Приложение к Приказу от 12.01.2009 г № 1 Административный регламент
Административный регламент по исполнению управлением архивного дела Алтайского края государственной функции «Утверждение и (или) согласование положений о центральных экспертных комиссиях, экспертных комиссиях, архивах организаций, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, перечней проектов научно-технической документации, актов, описей дел»
I.Общие положения
Наименование государственной функции
1.Административный регламент "Утверждение и (или) согласование положений о центральных экспертных комиссиях, экспертных комиссиях, архивах организаций, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, перечней проектов научно-технической документации, актов, описей дел" (далее - "государственная функция") определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) управления архивного дела Алтайского края (далее - "Управление") по работе с документами, представляемыми на рассмотрение экспертно-проверочно-методической комиссии Управления (далее - "ЭПМК") органами государственной власти, иными государственными органами, органами местного самоуправления, организациями, учреждениями, предприятиями (далее - "органы и организации"), муниципальными архивами края.
Нормативное правовое регулирование исполнения
государственной функции
2.Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии с:
Конституцией Российской Федерации ("Российская газета", 25.12.1993, N 237);
Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169);
законом Алтайского края от 28 декабря 1994 г. "Об Архивном фонде Алтайского края и архивах" (в редакции от 8 октября 2001 г. N 65-ЗС и от 12 октября 2005 г. N 66-ЗС);
приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059);
приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 23 ноября 2007 г. N 1322 "Об утверждении Административного регламента предоставления Федеральным архивным агентством государственной услуги "Согласование положений о центральных экспертных комиссиях, центральных архивах и иных нормативных правовых актов по архивному делу федеральных органов государственной власти и подведомственных им органов и организаций, а также инструкций по делопроизводству федеральных органов государственной власти";
Основными правилами работы ведомственных архивов (одобрены коллегией Главархива СССР 28 августа 1985 г., приказ Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. N 263);
Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.);
Положением об управлении архивного дела Алтайского края, утвержденным постановлением Администрации Алтайского края от 10 февраля 2005 г. N 57 "Об утверждении Положения об управлении архивного дела Алтайского края" (с изменениями от 10 октября 2005 г., 18 декабря 2006 г., 3 апреля 2007 г.);
Положением об экспертно-проверочно-методической комиссии управления архивного дела Алтайского края, утвержденным приказом управления архивного дела Алтайского края от 10 января 2008 г. N 1;
Регламентом работы управления архивного дела Алтайского края, утвержденным приказом управления архивного дела Алтайского края от 15 августа 2008 г. N 92 (далее - "Регламент работы Управления").
Органы и организации, участвующие в исполнении
государственной функции
3.Исполнение государственной функции осуществляется структурными подразделениями Управления во взаимодействии с органами и организациями, муниципальными архивами края путем подготовки вопроса об утверждении (согласовании) документов, представляемых на рассмотрение ЭПМК.
4.Исполнение государственной функции путем подготовки вопроса об утверждении (согласовании) документов, представляемых на рассмотрение ЭПМК осуществляют уполномоченные лица:
отдела ведомственных архивов и формирования Архивного фонда Алтайского края (далее - "ОВАФ") - в отношении органов и организаций - источников комплектования центра хранения Архивного фонда Алтайского края (далее - "ЦХАФ АК"), ликвидированных организаций;
отдела спецдокументации (далее - "ОСД") - в отношении органов и организаций - источников комплектования ОСД;
отдела муниципальных архивов (далее - "ОМА") - в отношении органов и организаций - источников комплектования муниципальных архивов и документов, составленных муниципальными архивами в ходе внутриархивных работ.
ЭПМК принимает решение об утверждении (согласовании) документов в соответствии с ее компетенцией, определенной соответствующим Положением.
5.Утверждение (согласование) документов, подготовленных структурными подразделениями Управления, осуществляется в соответствии с процедурой, установленной Регламентом работы Управления.
Основание для исполнения государственной функции
6.Для исполнения государственной функции органы и организации, представляют в Управление с сопроводительным письмом для утверждения проекты:
описей дел постоянного хранения (или их годовых разделов), образовавшихся в деятельности источников комплектования ЦХАФ АК, ОСД;
перечней проектов, проблем (тем), научно-техническая документация по которым подлежит передаче на хранение;
для согласования проекты:
положений об архивах организаций;
положений о центральных экспертных комиссиях (экспертных комиссиях);
инструкций по делопроизводству;
индивидуальных номенклатур дел;
описей дел долговременного хранения, в т.ч. по личному составу;
актов об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения и по личному составу источников комплектования ЦХАФ АК и ОСД;
актов описания архивных документов;
актов проверки наличия и состояния архивных документов;
актов переработки (усовершенствования) описей;
описей особо ценных дел, перечней номеров особо ценных дел (номерников).
7.Для исполнения государственной функции муниципальные архивы края представляют в Управление с сопроводительным письмом:
для утверждения проекты:
описей дел постоянного хранения (или их годовых разделов), образовавшихся в деятельности источников комплектования муниципальных архивов;
описей дел постоянного хранения (или их годовых разделов), составленных муниципальными архивами в ходе описания архивных документов, переработки (усовершенствования) описей дел;
перечней проектов, проблем (тем), научно-техническая документация по которым подлежит передаче на хранение;
для согласования проекты:
актов об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения и по личному составу источников комплектования муниципальных архивов;
актов описания архивных документов;
актов проверки наличия и состояния архивных документов;
актов переработки (усовершенствования) описей;
описей особо ценных дел, перечней номеров особо ценных дел (номерников).
8.Описи дел представляются вместе со справочным аппаратом в 3-х экземплярах, при необходимости представляется справка о причинах отсутствия документов при научно-технической обработке. Помимо сопроводительного письма муниципальные архивы на описи дел представляют заключение.
9.Органы и организации, муниципальные архивы представляют в Управление документы посредством почтовой, фельдъегерской, курьерской связи.
Требования к порядку исполнения государственной функции
10.Конечным результатом исполнения государственной функции является решение ЭПМК об утверждении (согласовании) представленных документов.
11.Решение оформляется непосредственно на представленном документе в виде штампа об утверждении (согласовании).
12.Исполнение государственной функции осуществляется в течение 30 дней со дня поступления документов в Управление.
Перечень оснований для возврата документов на доработку
при исполнении государственной функции
13.Основанием для возврата на доработку представленных документов является оформление их с нарушениями требований:
Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169);
Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (ч. I), ст. 305);
ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденного постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст (по заключению Минюста России данный документ в государственной регистрации не нуждается - письмо Минюста России от 04.04.2003 N 07/3276-ЮД);
Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. N 536 и зарегистрированной в Минюсте России 27.01.2006, регистрационный N 7418 (Российская газета, N 24, 2006);
приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук", зарегистрированного в Минюсте России 06.03.2007, регистрационный N 9059;
Основных правил работы ведомственных архивов (одобрены коллегией Главархива СССР 28 августа 1985 г., приказ Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. N 263);
Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.);
Методических указаний по составлению описей дел и научно-справочного аппарата к ним, Барнаул, 1998;
иных нормативных актов в области делопроизводства и архивного дела.
Порядок информирования об исполнении государственной
функции
14.Место нахождения Управления и его почтовый адрес: ул. Анатолия, 72, г. Барнаул, 656049.
Электронный адрес Управления: аrchiv@аb.ru.
Место нахождения и телефоны структурных подразделений Управления, обеспечивающих исполнение государственной функции:
ОВАФ - ул. Анатолия, д. 72, г. Барнаул, 656049, (385-2) 63-36-22;
ОМА - ул. Анатолия, д. 72, г. Барнаул, 656049, (385-2) 63-73-86;
ОСД - ул. 5-я Западная, д. 85, г. Барнаул, 656023, (385-2) 33-36-41.
Официальный сайт Управления "Архивная служба Алтайского края": http://www.аrchiv.аb.ru.
На официальном сайте Управления также размещены сведения о местонахождении и телефонах муниципальных архивов Алтайского края.
15.График работы Управления:
понедельник - четверг с 9-00 до 13-00 и с 13-48 до 18-00,
пятница с 9-00 до 13-00 и с 13-48 до 17-00,
суббота и воскресенье - выходные дни.
16.Информация об исполняемой Управлением государственной функции предоставляется непосредственно в помещении Управления, а также по телефону, электронной почте, посредством ее размещения на сайте "Архивная служба Алтайского края".
17.Информирование организаций по процедуре исполнения государственной функции производится:
- по телефону;
- по письменным обращениям;
- по электронной почте;
- посредством личного обращения в Управление.
18.При ответах на телефонные звонки сотрудник Управления подробно со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты информирует орган, организацию, муниципальный архив по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок.
19.В случае, если для подготовки ответа требуется продолжительное время, сотрудник, осуществляющий устное информирование, может предложить представителю органа, организации, муниципального архива обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для представителя время для устного информирования (с учетом графика работы Управления).
20.При информировании посредством личного обращения сотрудник Управления обязан принять представителя органа, организации, муниципального архива в заранее согласованное время в соответствии с графиком работы Управления.
21.При информировании по письменным обращениям ответ в простой, четкой и понятной форме с указанием должности, фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления на адрес органа, организации, муниципального архива.
22.Информация по запросу, направленная через официальный сайт, размещается на сайте "Архивная служба Алтайского края" в разделе "вопросы - ответы".
23.При информировании в форме ответов по электронной почте ответ на обращение направляется по электронной почте на электронный адрес органа, организации, муниципального архива.
24.Все запросы исполняются в срок, не превышающий 15 рабочих дней с момента регистрации обращения.
Требования к удобству и комфорту места приема
представителей органов, организаций, муниципальных архивов
25.Организация приема по информированию о выполнении государственной функции осуществляется сотрудниками Управления на рабочих местах в соответствии с графиком работы (пункт 15).
26.В день назначенной встречи по прибытии представителя органа, организации, муниципального архива в здание Управления сотрудник обязан его лично встретить и проводить к своему рабочему месту.
II.Административные процедуры
Описание последовательности действий при исполнении
государственной функции
27.Организация исполнения государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:
- прием и регистрацию документов, поступивших от органа, организации, муниципального архива края и передача их на исполнение;
- подготовка представленных документов к утверждению (согласованию);
- утверждение (согласование) документов.
28.Порядок исполнения Управлением государственной функции осуществляется в соответствии с блок-схемой (прилагается).
Прием и регистрация документов
29.Прием и регистрацию документов, поступивших от органа и организации, муниципального архива края, осуществляет секретарь ЭПМК.
30.Секретарь ЭПМК:
регистрирует представленные документы в специальных журналах и регистрационных карточках;
передает зарегистрированный документ вместе с регистрационной карточкой эксперту ЭПМК для составления заключения.
31.Регистрация представленных документов секретарем ЭПМК осуществляется в течение 3 рабочих дней.
32.Зарегистрированные документы передаются экспертам по принадлежности в соответствии с приказом Управления о распределении обязанностей.
Подготовка представленных документов к
утверждению (согласованию)
33.Эксперт готовит заключение на представленные документы. Срок подготовки заключения - не более 10 рабочих дней.
34.В ходе подготовки заключения эксперт проверяет комплектность и правильность оформления документов, поступивших на рассмотрение ЭПМК.
35.При выявлении в ходе проверки документов некомплектности и (или) несоответствий требованиям документов, указанных в пункте 13, эксперт ЭПМК готовит сопроводительное письмо и вместе с заключением возвращает их на доработку, о чем делает соответствующую отметку в регистрационной карточке.
36.Рекомендованные к утверждению (согласованию) документы эксперт вместе с заключением и регистрационной карточкой передает председателю ЭПМК.
Утверждение (согласование) документов
37.Решение ЭПМК об утверждении (согласовании) в виде штампа об утверждении (согласовании) на документе подписывается председателем ЭПМК (заместителем председателя ЭПМК).
38.После утверждения (согласования) эксперт делает соответствующую отметку в регистрационной карточке и передает утвержденный (согласованный) документ секретарю ЭПМК, для регистрации результатов рассмотрения документов в специальном журнале.
39.Утвержденные (согласованные) председателем ЭПМК документы направляются в адрес органа, организации, муниципального архива, их представившего, вместе с сопроводительным письмом, составленным экспертом, не позднее чем через 2 рабочих дня после их утверждения (согласования).
40.Регистрацию отправляемых документов в адрес органа, организации, муниципального архива и их отправку осуществляет сотрудник Управления, обеспечивающий прием и регистрацию почтовой корреспонденции.
Порядок и формы контроля за совершением действий
и принятием решений
41.Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений определены Регламентом работы Управления.
42.Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по выполнению государственной функции, и принятием решений осуществляет руководитель соответствующего структурного подразделения.
43.Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего административного регламента.
Порядок обжалования действия (бездействия) и решений,
осуществляемых (принятых) в ходе исполнения
государственной функции на основании настоящего
административного регламента
44.Органы, организации, муниципальные архивы (далее - "Заявители") могут обратиться с жалобой на действия (бездействия) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе исполнения государственной функции, на основании настоящего административного регламента (далее - "жалоба"), устно или письменно в ОВАФ, ОМА, ОСД или непосредственно к начальнику Управления или его заместителям. В письменной жалобе указываются:
- полное наименование органа или организации (фамилия, имя, отчество уполномоченного представителя органа, организации, муниципального архива);
- почтовый адрес;
- предмет жалобы;
- подпись и дата.
45.Письменная жалоба должна быть рассмотрена в течение 30 календарных дней со дня регистрации.
46.Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то принимаются меры по устранению допущенных нарушений, повлекших за собой жалобу, и привлечение к ответственности должностных лиц, допустивших в ходе исполнения государственной функции на основании настоящего административного регламента нарушения, которые повлекли за собой жалобу.
Заявителю направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.
47.Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу поставленных вопросов.
48.Если Заявитель не удовлетворен решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы, или решение не было принято, жалоба может быть подана в:
Администрацию Алтайского края по адресу: 656035, г. Барнаул, пр. Ленина, д. 59;
Федеральное архивное агентство по адресу: 103132, г. Москва, ул. Ильинка, д. 12;
Сибирское территориальное управление Федеральной службы по надзору за соблюдением законодательства в области охраны культурного наследия по адресу: 630004, г. Новосибирск, ул. Ленина, д. 1.