации от 31.12.1993 N 2334 "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию";
постановлением Верховного Совета СССР от 17.04.1991 N 2119-1 "О присоединении Союза Советских Социалистических Республик к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов";
приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";
приказом Министерства культуры Российской Федерации от 28.12.2009 N 894 "Об утверждении Административного регламента Федерального архивного агентства по предоставлению государственной услуги "Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства";
приказом Министерства иностранных дел России N 10489, Министерства юстиции России N 124 от 29.06.2012 "Об утверждении Административного регламента Министерства иностранных дел Российской Федерации и Министерства юстиции Российской Федерации по предоставлению государственной услуги по истребованию личных документов";
постановлением Алтайского краевого Законодательного Собрания от 28.12.1994 N 168 "О законе Алтайского края "Об Архивном фонде Алтайского края и архивах";
приказом управления Алтайского края по культуре и архивному делу от 03.05.2011 N 132 "Об утверждении Административного регламента по предоставлению управлением Алтайского края по культуре и архивному делу государственной услуги "Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства";
постановлением главы администрации города от 12.07.2005 N 1980 "Об упорядочении структуры администрации города и утверждении Положения об архивном отделе администрации г. Барнаула";
постановлением администрации города от 04.06.2012 N 1608 "О Регламенте администрации города Барнаула";
постановлением администрации города от 25.05.2012 N 1563 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города и иных органах местного самоуправления".
6.Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги с разделением на документы и информацию, которые заявитель должен предоставить самостоятельно, и документы, которые заявитель вправе предоставить по собственной инициативе, так как они подлежат предоставлению в рамках межведомственного информационного взаимодействия
6.1.Основанием для предоставления муниципальной услуги является запрос, направленный в архивный отдел, МФЦ в письменной форме или в форме электронного документа через Единый портал государственных и муниципальных услуг, портал "Электронный Барнаул", на электронный адрес архивного отдела, или иным способом, обеспечивающим передачу данных в электронном виде, либо предоставленный на личном приеме у специалиста архивного отдела запрос (заявление) заявителя.
Предусмотрены следующие формы запросов (заявлений):
форма запроса (заявления) о подтверждении стажа работы (приложение 4 к Регламенту);
форма запроса (заявления) о подтверждении льготного стажа работы (приложение 5 к Регламенту);
форма запроса (заявления) о подтверждении размеров заработной платы (приложение 6 к Регламенту);
форма запроса (заявления) о подтверждении награждения (приложение 7 к Регламенту);
форма запроса (заявления) о выдаче архивной копии (выписки) правового акта органа местного самоуправления (приложение 8 к Регламенту);
форма запроса (заявления) о подтверждении декретного отпуска (приложение 9 к Регламенту);
форма запроса (заявления) о подтверждении регистрации в качестве предпринимателя (приложение 10 к Регламенту);
форма запроса (заявления) о выдаче архивной копии свидетельства о праве на наследство (приложение 11 к Регламенту);
форма запроса (заявления) о выдаче архивной копии договора купли-продажи, дарения имущества (приложение 12 к Регламенту);
форма запроса (заявления) о выдаче архивной копии договора о выделении земельного участка (приложение 13 к Регламенту).
6.2.В запросе (заявлении) в зависимости от формы запроса (заявления) заявителем указываются сведения, необходимые для его исполнения, согласие на обработку персональных данных. В запросе (заявлении) юридические (физические) лица указывают следующие обязательные реквизиты:
наименование организации или должностного лица, которому оно адресовано;
фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя (если заявитель является гражданином другого государства, указывается гражданство) либо полное наименование юридического лица;
почтовый и/или электронный адрес заявителя; почтовый адрес, по которому должны быть направлены запрашиваемые документы;
форма получения заявителем информации (архивная справка, архивная выписка, архивная копия, тематический перечень, тематическая подборка копий архивных документов; тематический обзор архивных документов, информационное письмо);
изложение существа запроса, интересующие заявителя проблема, тема, вопрос, событие, факт, сведения и хронологические рамки запрашиваемой информации;
личная подпись гражданина или подпись должностного лица;
личная подпись гражданина о согласии на обработку персональных данных;
дата оформления, отправления запроса (заявления).
К запросу (заявлению) заявителем могут быть приложены документы либо их копии, связанные с темой запроса (заявления).
Заявитель прикладывает к запросу (заявлению), при наличии, копии следующих документов:
данных, подтверждающих право собственности, наследования (свидетельство о госрегистрации, справка от нотариуса, решение суда о праве наследования, завещание, дарственная, свидетельство о смерти собственника);
копии листов трудовой книжки за интересующий заявителя период (при запросе справки о стаже, о льготном стаже, о заработной плате).
6.3.К запросу (заявлению), поступившему в форме электронного документа, заявитель вправе приложить необходимые документы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.
6.4.Для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно предоставляются документы (доверенность), подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
6.5.Сведения, отнесенные к конфиденциальной информации, предоставляются с учетом категории конфиденциальной информации и установленных законодательством Российской Федерации ограничений доступа к ней.
6.6.При обращении для предоставления муниципальной услуги с использованием унифицированной электронной карты (УЭК) заявителю необходимо предоставить УЭК.
6.7.При предоставлении муниципальной услуги запрещается требовать от заявителя:
предоставления документов и информации или осуществления действий, предоставление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги;
предоставления документов и информации, которые находятся в распоряжении органов, предоставляющих государственные и муниципальные услуги, иных государственных органов, органов местного самоуправления либо подведомственных государственным органам или органам местного самоуправления организаций, участвующих в предоставлении государственных и муниципальных услуг, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Алтайского края, муниципальными правовыми актами, за исключением документов, включенных в перечень, определенный частью 6 статьи 7 Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".
7.Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги
Запрос (заявление), поступивший в архивный отдел, подлежит обязательному приему.
8.Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги
Заявителю отказывается в предоставлении муниципальной услуги по следующим основаниям:
если запрос (заявление) не содержит наименование юридического лица (для гражданина - Ф.И.О.), почтового или электронного адреса заявителя;
если запрос (заявление) заявителя не поддается прочтению, ответ на запрос (заявление) не дается, о чем сообщается в течение 7 дней гражданину, направившему запрос (заявление), если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;
если в запросе (заявлении) отсутствуют сведения, необходимые для его исполнения (не указано название организации, запрашиваемый период);
если ответ по существу поставленного в запросе (заявлении) вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, при отсутствии у заявителя документов, подтверждающих право на получение сведений, содержащих государственную тайну или конфиденциальную информацию;
если в запросе (заявлении) содержится вопрос, на который заявителю ранее неоднократно давались письменные ответы по существу, и при этом не приводятся новые доводы или обстоятельства. Заведующий архивным отделом вправе принять решение о безосновательности очередного запроса (заявления) и прекращении переписки по данному вопросу при условии, что указанный запрос (заявление) и ранее направляемые запросы (заявления) направлялись в один и тот же орган или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется заявитель, направивший запрос (заявление);
если в запросе (заявлении) содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи. Должностное лицо оставляет запрос (заявление) без ответа по сути поставленных в нем вопросов и сообщает заявителю, направившему его, о недопустимости злоупотребления правом.
9.Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении муниципальной услуги, и способы ее взимания в случаях, предусмотренных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами, непосредственно регулирующими предоставление муниципальной услуги
Предоставление муниципальной услуги осуществляется безвозмездно.
10.Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса
(заявления) о предоставлении муниципальной услуги и при
получении результата предоставления муниципальной услуги
10.1.Срок ожидания заявителя в очереди при подаче запроса (заявления) о предоставлении муниципальной услуги в архивном отделе не должен превышать 15 минут.
10.2.Срок ожидания заявителя в очереди при получении результата предоставления муниципальной услуги в архивном отделе не должен превышать 15 минут.
11.Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги
11.1.Запрос (заявление) заявителя, поступивший в архивный отдел при личном обращении заявителя, по почте, электронной почте или иным способом, позволяющим передачу данных в электронном виде, подлежит обязательной регистрации в течение 3 дней с момента поступления в архивный отдел, поступивший запрос (заявление) через Единый портал государственных и муниципальных услуг, портал "Электронный Барнаул" подлежит регистрации в день поступления, при поступлении на порталы запросов (заявлений) в выходные дни регистрируются в первый рабочий день.
11.2.Запросы комитетов и комиссий палат Федерального Собрания Российской Федерации, иных федеральных органов государственной власти, запросы депутатов Государственной Думы Российской Федерации, Алтайского краевого Законодательного Собрания, Барнаульской городской Думы, письма Администрации Алтайского края, связанные с реализацией прав и свобод граждан, регистрируются в день поступления.
11.3.При поступлении в архивный отдел запроса (заявления) заявителя по электронной почте запрос (заявление) распечатывается на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведется в порядке, установленном для письменных запросов (заявлений). Заявителю направляется уведомление о приеме запроса (заявления) к рассмотрению.
12.Требования к помещениям, в которых предоставляются муниципальные услуги, к местам ожидания, местам для заполнения запросов (заявлений) о предоставлении муниципальной услуги, информационным стендам с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги
12.1.Помещение, в котором осуществляется прием заявителей, должно обеспечивать:
комфортное расположение заявителя и должностного лица архивного отдела;
возможность и удобство оформления заявителем письменного запроса (заявления);
доступ к основным нормативным правовым актам, регламентирующим полномочия и сферу компетенции архивного отдела;
доступ к нормативным правовым актам, регулирующим предоставление муниципальной услуги;
наличие информационных стендов с образцами заполнения запросов (заявлений) и перечнем документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.
12.2.Вход и передвижение по помещению, в котором проводится личный прием, не должны создавать затруднений для лиц с ограниченными возможностями.
12.3.Информирование заявителей по предоставлению муниципальной услуги в части факта поступления запроса, его входящих регистрационных реквизитов, ответственного за его исполнение и т.п. осуществляет ведущий специалист архивного отдела.
13.Показатели доступности и качества муниципальной услуги
13.1.Заявитель на стадии рассмотрения его запроса (заявления) архивным отделом, МФЦ имеет право:
предоставлять дополнительные документы и материалы по рассматриваемому запросу (заявлению) либо обращаться с просьбой об их истребовании;
знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения запроса (заявления), если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну;
получать уведомление о переадресации запроса (заявления) в орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит разрешение поставленных в запросе (заявлении) вопросов;
обращаться с заявлением о прекращении рассмотрения запроса (заявления);
осуществлять иные действия, не противоречащие настоящему Регламенту и законодательству Российской Федерации.
13.2.Должностные лица архивного отдела обеспечивают:
объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение письменных запросов (заявлений) заявителей, в случае необходимости, с участием заявителей, направивших запрос (заявление);
получение необходимых для рассмотрения письменных запросов (заявлений) заявителей документов и материалов в других органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия.
13.3.Конфиденциальные сведения, ставшие известными должностным лицам архивного отдела при рассмотрении запросов (заявлений) получателей муниципальной услуги, не могут быть использованы во вред получателям муниципальной услуги.
13.4.Показателями качества предоставления муниципальной услуги являются: правомерность принимаемых решений в результате оказания муниципальной услуги, своевременность оказания муниципальной услуги, достоверность и полнота предоставляемых сведений по имеющимся в архивном отделе документам.
13.5.Показатели качества и доступности муниципальной услуги.
| Показатели качества и доступности | Целевое значение показателя в | Целевое значение показателя в последующие годы | ||
| 2013 г. | 2014 г. | |||
| 1. Своевременность | ||||
| 1.1. % (доля) случаев предоставления услуги в установленные сроки с момента поступления запроса | 95% | 96% | 97% | |
| 2. Качество | ||||
| 2.1. % (доля) заявителей, удовлетворенных качеством предоставленной услуги | 95% | 96% | 97% | |
| 3. Доступность | ||||
| 3.1. % (доля) заявителей, удовлетворенных полнотой и доступностью информации о порядке предоставления услуги | 95% | 97% | 98% | |
| 3.2. % (доля) заявителей, удовлетворенных организацией процедуры приема и оформления документов, необходимых для предоставления услуги | 95% | 97% | 98% | |
| 3.3. % (доля) заявителей, удовлетворенных вежливостью, компетентностью и организованностью должностных лиц | 95% | 97% | 98% | |
| 4. Процесс обжалования | ||||
| 4.1. % (доля) обоснованных жалоб заявителей к общему количеству заявителей, обратившихся с запросом о предоставлении услуги | 0,1% | 0% | 0% | |
| 4.2. % (доля) заявителей, удовлетворенных существующим порядком обжалования | 95% | 96% | 97% | |
| 4.3. % (доля) заявителей, удовлетворенных сроками обжалования | 95% | 96% | 97% | |
13.6.Методы проведения мониторинга качества и доступности муниципальной услуги:
опрос (в форме интервьюирования, анкетирования);
проведение "контрольных закупок услуг" - получение услуги экспертом в качестве обычного заявителя с целью фиксации и документирования фактов исполнения (нарушения) порядка ее предоставления.
13.7.Объектами мониторинга выступают:
качество услуги;
доступность услуги.
Проведение мониторинга должно осуществляться по мере необходимости, но не реже одного раза в полугодие.
Архивный отдел формирует информационно-аналитический отчет по следующим показателям:
| Отчетные показатели | Ед. измерения | Значение показателя за отчетный период | Причины невыполнения планового значения | |
| План | Факт | |||
| 1. Доля заявителей, удовлетворенных качеством предоставленных государственных (муниципальных) услуг, от общего числа опрошенных заявителей | % | |||
| 2. Среднее количество обращений граждан для получения одной государственной (муниципальной) услуги | ед. | |||
| 3. Среднее время ожидания в очереди при обращении граждан Российской Федерации в государственный (муниципальный) орган | мин. | |||
| 4. Доля государственных (муниципальных) услуг, предоставляемых в Алтайском крае, по которым регулярно проводится мониторинг их качества, от общего числа предоставляемых в Алтайском крае государственных и муниципальных услуг | % | |||
| 5. Доля муниципальных образований, в которых проводится мониторинг качества исполнения государственных функций, предоставления государственных услуг | % | |||
14.Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления муниципальной услуги в электронной форме
14.1.Архивный отдел обеспечивает возможность получения заявителями информации о предоставляемой муниципальной услуге на официальном Интернет-сайте города Барнаула - http://www.barnaul.org, на Интернет-сайте МФЦ, на Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций), на портале "Электронный Барнаул" в информационно-телекоммуникационной сети Интернет.
14.2.Архивный отдел обеспечивает возможность получения и копирования заявителями на официальном Интернет-сайте города Барнаула - http://www.barnaul.org и на Едином портале государственных и муниципальных услуг, на портале "Электронный Барнаул" форм запросов (заявлений) и иных документов, необходимых для получения муниципальной услуги в электронном виде.
14.3.Архивные справки, архивные выписки, архивные копии, предназначенные для отправки в иностранные государства, на которых требуется проставление апостиля, направляются в управление Алтайского края по культуре и архивному делу.
14.4.Не требуется проставление апостиля:
на архивных справках, архивных выписках, архивных копиях, предназначенных для направления в государства, заключившие с Российской Федерацией договоры (конвенции) о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства, являющиеся участниками СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве;
на ответах об отсутствии запрашиваемых сведений.
14.5.Архивные справки, архивные выписки, архивные копии, предназначенные для отправки в иностранные государства и не требующие проставления апостиля, а также ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, подготовленные по результатам рассмотрения запроса, полученного непосредственно от заявителя, подписываются заведующим архивным отделом и направляются в адреса заявителя.
III.Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме
1.Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур
Оказание муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры, представленные в виде блок-схемы в приложении 14 к Регламенту:
прием и регистрация запросов (заявлений);
рассмотрение запросов (заявлений) заведующим архивным отделом и передача их на исполнение;
анализ тематики запросов (заявлений);
подготовка, оформление и направление запросов (заявлений) по принадлежности в соответствующие органы, организации;
подготовка, оформление письменных уведомлений о результатах рассмотрения запросов (заявлений);
оформление запрашиваемых документов;
рассмотрение ответов на запросы (заявления) заведующим архивным отделом;
снятие запроса (заявления) с контроля;
направление (выдача) заявителям ответов.
2.Требования к порядку выполнения административных процедур, особенности выполнения административных процедур в электронной форме
2.1.Прием и регистрация запросов (заявлений).
2.1.1.Основанием для начала проведения административной процедуры является подача запроса (заявления). Запрос (заявление) юридического (физического) лица может быть предоставлен лично заведующему архивным отделом, главному, ведущему специалисту архивного отдела, ведущему прием, или направлен посредством почтовой, электронной связи или иным способом, позволяющим передачу данных в электронном виде, в том числе через Единый портал государственных и муниципальных услуг, портал "Электронный Барнаул", Краевое автономное учреждение "Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг Алтайского края", в архивный отдел.
При приеме физических (юридических) лиц главный специалист архивного отдела, осуществляющий прием, ведет регистрацию заявителей, проверяет:
документы, удостоверяющие личность;
документ о подтверждении права на получение сведений, содержащих государственную тайну или конфиденциальную информацию;
свидетельство о браке (в случае изменения фамилии заявителя) для получения информации:
о направлении в детские дома,
об изменении фамилии, имени, отчества,
о наследстве,
о купле-продаже имущества,
о дарении имущества,
о выделении и закреплении земельных участков под строительство (дома, гаражи, погреба),
о приватизации квартиры.
Главный специалист архивного отдела дает исчерпывающую консультацию о наличии интересующей информации в документах архивного отдела, сроках и условиях предоставления услуги, а также проверяет наличие в запросе (заявлении) сведений, дающих право на получение запрашиваемого документа.
Для начала действий по предоставлению муниципальной услуги главный специалист передает запросы (заявления) для регистрации ведущему специалисту, обеспечивающему прием и регистрацию почтовой корреспонденции в архивном отделе.
2.1.2.Регистрация включает в себя внесение сведений о запросе (заявлении) в электронную базу данных "Учет запросов учреждений и заявлений граждан по вопросам наведения справок социально-правового и тематического характера", простановку и заполнение регистрационного штампа.
2.1.3.Срок исполнения данной административной процедуры - 3 дня с момента поступления запроса (заявления) в архивный отдел.
2.1.4.Результатом административной процедуры является прием и регистрация запроса (заявления).
2.2.Рассмотрение запросов заведующим архивным отделом и передача их на исполнение.
2.2.1.Основанием для начала проведения административной процедуры является передача ведущим специалистом запросов (заявлений) после их регистрации на рассмотрение заведующим архивным отделом.
2.2.2.Заведующий архивным отделом при рассмотрении запроса (заявления) в соответствии с его тематикой определяет специалиста отдела, ответственного за исполнение запроса (заявления) (далее - ответственный исполнитель).
2.2.3.Срок исполнения данной административной процедуры - 1 день со дня регистрации запроса (заявления) в архивном отделе.
2.2.4.Рассмотренный запрос (заявление) с резолюцией заведующего архивным отделом передается через ведущего специалиста, обеспечивающего прием и регистрацию запросов (заявлений), непосредственно ответственному исполнителю.
2.3.Анализ тематики запросов.
2.3.1.Основанием для начала проведения административной процедуры является просмотр и анализирование ответственным исполнителем тематики запросов (заявлений).
Анализ тематики запросов (заявлений) включает в себя определение ответственным исполнителем:
правомочности получения заявителем запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление сведений, содержащих государственную тайну, и сведения конфиденциального характера. Указанная информация может быть предоставлена только при наличии у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную тайну или конфиденциальную информацию;
степени полноты сведений, содержащихся в запросе (заявлении) заявителя, необходимых для проведения поисковой работы: фамилия (при изменении фамилии - все фамилии, имевшие место в запрашиваемый период), название организации, название структурного подразделения, должность, запрашиваемый период работы, точные данные распорядительных документов;
местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса (заявления) заявителя, которое определяется в соответствии с топографическими указателями о расположении архивных документов в архивохранилищах;
адресов конкретных органов и организаций, куда по принадлежности следует направить на исполнение запрос (заявление) заявителя. Ответственным исполнителем уточняются сведения о наличии документов по базе данных "Архивный фонд Алтайского края" краевого государственного казенного учреждения "Государственный архив Алтайского края" (далее - КГКУ "ГААК"), муниципальных архивов Алтайского края, по телефону в архиве Главного управления образования и молодежной политики Алтайского края, ведется поиск действующих организаций и предприятий города по программе "ДубльГИС".
2.3.2.Срок исполнения данной административной процедуры - 3 дня со дня регистрации запроса (заявления) в архивном отделе.
2.3.3.Ответственным исполнителем принимается соответствующее решение о возможности исполнения запроса (заявления).
2.4.Подготовка, оформление и направление запросов (заявлений) по принадлежности в соответствующие органы, организации.
2.4.1.Основанием для начала проведения административной процедуры является подготовка по итогам анализа тематики запроса (заявления) письменного уведомления ответственным исполнителем (ведущим специалистом) архивного отдела автору запроса (заявления) о направлении соответствующего запроса (заявления) на исполнение по принадлежности в органы и организации для ответа в его адрес о результатах поиска запрашиваемой информации.
2.4.2.При необходимости ответственный исполнитель направляет запросы (заявления) на исполнение в соответствующие организации, КГКУ "ГААК", в архив Главного управления образования и молодежной политики Алтайского края, муниципальные архивы. В случае, если исполнение запроса (заявления) относится к компетенции нескольких организаций, ответственный исполнитель направляет в соответствующие организации для исполнения копии запроса (заявления), указывая в сопроводительном письме, что ответ необходимо направить в адрес заявителя. Одновременно с направлением запросов (заявлений) на исполнение в соответствующие организации, КГКУ "ГААК", муниципальные архивы ответственный исполнитель письменно уведомляет об этом заявителя.
2.4.3.Срок исполнения данной административной процедуры - 7 дней со дня регистрации запроса (заявления) в архивном отделе.
2.4.4.При отсутствии в архивном отделе документов, необходимых для исполнения запроса (заявления), сведений о месте нахождения документов на бланке архивного отдела составляется ответ с изложением факта и причин отсутствия документов, содержащих запрашиваемые сведения.
2.5.Подготовка, оформление письменных уведомлений о результатах рассмотрения запросов (заявлений).
2.5.1.Основанием для начала проведения административной процедуры является подготовка по итогам анализа тематики запроса (заявления) письменного уведомления ответственным исполнителем (ведущим специалистом) архивного отдела заявителю о результатах рассмотрения соответствующего запроса (заявления).
2.5.2.По итогам анализа запроса (заявления) ответственный исполнитель архивного отдела:
дает мотивированный отказ заявителю в получении запрашиваемых сведений при отсутствии у него права на их получение и разъясняет его дальнейшие действия, предусмотренные законодательством Российской Федерации;
запрашивает у заявителя сведения для уточнения и дополнения запроса (заявления) в случае отсутствия в запросе (заявлении) заявителя достаточных данных для организации выявления запрашиваемой информации в архивном отделе, нечетко, неправильно сформулированного запроса (заявления);
информирует заявителя о невозможности прочтения запроса (заявления), если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;
при отсутствии запрашиваемых сведений в архивном отделе информирует об этом заявителя и, при возможности, дает рекомендации по их дальнейшему поиску (указывает адреса соответствующих государственных и ведомственных архивов).
2.5.3.Срок исполнения данной административной процедуры - 7 дней со дня регистрации запроса (заявления) в архивном отделе.
2.5.4.При отсутствии в архивном отделе документов, необходимых для исполнения запроса (заявления), на бланке архивного отдела составляется ответ с изложением факта и причин отсутствия документов, содержащих запрашиваемые сведения.
2.6.Оформление запрашиваемого документа.
2.6.1.Основанием для начала проведения административной процедуры является подготовка соответствующего запрашиваемого вида документов.
2.6.2.Все запрашиваемые документы оформляются на государственном языке Российской Федерации.
Текст в архивной справке излагается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.
Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("так в тексте оригинала" или "так в документе").
В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("так в тексте оригинала", "в тексте неразборчиво").
В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка. Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются.
После текста архивной справки указываются архивные шифры (номера фондов, описей, дел, листов) используемых архивных документов.
Все листы архивной справки нумеруются, на втором и последующих листах справки в верхнем правом углу оформляется отметка: "продолжение архивной справки N ___".
В архивной выписке воспроизводятся полностью название архивного документа, из которого произведены выписки, его номер и дата. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу (заявлению). Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.
В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "так в тексте оригинала", "так в документе". После текста архивной выписки указываются архивные шифры (номера фондов, описей, дел, листов) используемых архивных документов.
Архивные справки, архивные выписки и машинописные (компьютерный вариант) копии составляются на бланке архивного отдела с обозначением названия документа "Архивная справка", "Архивная выписка" и "Архивная копия". При изготовлении ксерокопий архивных документов бланк не используется. Каждый лист справки, составленной на бланке архивного отдела, подписывается заведующим отдела и заверяется печатью архивного отдела.
Архивные копии документов оформляются только в отношении тех лиц, о которых запрашиваются сведения, при наличии в документах вместе с запрашиваемыми сведениями сведений о других лицах оформляются архивные выписки. На обороте каждого листа копии проставляются поисковые данные документа. Все листы копии документа с оборотной стороны должны быть заверены печатью архивного отдела и подписью заведующего.
Информационное письмо составляется на бланке архивного отдела, должно содержать информацию о хранящихся в отделе архивных документах по определенной проблеме, теме.
При подготовке тематического перечня архивных документов составляется систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков архивных документов по определенной теме с указанием их дат и архивных шифров.
При подготовке тематической подборки копий архивных документов формируется комплект копий архивных документов или их частей по определенной теме, оформляется титульный лист, тематический перечень архивных документов, историческая справка по теме.
Тематический обзор включает систематизированные сведения о составе и содержании архивных документов одного или группы архивных документов. В справочный аппарат обзора входят титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокращений, указатели. К тематическому обзору должны быть составлены список фондов, информация о которых содержится в обзоре, и библиография по теме обзора.
В архивной справке, архивной выписке, архивной копии, направляемых в иностранные государства, объем которых превышает один лист, листы прошиваются вместе ниткой любого цвета и нумеруются. Последний лист архивной справки, архивной выписки, архивной копии в месте, где она прошита, заклеивается плотной бумагой размером 4 x 4 см, на которой проставляется печать архивного отдела.
Ответы об отсутствии запрашиваемых сведений оформляются на бланке архивного отдела, должны содержать исчерпывающую информацию с изложением причин отсутствия документов, содержащих запрашиваемые сведения.
2.6.3.Срок исполнения данной административной процедуры - 23 дня со дня регистрации запроса (заявления) в архивном отделе.
2.6.4.По окончании административной процедуры составляется соответствующий документ.
2.7.Рассмотрение ответов на запросы (заявления) заведующим архивным отделом.
2.7.1.Основанием для начала проведения административной процедуры является предоставление заведующему архивным отделом соответствующих документов по исполнению запросов (заявлений).
2.7.2.Исполненные по запросам (заявлениям) заявителей информационные письма, архивные справки, архивные выписки, архивные копии, тематические перечни, тематические подборки копий архивных документов, тематические обзоры архивных документов, ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации, уведомления о направлении соответствующих запросов на исполнение по принадлежности в другие органы и организации, архивные справки, выписки, копии, направляемые в иностранные государства, для проставления апостиля рассматриваются заведующим архивным отделом в течение 1 дня после исполнения запроса (заявления) специалистами.
2.7.3.Итогом рассмотрения ответов на запросы (заявления) является (для архивных справок, архивных выписок, архивных копий) их подписание заведующим архивным отделом и заверение печатью архивного отдела либо их подписание.
2.8.Снятие запроса (заявления) с контроля.
2.8.1.Основанием для начала проведения административной процедуры является передача заведующим архивным отделом ведущему специалисту, обеспечивающему прием и регистрацию почтовой корреспонденции, рассмотренных, подписанных документов.
2.8.2.Исполненные запросы (заявления) регистрируются ведущим специалистом, обеспечивающим прием и регистрацию почтовой корреспонденции.
Регистрация включает в себя внесение в электронную базу данных "Учет запросов учреждений и заявлений граждан по вопросам наведения справок социально-правового и тематического характера" сведений об ответе на запрос (заявление), направлении его на исполнение по принадлежности в соответствующий орган или организацию, снятие запроса (заявления) с контроля и оформление реквизитов на ответе.
2.8.3.Срок исполнения данной административной процедуры - 2 дня с момента подписания ответа заведующим архивным отделом.
2.9.Направление (выдача) заявителям ответов.
2.9.1.Основанием для начала проведения административной процедуры является снятие запроса (заявления) с контроля.
2.9.2.Ответы на запросы (заявления) высылаются в адрес заявителей почтой или в форме электронного документа или по просьбе заявителя выдаются лично в руки (при условии предъявления документа, удостоверяющего личность). При отправке ответа заявителю высылается первый экземпляр информационного письма, архивной справки, архивной выписки, архивной копии, тематического перечня, тематической подборки копий архивных документов, тематического обзора архивных документов, ответов об отсутствии запрашиваемых сведений, рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации, уведомления о направлении соответствующих запросов на исполнение по принадлежности в другие органы и организации, архивные справки, выписки, копии, направляемые в иностранные государства, для проставления апостиля и первый экземпляр сопроводительного письма.
2.9.3.Для проставления апостиля на архивных справках, архивных выписках, архивных копиях, подготовленных архивным отделом, документы направляются в управление Алтайского края по культуре и архивному делу.
2.9.4.После регистрации сопроводительные письма вместе с копиями запросов (заявлений) направляются на исполнение по принадлежности в органы и организации, копии сопроводительных писем в качестве письменного уведомления о направлении запроса (заявления) на исполнение в соответствующий орган, организацию направляются в адрес заявителя. Отправка писем осуществляется ведущим специалистом архивного отдела, обеспечивающим прием и регистрацию почтовой корреспонденции.
2.9.5.Срок исполнения данной административной процедуры - 2 дня с момента оформления сопроводительного письма.
2.9.6.Рассмотрение запроса (заявления) считается законченным, если дан ответ по существу запроса (заявления), по нему приняты необходимые меры и автор запроса (заявления) проинформирован о результатах рассмотрения.
2.10.В случае выявления в результате предоставления муниципальной услуги в выданных документах опечаток и ошибок должностное лицо (главный, ведущий специалист, специалист 1 категории) в течение 5 дней с момента обращения заявителя устраняет допущенные опечатки и ошибки, в течение 1 дня с момента внесения исправлений направляет либо вручает заявителю исправленные документы.
IV.Формы контроля за исполнением регламента
1.Формы контроля за исполнением муниципальными служащими положений Регламента
1.1.Текущий контроль за выполнением Регламента осуществляется должностными лицами архивного отдела, ответственными за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги.
1.2.Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги, проверок соблюдения и исполнения специалистами положений Регламента, иных нормативных правовых актов Российской Федерации.
1.3.Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании ежегодных планов работы архивного отдела) и внеплановыми. Проверка также может проводиться по конкретному обращению заявителя.
2.Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок при осуществлении контроля за исполнением муниципальными служащими положений Регламента
2.1.Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на запросы (заявления) заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц архивного отдела.
2.2.Для проведения проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги заведующим архивным отделом формируется комиссия. Полномочия и состав комиссии утверждаются заведующим архивным отделом.
2.3.Результаты деятельности комиссии оформляются протоколом, в котором отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.
2.4.Периодичность осуществления контроля устанавливается заведующим архивным отделом.
3.Ответственность муниципальных служащих за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления муниципальной услуги
3.1.По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав заявителей осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
3.2.Персональная ответственность специалистов архивного отдела закрепляется в их должностных инструкциях в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.