Приложение к Приказу от 14.04.2009 г № 41 Административный регламент
Административный регламент по исполнению управлением архивного дела Алтайского края государственной функции «Согласование примерных номенклатур дел, примерных инструкций по делопроизводству, перечня документов, подлежащих передаче на постоянное хранение, и перечня документов с указанием сроков их хранения»
I.Общие положения
Наименование государственной функции
1.Административный регламент "Согласование примерных номенклатур дел, примерных инструкций по делопроизводству, перечнем документов, подлежащих передаче на постоянное хранение, и перечнем документов с указанием сроков их хранения" (далее - "государственная функция") определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) управления архивного дела Алтайского края (далее - "Управление") по работе с документами, представляемыми на рассмотрение экспертно-проверочно-методической комиссии Управления (далее - "ЭПМК") органами государственной власти, государственными учреждениями и организациями (далее - "органы и организации").
Нормативное правовое регулирование исполнения
государственной функции
2.Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии с:
Конституцией Российской Федерации ("Российская газета", 25.12.1993, N 237);
Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169);
законом Алтайского края от 28 декабря 1994 г. "Об Архивном фонде Алтайского края и архивах" (в редакции от 8 октября 2001 г. N 65-ЗС и от 12 октября 2005 г. N 66-ЗС);
приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059);
приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 23 октября 2007 г. N 1294 "Об утверждении Административного регламента исполнения Федеральным архивным агентством государственной услуги по согласованию Перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти и подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, а также примерных номенклатур дел" (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 04.02.2008, регистрационный N 11087);
Основными правилами работы ведомственных архивов (одобрены коллегией Главархива СССР 28 августа 1985 г., приказ Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. N 263);
Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.);
Методическими рекомендациями по разработке примерных номенклатур дел (утверждены Руководителем Росархива 5 августа 2005 г.);
Положением об управлении архивного дела Алтайского края, утвержденным постановлением Администрации Алтайского края от 10 февраля 2005 г. N 57 "Об утверждении Положения об управлении архивного дела Алтайского края" (с изменениями от 10 октября 2005 г., 18 декабря 2006 г., 3 апреля 2007 г.);
Положением об экспертно-проверочно-методической комиссии управления архивного дела Алтайского края, утвержденным приказом управления архивного дела Алтайского края от 10 января 2008 г. N 1;
Регламентом работы управления архивного дела Алтайского края, утвержденным приказом управления архивного дела Алтайского края от 15 августа 2008 г. N 92 (далее - "Регламент работы Управления").
Органы и организации, участвующие
в исполнении государственной функции
3.Исполнение государственной функции осуществляется структурными подразделениями Управления во взаимодействии с органами и организациями - источниками комплектования центра хранения Архивного фонда Алтайского края Управления и муниципальных архивов края путем подготовки вопроса о согласовании примерной номенклатуры дел, примерной инструкции по делопроизводству, перечня документов, подлежащих передаче на постоянное хранение, и перечня документов с указанием сроков их хранения (далее - "Перечни") на рассмотрение ЭПМК.
4.Исполнение государственной функции путем подготовки вопроса о согласовании примерной номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству, Перечня на рассмотрение ЭПМК осуществляют уполномоченные лица отдела ведомственных архивов и формирования Архивного фонда Алтайского края (далее - "ОВАФ") и отдела муниципальных архивов (далее - "ОМА") Управления.
ЭПМК принимает решение о согласовании примерных номенклатур дел, примерных инструкций по делопроизводству, Перечней в соответствии с ее компетенцией, определенной соответствующим Положением.
Основание для исполнения государственной функции
5.Для исполнения государственной функции органы и организации представляют в Управление с сопроводительным письмом, подписанным руководителем органа, организации или его заместителем, следующие документы:
проект примерной номенклатуры дел, примерной инструкции по делопроизводству, Перечня;
указания по применению примерной номенклатуры дел, Перечня (при необходимости);
индивидуальные номенклатуры дел, индивидуальные инструкции по делопроизводству, перечни документов, образующихся в деятельности органа, организации и подведомственных ему организаций;
выписку из протокола заседания Центральной экспертной комиссии (далее - "ЦЭК") органа, организации по этому вопросу (решение ЦЭК).
Требования к порядку исполнения
государственной функции
6.Конечным результатом исполнения государственной функции является решение ЭПМК о согласовании примерной номенклатуры дел, примерной инструкции по делопроизводству, Перечня. Решение оформляется протокольно.
7.На представленном документе проставляется штамп о его согласовании ЭПМК. Выписка из протокола заседания ЭПМК направляется заинтересованным органам и организациям.
8.Исполнение государственной функции осуществляется в течение 3 месяцев со дня поступления документов в Управление.
Основание для отказа в исполнении
государственной функции
9.Непредставление всех необходимых документов, перечисленных в пункте 5 настоящего Административного регламента, является основанием для отказа в исполнении государственной функции.
Перечень оснований для возврата документов на
доработку при исполнении государственной функции
10.Основанием для возврата на доработку примерной номенклатуры дел, примерной инструкции по делопроизводству, Перечня является оформление их с нарушениями требований:
Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169);
Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (ч. I), ст. 305);
ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденного постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст (по заключению Минюста России данный документ в государственной регистрации не нуждается - письмо Минюста России от 04.04.2003 N 07/3276-ЮД);
Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. N 536 и зарегистрированной в Минюсте России 27.01.2006, регистрационный N 7418 (Российская газета, 07.02.2006, N 24);
Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Руководителем Росархива 6 октября 2000 г.) (с изменениями от 27 октября 2003 г.);
отраслевых перечней документов с указанием сроков хранения;
Основных правил работы ведомственных архивов (одобрены коллегией Главархива СССР 28 августа 1985 г., приказ Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. N 263);
Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.);
Методических рекомендаций по разработке примерных номенклатур дел (утверждены Руководителем Росархива 5 августа 2005 г.).
Изменения и дополнения данного перечня иными нормативными правовыми актами, нормативно-методическими документами оформляются приказом Управления о внесении изменений и (или) дополнений в настоящий Административный регламент.
Порядок информирования об исполнении
государственной функции
11.Место нахождения Управления и его почтовый адрес: ул. Анатолия, 72, г. Барнаул, 656049.
Электронный адрес Управления: archiv@ab.ru.
Место нахождения и телефон структурного подразделения Управления, обеспечивающего исполнение государственной функции:
ОВАФ - ул. Анатолия, д. 72, г. Барнаул, 656049, (385-2) 63-36-22;
ОМА - ул. Анатолия, д. 72, г. Барнаул, 656049, (385-2) 63-73-86;
официальный сайт Управления "Архивная служба Алтайского края": http://www.archiv.ab.ru.
12.График работы Управления:
понедельник - четверг с 9-00 до 13-00 и с 13-48 до 18-00,
пятница с 9-00 до 13-00 и с 13-48 до 17-00,
суббота и воскресенье - выходные дни.
13.Информация об исполняемой Управлением государственной функции предоставляется непосредственно в помещении Управления, а также по телефону, электронной почте, посредством ее размещения на сайте "Архивная служба Алтайского края".
14.Информирование органов и организаций по процедуре исполнения государственной функции производится:
- по телефону;
- по письменным обращениям;
- по электронной почте;
- посредством личного обращения в Управление.
15.При ответах на телефонные звонки сотрудник Управления подробно со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты информирует орган, организацию по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок.
16.В случае, если для подготовки ответа требуется продолжительное время, сотрудник, осуществляющий устное информирование, может предложить представителю органа, организации обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для представителя время для устного информирования (с учетом графика работы Управления).
17.При информировании посредством личного обращения сотрудник Управления обязан принять представителя органа, организации в заранее согласованное время в соответствии с графиком работы Управления.
18.При информировании по письменным обращениям ответ в простой, четкой и понятной форме с указанием должности, фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления на адрес органа, организации.
19.Информация по запросу, направленная через официальный сайт, размещается на сайте "Архивная служба Алтайского края" в разделе "вопросы - ответы".
20.При информировании в форме ответов по электронной почте ответ на обращение направляется по электронной почте на электронный адрес органа, организации.
21.Информирование по письменному обращению осуществляется в срок, не превышающий 15 рабочих дней с момента его регистрации.
Требования к удобству и комфорту места приема
представителей органов и организаций
22.Организация приема по информированию о выполнении государственной функции осуществляется сотрудниками Управления на рабочих местах в соответствии с графиком работы (пункт 12 настоящего Административного регламента).
23.В день назначенной встречи по прибытии представителя органа, организации в здание Управления сотрудник обязан его лично встретить и проводить к своему рабочему месту.
II.Административные процедуры
Описание последовательности действий
при исполнении государственной функции
24.Организация исполнения государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:
- прием и регистрацию документов, поступивших от органа, организации, и передачу их на исполнение;
- подготовку рассмотрения примерной номенклатуры дел, примерной инструкции по делопроизводству, Перечня на заседании ЭПМК;
- согласование примерной номенклатуры дел, примерной инструкции по делопроизводству, Перечня.
25.Порядок исполнения Управлением государственной функции осуществляется в соответствии с блок-схемой (прилагается).
Прием и регистрация документов, поступивших от
органа, организации, и передача их на исполнение
26.Прием и регистрацию документов, поступивших от органа, организации, осуществляет сотрудник Управления, обеспечивающий прием и регистрацию почтовой корреспонденции, в течение 3 рабочих дней.
27.Зарегистрированный документ направляется на рассмотрение председателю ЭПМК, который в течение 2 рабочих дней определяет сотрудника ОВАФ, ОМА, ответственного за подготовку рассмотрения примерной номенклатуры дел, примерной инструкции по делопроизводству, Перечня на заседании ЭПМК, и через секретаря ЭПМК передает материалы ответственному исполнителю (далее - "эксперт") для составления заключения. Эксперт ЭПМК определяется в соответствии с приказом Управления о распределении обязанностей.
Подготовка примерной номенклатуры дел, примерной
инструкции по делопроизводству, Перечня к согласованию
28.Эксперт готовит заключение на представленные документы. Срок подготовки заключения определяется председателем ЭПМК, но не может превышать 1,5 месяца.
29.В ходе подготовки заключения эксперт проверяет комплектность и правильность оформления документов, поступивших на рассмотрение ЭПМК, проводит изучение состава документов, образующихся в деятельности, порядка ведения делопроизводства непосредственно в органе, организации.
31.Документы возвращаются экспертом ЭПМК на доработку при выявлении их:
некомплектности и (или) несоответствий требованиям документов, указанных в пункте 10 настоящего Административного регламента;
несоответствий составу документов, образующихся в деятельности, и порядку ведения делопроизводства непосредственно в органе, организации.
Документы возвращаются на доработку вместе с заключением и сопроводительным письмом, подготовленными экспертом ЭПМК.
32.Рекомендованную к согласованию примерную номенклатуру дел, примерную инструкцию по делопроизводству, Перечень вместе с заключением эксперт ЭПМК передает секретарю ЭПМК для включения в повестку дня очередного заседания ЭПМК не позднее чем за 3 недели до проведения заседания.
Согласование примерной номенклатуры дел,
примерной инструкции по делопроизводству, Перечня
33.Решение о согласовании примерной номенклатуры дел, примерной инструкции по делопроизводству, Перечня принимается на заседании ЭПМК. Штамп ЭПМК о согласовании, проставляемый на документе, подписывается председателем ЭПМК. Выписка из протокола заседания ЭПМК оформляется после утверждения протокола начальником Управления, подписывается председателем и секретарем ЭПМК и заверяется печатью "Для решений комиссий".
34.Согласованные председателем ЭПМК примерная номенклатура дел, примерная инструкция по делопроизводству, Перечень вместе с выпиской из протокола заседания ЭПМК и сопроводительным письмом, составленным экспертом ЭПМК, направляются в адрес органа, организации, их представившей.
35.При необходимости эксперт ЭПМК совместно с представителями органа, организации готовит проект совместного письма, содержащего дату введения в действие примерной номенклатуры дел, примерной инструкции по делопроизводству, Перечня и рекомендации по внедрению. Срок подготовки проекта письма устанавливается на заседании ЭПМК, но не может превышать 10 рабочих дней.
36.Регистрацию отправляемых документов в адрес органа, организации и их отправку осуществляет сотрудник Управления, обеспечивающий прием и регистрацию почтовой корреспонденции.
Порядок и формы контроля за совершением
действий и принятием решений
37.Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений определены Регламентом работы Управления.
38.Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по выполнению государственной функции, и принятием решений осуществляет руководитель ОВАФ, ОМА.
39.Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения работниками Управления положений настоящего Административного регламента.
Порядок обжалования действия (бездействия) и
решений, осуществляемых (принятых) в ходе исполнения
государственной функции на основании настоящего
Административного регламента
40.Органы и организации могут обратиться с жалобой на действие (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе исполнения государственной функции на основании настоящего Административного регламента (далее - "жалоба"), устно или письменно в ОВАФ, ОМА, непосредственно к начальнику Управления или его заместителям. В письменной жалобе указываются:
- полное наименование органа, организации (фамилия, имя, отчество уполномоченного представителя органа, организации);
- почтовый адрес;
- предмет жалобы;
- подпись и дата.
41.Письменная жалоба должна быть рассмотрена в течение 30 календарных дней со дня регистрации.
42.Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то принимаются меры по устранению допущенных нарушений, повлекших за собой жалобу, и привлечение к ответственности должностных лиц, допустивших в ходе исполнения государственной функции на основании настоящего Административного регламента нарушения, которые повлекли за собой жалобу.
Органу, организации направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с ним.
43.Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ по существу за подписью начальника Управления (заместителя начальника Управления).
44.Если орган, организация не удовлетворен решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы, или решение не было принято, жалоба может быть подана в:
Администрацию Алтайского края по адресу: 656035, г. Барнаул, пр. Ленина, д. 59;
Федеральное архивное агентство по адресу: 103132, г. Москва, ул. Ильинка, д. 12;
Сибирское территориальное управление Федеральной службы по надзору за соблюдением законодательства в области охраны культурного наследия по адресу: 630004, г. Новосибирск, ул. Ленина, д. 1.