Приложение к Приказу от 06.06.2012 г № 268 Административный регламент
Административный регламент управления Алтайского края по культуре и архивному делу по предоставлению государственной услуги «Выдача архивных справок или копий архивных документов социально-правового характера гражданам и организациям» I. общие положения
1.Административный регламент управления Алтайского края по культуре и архивному делу по предоставлению государственной услуги "Выдача архивных справок или копий архивных документов социально-правового характера гражданам и организациям" (далее - Регламент) разработан в целях повышения доступности и качества предоставления государственной услуги и определяет порядок, сроки и последовательность действий (административных процедур) управления Алтайского края по культуре и архивному делу (далее - Управление) в сфере использования архивных документов.
2.Заявителем является физическое или юридическое лицо (за исключением государственных органов и их территориальных органов, органов государственных внебюджетных фондов и их территориальных органов, органов местного самоуправления) либо их уполномоченные представители.
II.Стандарт предоставления государственной услуги
Наименование государственной услуги
2.1.Выдача архивных справок или копий архивных документов социально-правового характера гражданам и организациям.
Наименование органа, предоставляющего
государственную услугу
2.2.Данную государственную услугу предоставляет Управление в лице государственных гражданских служащих отдела образования и кадровой политики, централизованной бухгалтерии в соответствии с установленным распределением должностных обязанностей.
2.3.Место нахождения Управления и его почтовый адрес: 656049, г. Барнаул, просп. Ленина, 41. Электронный адрес Управления: komcul@itt.ru. График работы Управления: понедельник - четверг с 09.00 до 18.00, пятница с 09.00 до 17.00, перерыв на обед с 13.00 - 13.48. Суббота, воскресенье - выходные дни. Тел.: (3852) 248-943 (факс), (3852) 248-989.
2.4.В своей деятельности Управление взаимодействует с уполномоченной организацией Алтайского края, осуществляющей функции по организации деятельности по выпуску, выдаче и обслуживанию универсальных электронных карт в части ведения регистра универсальных электронных карт (далее - УЭК), содержащего сведения о выданных на территории Алтайского края УЭК, эксплуатации программно-технического комплекса по работе с УЭК, обеспечения информационно-технологического взаимодействия государственных информационных систем при предоставлении гражданам Алтайского края государственных услуг с использованием УЭК.
2.5.При предоставлении государственной услуги в соответствии с пунктом 3 части 1 статьи 7 Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (далее - "Федеральный закон от 27.07.2010 N 210-ФЗ") запрещается требовать от Заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения Государственной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы, организации, за исключением получения услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми для предоставления государственных услуг, утвержденный нормативным правовым актом Алтайского края.
Результат предоставления государственной услуги
2.6.Результатом предоставления государственной услуги является получение Заявителем архивных справок или копий архивных документов социально-правового характера.
Сроки предоставления государственной услуги
2.7.Запросы Заявителей, поступившие в Управление, рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации. В исключительных случаях начальник Управления либо уполномоченное на это лицо вправе продлить срок рассмотрения запроса на 30 дней, уведомив об этом Заявителя.
Правовые основания предоставления государственной услуги
2.8.Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии с:
Конституцией Российской Федерации;
Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";
Федеральным законом Российской Федерации от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";
законом Алтайского края от 28.12.1994 N 168 "Об Архивном фонде Алтайского края и архивах";
постановлением Администрации Алтайского края от 24.12.2009 N 537 "Об утверждении положения об управлении Алтайского края по культуре и архивному делу";
иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Алтайского края, а также настоящим Регламентом.
Перечень документов, предоставляемых Заявителем
2.9.При приеме Заявителей лицо, осуществляющее прием, ведет регистрацию приема, дает исчерпывающую консультацию о наличии запрашиваемой информации, сроках и условиях предоставления услуги, а также проверяет наличие необходимых сведений в заявлении и документов, дающих право на получение услуги. Для предоставления услуги необходимо наличие следующих документов:
паспорт заявителя;
свидетельство о браке (в случае изменения фамилии Заявителя);
трудовая книжка Заявителя (либо лица, о котором запрашиваются сведения);
документ, подтверждающий родство Заявителя, запрашивающего сведения о другом лице (свидетельство о рождении, браке);
доверенность (при запросе сведений на других лиц, при запросе представителя организации).
2.10.Для приема запросов граждан и организаций (их представителей) предусмотрены для заполнения следующие формы запросов:
форма запроса о подтверждении стажа работы (льготного стажа) (приложение 1);
форма запроса о подтверждении размеров заработной платы (приложение 2);
форма запроса о подтверждении награждения (приложение 3);
форма запроса о переименовании (приложение 4).
2.11.При предоставлении Государственной услуги в соответствии с пунктами 1 и 2 части 1 статьи 7 Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ запрещается требовать от Заявителя:
представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением Государственной услуги;
представления документов и информации, которые находятся в распоряжении Управления, иных государственных органов, органов местного самоуправления либо подведомственных государственным органам или органам местного самоуправления организаций, участвующих в предоставлении государственных и муниципальных услуг, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Алтайского края, муниципальными правовыми актами, за исключением документов, включенных в перечень, определенный частью 6 статьи 7 Федерального закона (вступает в силу с 1 июля 2012 года).
Заявитель вправе представить указанные документы и информацию в орган, предоставляющий государственную услугу, по собственной инициативе.
2.12.При обращении для предоставления государственной услуги с использованием УЭК заявителю необходимо представить УЭК.
Перечень оснований для отказа в приеме документов,
необходимых для предоставления государственной услуги
2.13.Основания для отказа в приеме документов:
непредставление одного или нескольких документов, указанных в пункте 2.9 Регламента;
несоответствие документов требованиям к оформлению: текст не поддается прочтению, о чем сообщается заявителю, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
2.14.Уведомление об отказе в приеме документов с разъяснением причин отказа и указанием мер по представлению документов в соответствии с пунктом 2.9 Регламента направляется сотрудником, ответственным за прием документов, Заявителю в течение 7 дней со дня регистрации комплекта документов.
Перечень оснований для приостановления и (или) отказа в
предоставлении государственной услуги
2.15.Основания для отказа в предоставлении государственной услуги:
ответ на запрос не дается, если в нем не указаны фамилия и обратный почтовый адрес Заявителя;
не рассматривается запрос, содержащий нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, автору сообщается о недопустимости злоупотребления правом;
по запросам, поступившим в Управление, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, гражданам и организациям направляется ответ о необходимости предоставления дополнительных сведений;
в случае, если ответ по существу поставленного в запросе вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую Федеральным законом тайну;
отсутствие запрашиваемых сведений;
запрашиваемые сведения не относятся к составу хранящихся в архивных подразделениях архивных документов (непрофильные).
2.16.Оснований для приостановления государственной услуги нет.
Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении
государственной услуги
2.17.Государственная услуга предоставляется бесплатно.
Максимальный срок ожидания в очереди при подаче
документов на предоставление государственной услуги и при
получении результата предоставления государственной услуги
2.18.При нахождении Заявителя в Управлении максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления государственной услуги лично не должен превышать 15 минут.
Срок регистрации документов, необходимых для
предоставления государственной услуги
2.19.Запросы Заявителей, поступившие по почте (в том числе электронной), регистрируются в течение 3-х дней с момента поступления в Управление в установленном порядке, при личном обращении - в день подачи. По желанию Заявителя ему выдается копия запроса с отметкой ответственного сотрудника Управления о получении документов.
Требования к помещениям, залу ожидания, местам для
заполнения запросов и информационным стендам по
предоставлению государственной услуги
2.20.Государственная услуга предоставляется в здании, в котором находится Управление. Вход в здание располагается со стороны проспекта Ленина и оборудован соответствующей вывеской.
Место нахождения и телефон структурного подразделения Управления, предоставляющего государственную услугу:
отдел образования и кадровой политики - 656049, г. Барнаул, просп. Ленина, 41, каб. 409, тел. 8 (3852) 24-89-85;
бухгалтерия - 656049, г. Барнаул, просп. Ленина, 41, каб. 405, тел. 8(3852) 24-37-16.
Кабинет, в котором осуществляется прием запросов и выдача документов, оборудован рабочими местами для сотрудников, местами для ожидания и приема заявителей, местами для заполнения требуемых документов. В кабинете в достаточном количестве имеются бланки запросов.
Рабочее место специалиста, осуществляющего прием документов от Заявителей, оборудуется персональным компьютером.
Информация о правилах исполнения государственной услуги предоставляется (размещается):
по письменным запросам;
по телефону;
по электронной почте;
при личном обращении граждан;
на официальном сайте;
на стенде в уголке для посетителей.
При информировании по письменным запросам ответ направляется почтой в адрес Заявителя в срок, не превышающий тридцати дней с момента регистрации письменного запроса. Ответ на письменный запрос направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.
При информировании по электронной почте ответ на обращение направляется по электронной почте на электронный адрес Заявителя либо по почтовому адресу, указанному в обращении в срок, не превышающий тридцати дней с момента регистрации запроса.
В исключительных случаях, начальник Управления вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на тридцать дней, уведомив о продлении срока рассмотрения гражданина, направившего обращение.
Прием граждан при личном обращении осуществляется:
в рабочие дни с 9-00 до 13-00 и с 14-00 до 17-30 в кабинетах N 405, 409 по просп. Ленина, 41, 4 этаж.
В случае изменения режима работы Управления приказом Управления может быть установлен иной режим приема граждан.
При приеме граждан лицо, осуществляющее прием, ведет регистрацию приема, дает исчерпывающую консультацию о сроках и условиях предоставления государственной услуги.
Формы запросов можно получить у специалиста отдела образования и кадровой политики Управления. Формы запросов размещаются также на официальном сайте Управления.
На стендах, а также в сети Интернет размещается следующая информация:
график приема граждан;
полный перечень документов (государственных услуг), которые предоставляются Управлением;
наиболее часто задаваемые вопросы и ответы на них (с обновлением не реже одного раза в месяц);
фамилии, имена, отчества должностных лиц Управления, ответственных за предоставление государственной услуги;
фамилии, имена, отчества и должности сотрудников, осуществляющих прием и информирование граждан;
номера кабинетов, где осуществляется прием и информирование граждан;
номера телефонов, адрес электронной почты Управления, перечень документов и образцы документов, необходимых для предоставления государственной услуги.
Тексты информационных материалов на стендах печатаются удобным для чтения шрифтом, наиболее важные места выделяются полужирным шрифтом.
Другая информация, необходимая должностным лицам и Заявителям.
Полный текст Регламента размещается на официальном сайте и информационном стенде Управления, в удобном для посетителей месте.
Показатели доступности и качества предоставления
государственной услуги
2.21.Показателями доступности и качества государственной услуги являются:
| Показатели доступности и качества государственной услуги | Целевое значение показателя в | Целевое значение показателя в последующие годы | |
| 2010 г. | 2011 г. | ||
| 1. Своевременность | |||
| 1.1. % (доля) случаев оказания услуги в установленный срок с момента сдачи документа | 45 - 65% | 65 - 80% | 80 - 95% |
| 2. Качество | |||
| 2.1. % (доля) заявителей, удовлетворенных качеством процесса оказания услуги | 40 - 50% | 50 - 70% | 70 - 90% |
| 3. Доступность | |||
| 3.1. % (доля) случаев правильно заполненных заявителем документов и сданных с первого раза | 50 - 60% | 60 - 70% | 70 - 80% |
| 4. Процесс обжалования | |||
| 4.1. % (доля) обоснованных жалоб, рассмотренных и удовлетворенных в установленный срок | 50 - 65% | 65 - 75% | 75 - 85% |
| 4.2. % (доля) заявителей, удовлетворенных сроками обжалования | 60 - 70% | 70 - 80% | 80 - 95% |
| 5. Вежливость | |||
| 5.1. % (доля) заявителей, удовлетворенных вежливостью должностных лиц | 60 - 70% | 70 - 80% | 80 - 90% |
III.Состав, последовательность выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения процедур в электронной форме
3.1.Последовательность действий предоставления государственной услуги отражена в схеме, приведенной в приложении 5 к Регламенту.
3.2.Ответственными за предоставление государственной услуги являются заместитель начальника Управления, начальник отдела образования и кадровой политики и главный бухгалтер (далее - "начальники отделов"), осуществляющие организацию работы по предоставлению государственной услуги.
3.3.Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры: прием и регистрация запросов; анализ тематики поступивших запросов; направление запросов на исполнение; подготовка, оформление и направление ответов Заявителям.
3.4.Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги.
3.5.После регистрации запросы передаются на рассмотрение начальникам отделов Управления.
3.6.Рассмотренные запросы с резолюцией поступают непосредственно исполнителям.
3.7.Запросы, поступившие на имя начальника Управления, рассматриваются им непосредственно, после чего с его резолюцией направляются начальникам отделов Управления.
3.8.При поступлении Запроса от Заявителя посредством электронной почты или сети "Интернет" с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса ему немедленно направляется уведомление о приеме запроса к рассмотрению. Запрос распечатывается, и в дальнейшем работа с ним ведется в общем порядке.
3.9.Начальники отделов Управления и лица, их замещающие, осуществляют анализ тематики поступивших запросов, с учетом необходимых профессиональных навыков и информационного материала. При этом определяется:
степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;
местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;
возможность исполнения запроса.
3.10.По итогам анализа тематики поступивших запросов они распределяются между исполнителями.
3.11.В случае, если запрос не может быть исполнен, Заявителю направляется письмо с объяснением этих причин: отсутствие запрашиваемых сведений, необходимость предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса и т.д. При этом Заявителю могут быть даны рекомендации о возможных местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса.
При отсутствии в Управлении документов, необходимых для исполнения запроса, составляется ответ с изложением факта и причин отсутствия документов, содержащих запрашиваемые сведения.
Отрицательные ответы, архивные справки, выписки высылаются в адрес Заявителей почтой. При отправке ответа Заявителю высылается первый экземпляр архивной справки, выписки и первый экземпляр сопроводительного письма.
3.12.Рассмотрение запроса гражданина (организации) считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.
IV.Формы контроля за исполнением Административного регламента
Порядок осуществления текущего контроля
4.1.Контроль соблюдения и исполнения специалистами Управления положений настоящего Регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования по предоставлению Государственной услуги, а также за принятием специалистами решений осуществляется начальником Управления, заместителем начальника Управления, ответственным за организацию работы по предоставлению Государственной услуги.
Перечень должностных лиц, осуществляющих контроль, и периодичность осуществления контроля устанавливается приказами начальника Управления.
Порядок и периодичность осуществления
плановых и внеплановых проверок
4.2.Контроль соблюдения и исполнения специалистами Управления положений настоящего Регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению Государственной услуги, осуществляется в форме проверок.
Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы) и внеплановыми.
Ответственность государственных гражданских служащих
4.3.За систематическое или грубое нарушение положений Регламента и иных нормативных правовых актов в сфере рассмотрения обращений граждан государственные служащие могут привлекаться к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
V.Досудебное (внесудебное) обжалование заявителем решений и действий (бездействия) управления, а также должностных лиц, государственных служащих
5.1.Заявители имеют право на досудебное (внесудебное) обжалование решений и действий (бездействия) Управления, должностных лиц Управления либо государственных служащих при предоставлении ими государственной услуги.
5.2.Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:
1) нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги;
2) нарушение срока предоставления государственной услуги;
3) требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации и Алтайского края для предоставления государственной услуги;
4) отказ заявителю в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации и Алтайского края для предоставления государственной услуги;
5) отказ в предоставлении государственной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Алтайского края;
6) затребование с заявителя при предоставлении государственной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации и Алтайского края;
7) отказ Управления, должностного лица Управления, ответственного за предоставление государственной услуги, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.
5.3.Жалоба подается заявителем в письменной форме на бумажном носителе либо в электронной форме в Управление. Жалоба на действия (бездействие) или решения, принятые в ходе предоставления государственной услуги начальником Управления, направляется в Администрацию Алтайского края.
5.4.Жалоба может быть направлена по почте, с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", официального сайта Управления, единого портала государственных и муниципальных услуг либо портала государственных и муниципальных услуг Алтайского края, а также может быть принята при личном приеме заявителя.
5.5 Прием жалоб в письменной форме осуществляется Управлением, в месте предоставления государственной услуги (в месте, где заявитель подавал запрос на получение государственной услуги, нарушение порядка которой обжалуется, либо в месте, где заявителем получен результат указанной государственной услуги).
Время приема жалоб должно совпадать со временем предоставления государственной услуги.
5.6.В случае подачи жалобы при личном приеме заявитель представляет документ, удостоверяющий его личность в соответствии с законодательством Российской Федерации.
5.7.В случае, если жалоба подается через представителя заявителя, также представляется документ, подтверждающий полномочия на осуществление действий от имени заявителя. В качестве документа, подтверждающего полномочия на осуществление действий от имени заявителя, может быть представлена оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность.
5.8.При подаче жалобы в электронном виде документ, указанный в пункте 5.7 настоящего Административного регламента, может быть представлен в форме электронного документа, подписанного электронной подписью, вид которой предусмотрен законодательством Российской Федерации, при этом документ, удостоверяющий личность заявителя, не требуется.
5.9.Заявитель в своей жалобе в обязательном порядке указывает:
1) наименование Управления, должностного лица Управления либо государственного служащего, ответственного за предоставление государственной услуги, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;
2) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;
3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) Управления, должностного лица Управления либо государственного служащего, ответственного за предоставление государственной услуги;
4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) Управления, должностного лица органа исполнительной власти либо государственного служащего, ответственного за предоставление государственной услуги. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.
5.10.Управление обеспечивает:
а) оснащение мест приема жалоб;
б) информирование заявителей о порядке обжалования решений и действий (бездействия) Управления, их должностных лиц либо государственных служащих посредством размещения информации на стендах в Управлении, на официальном сайте органа исполнительной власти, на портале государственных и муниципальных услуг Алтайского края, на едином портале государственных и муниципальных услуг;
в) консультирование заявителей о порядке обжалования решений и действий (бездействия) органов, предоставляющих государственную услугу, их должностных лиц либо государственных служащих, в том числе по телефону, электронной почте, при личном приеме.
5.11.Жалоба, поступившая в Управление, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа Управления, должностного лица Управления, ответственного за предоставление государственной услуги, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок, или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.
5.12.По результатам рассмотрения жалобы Управление принимает одно из следующих решений:
1) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных Управлением опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Алтайского края, а также в иных формах;
2) отказывает в удовлетворении жалобы.
5.13.Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в пункте 5.12 настоящего Административного регламента, заявителю в письменной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.
5.14.Ответ по результатам рассмотрения жалобы подписывается уполномоченным на рассмотрение жалобы должностным лицом Управления.
5.15.По желанию заявителя ответ по результатам рассмотрения жалобы может быть представлен в форме электронного документа, подписанного электронной подписью Управления и (или) уполномоченного на рассмотрение жалобы должностного лица Управления, вид которой установлен законодательством Российской Федерации.
5.18.При удовлетворении жалобы Управление принимает исчерпывающие меры по устранению выявленных нарушений, в том числе по выдаче заявителю результата государственной услуги, не позднее 5 рабочих дней со дня принятия решения, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.
5.19.В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления, должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.