Приложение к Приказу от 06.11.2008 г № 125 Административный регламент
Административный регламент по исполнению управлением архивного дела Алтайского края государственной функции «Ведение списков источников комплектования»
I.Общие положения
Наименование государственной функции
1.Ведение списков источников комплектования (далее - "государственная функция") определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) управления архивного дела Алтайского края (далее - "Управление") по определению источников комплектования, решению вопроса об отнесении к составу источников комплектования, составлению и оформлению списков источников комплектования, внесению дополнений и изменений в них.
Нормативно-правовое регулирование исполнения
государственной функции
2.Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии с:
Конституцией Российской Федерации ("Российская газета", 25.12.1993, N 237);
Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, Ст. 4169);
законом Алтайского края от 28 декабря 1994 г. "Об Архивном фонде Алтайского края и архивах" (в редакции от 8 октября 2001 г. N 65-ЗС и от 12 октября 2005 г. N 66-ЗС);
приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059) (далее - "Правила");
Положением об управлении архивного дела Алтайского края, утвержденным постановлением Администрации Алтайского края от 10 февраля 2005 г. N 57 "Об утверждении Положения об управлении архивного дела Алтайского края" (с изменениями от 10 октября 2005 г., 18 декабря 2006 г., 3 апреля 2007 г.);
Положением об экспертно-проверочно-методической комиссии управления архивного дела Алтайского края, утвержденным приказом управления архивного дела Алтайского края от 10 января 2008 г. N 1;
Регламентом работы управления архивного дела Алтайского края, утвержденным приказом управления архивного дела Алтайского края от 15 августа 2008 г. N 92 (далее - "Регламент работы Управления").
Органы и организации, участвующие в исполнении
государственной функции
3.Исполнение государственной функции осуществляется структурными подразделениями Управления непосредственно и во взаимодействии с муниципальными архивами, государственными органами, органами местного самоуправления, организациями и гражданами.
4.Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Алтайского края и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в Управление и муниципальные архивы, выступают источниками комплектования (далее - "Источники комплектования").
5.Предложения об отнесении органов управления, организаций и граждан к составу Источников комплектования вносят:
отдел ведомственных архивов и формирования Архивного фонда Алтайского края (далее - "ОВАФ"), отдел информации и публикации документов (далее - "ОИПД") - в отношении Источников комплектования центра хранения Архивного фонда Алтайского края (далее - "ЦХАФ АК");
отдел спецдокументации Управления (далее - "ОСД") - в отношении Источников комплектования ОСД;
муниципальные архивы - в отношении Источников комплектования муниципальных архивов.
6.Исполнение государственной функции путем подготовки справок и (или) экспертных заключений об отнесении организаций к составу Источников комплектования для рассмотрения экспертно-проверочно-методической комиссией Управления (далее - "ЭПМК") обеспечивают:
по Источникам комплектования ЦХАФ АК - уполномоченное лицо ОВАФ;
по гражданам - Источникам комплектования ЦХАФ АК - уполномоченное лицо ОИПД;
по Источникам комплектования ОСД - уполномоченное лицо ОСД;
по Источникам комплектования муниципальных архивов - уполномоченное лицо отдела муниципальных архивов (далее - "ОМА").
ЭПМК принимает решение об отнесении организаций к составу Источников комплектования в соответствии с ее компетенцией, определенной положением об ЭПМК.
Требования к порядку исполнения государственной функции
7.Источники комплектования включаются в специальные списки. Списки Источников комплектования составляются на основании законодательства об архивном деле в Российской Федерации и Алтайского края, норм Правил, а также рекомендаций специально уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела по установленной форме.
8.В состав Источников комплектования ЦХАФ АК и ОСД включаются государственные органы и организации, в состав Источников комплектования муниципальных архивов - органы местного самоуправления и муниципальные организации.
9.Государственные органы и органы местного самоуправления включаются в списки Источников комплектования в обязательном порядке. Вопрос об отнесении иных органов управления, организаций, действующих на территории Алтайского края и не являющихся государственными или муниципальными, в том числе общественных объединений (далее - "организации") и граждан к составу Источников комплектования может быть рассмотрен по инициативе Управления либо в результате письменного обращения организации, гражданина в Управление или муниципальные архивы края.
10.ОМА координирует ведение списков Источников комплектования муниципальных архивов Алтайского края.
11.Для решения вопроса об отнесении к составу Источников комплектования:
- ОВАФ, ОИПД, ОМА, ОСД представляют справки и (или) экспертные заключения, содержащие сведения о функциях и структуре Источника комплектования, составе и содержании его документов непосредственно секретарю ЭПМК;
- муниципальные архивы представляют в Управление с сопроводительным письмом справки, содержащие сведения о функциях и структуре Источника комплектования, составе и содержании его документов, справки со сведениями о гражданине - Источнике комплектования (фамилия, имя, отчество, даты жизни, род деятельности, иные имеющиеся данные, состав документов) или списки Источников комплектования, сведения о дополнениях и изменениях в списках Источников комплектования (при отнесении групп организаций);
- организации представляют в Управление с сопроводительным письмом краткую справку об истории создания организации, ее деятельности и функциях или копии организационных документов (положение, устав), перечень документов или номенклатуру дел (при ее наличии);
- граждане представляют в Управление заявление с краткими сведениями об Источнике комплектования (фамилия, имя, отчество, даты жизни, род деятельности, иные имеющиеся данные, состав документов).
12.Результатом обращения являются:
- решение ЭПМК об отнесении к составу Источников комплектования, подписанное председателем и секретарем ЭПМК после утверждения протокола заседания ЭПМК начальником Управления;
- решение ЭПМК об отказе в отнесении к составу Источников комплектования, подписанное председателем и секретарем ЭПМК после утверждения протокола заседания ЭПМК начальником Управления.
Решение ЭПМК оформляется в виде выписки из протокола или совместного решения ЭПМК с центральной экспертной комиссией (далее - "ЦЭК"), экспертной комиссией (далее - "ЭК") организации.
13.Срок исполнения государственной функции - в течение 3 месяцев со дня поступления соответствующих документов в Управление.
14.Критерии принятия решения об отказе в рассмотрении вопроса об отнесении к Источникам комплектования на заседании ЭПМК:
- непредставление необходимых документов, перечисленных в пункте 11;
- ненадлежащее оформление представленных документов.
15.Об отказе в рассмотрении вопроса об отнесении к составу Источников комплектования на заседании ЭПМК Управление информирует организацию, гражданина письменно в течение 15 рабочих дней с момента регистрации поступивших документов.
Информирование ОВАФ, ОИПД, ОМА или ОСД осуществляется в соответствии с Регламентом работы Управления.
16.Основанием для отказа в отнесении к составу Источников комплектования является несоответствие возможного Источника комплектования, документов, образовавшихся в его деятельности, критериям, установленным Правилами, а также рекомендациями специально уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела.
Порядок информирования об исполнении
государственной функции
17.Место нахождения Управления и его почтовый адрес: ул. Анатолия, 72, г. Барнаул, 656049.
Электронный адрес Управления: archiv@ab.ru.
Место нахождения и телефоны структурных подразделений Управления, обеспечивающих исполнение государственной функции:
ОВАФ - ул. Анатолия, д. 72, г. Барнаул, 656049, (385-2) 63-36-22;
ОИПД - ул. Анатолия, д. 72, г. Барнаул, 656049, (385-2) 63-60-53;
ОМА - ул. Анатолия, д. 72, г. Барнаул, 656049, (385-2) 63-73-86;
ОСД - ул. 5-я Западная, д. 85, г. Барнаул, 656023, (385-2) 33-36-41.
Официальный сайт Управления "Архивная служба Алтайского края": http://www.archiv.ab.ru.
На официальном сайте Управления также размещены сведения о местонахождении и телефонах муниципальных архивов Алтайского края.
18.График работы Управления:
понедельник - четверг с 9-00 до 13-00 и с 14-00 до 18-00,
пятница с 9-00 до 13-00 и с 14-00 до 17-00,
суббота и воскресенье - выходные дни.
19.Информация об исполняемой Управлением государственной функции предоставляется непосредственно в помещении Управления, а также по телефону, электронной почте, посредством ее размещения на сайте "Архивная служба Алтайского края".
20.Информирование организаций, граждан по процедуре исполнения государственной функции производится:
- по телефону;
- по письменным обращениям;
- по электронной почте;
- посредством личного обращения в Управление.
21.При ответах на телефонные звонки сотрудник Управления подробно со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты информирует организацию, гражданина по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок.
22.В случае, если для подготовки ответа требуется продолжительное время, сотрудник, осуществляющий устное информирование, может предложить организации, гражданину обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для организации, гражданина время для устного информирования (с учетом графика работы Управления).
23.При информировании посредством личного обращения сотрудник Управления обязан принять представителя организации, гражданина в заранее согласованное время в соответствии с графиком работы Управления.
24.При информировании по письменным обращениям ответ в простой, четкой и понятной форме с указанием должности, фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления на адрес организации, гражданина.
25.Информация по запросу, направленная через официальный сайт, размещается на сайте "Архивная служба Алтайского края" в разделе "вопросы-ответы".
26.При информировании в форме ответов по электронной почте ответ на обращение направляется по электронной почте на электронный адрес организации, гражданина.
27.Все запросы исполняются в срок, не превышающий 15 рабочих дней с момента регистрации обращения.
Требования к удобству и комфорту места приема Заявителей
28.Организация приема по информированию о выполнении государственной функции осуществляется сотрудниками Управления на рабочих местах в соответствии с графиком работы (пункт 18).
29.В день назначенной встречи по прибытии представителя организации, гражданина в здание Управления сотрудник обязан его лично встретить и проводить к своему рабочему месту.
II.Административные процедуры
30.Реализация государственной функции заключается в пополнении списка Источников комплектования, поддержании его в актуальном и достоверном состоянии и включает в себя следующие административные процедуры:
- определение Источников комплектования;
- отнесение к составу Источников комплектования;
- составление и оформление списков Источников комплектования;
- внесение изменений и дополнений в списки Источников комплектования.
Определение Источников комплектования
31.Определение Источников комплектования осуществляется ОВАФ, ОИПД, ОМА или ОСД в соответствии с планами работы.
32.При определении Источника комплектования анализируется структура, функции возможного Источника комплектования путем изучения нормативных документов, регламентирующих деятельность организации, сеть подведомственных учреждений и др., в целях установления степени его влияния на экономику, культуру и другие сферы деятельности в Алтайском крае, а также проводится анализ состава документов, образующихся в его деятельности.
Изучение состава документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций, граждан осуществляется с согласия собственника.
33.Результат изучения оформляется справкой с указанием отраслевой принадлежности Источника комплектования, места, занимаемого им в структуре отрасли или общественной деятельности, масштаба деятельности и др., с указанием состава документов и отражения в них его основных функций. На основании проведенного анализа делается вывод о целесообразности отнесения к составу Источников комплектования и форме приема документов.
Отнесение в составу Источников комплектования
34.Прием документов, поступивших от муниципального архива, организации, гражданина, осуществляет сотрудник Управления, обеспечивающий прием и регистрацию почтовой корреспонденции, который проверяет правильность доставки, целостность упаковки документов.
35.Поступившие документы регистрируются сотрудником Управления, обеспечивающим прием и регистрацию почтовой корреспонденции, с записью в регистрационно-контрольной форме, после чего документы направляются на рассмотрение начальнику Управления. После вынесения резолюции документы передаются в ОВАФ, ОИПД, ОМА или ОСД Управления.
36.Руководитель ОВАФ, ОИПД, ОМА или ОСД Управления определяет сотрудника подразделения (далее - "Ответственный исполнитель"), отвечающего за подготовку материалов (справки и (или) экспертного заключения) к рассмотрению на заседании ЭПМК, и передает документы секретарю ЭПМК.
37.Секретарь ЭПМК совместно с Ответственным исполнителем проверяет комплектность и правильность оформления документов, поступивших на рассмотрение ЭПМК.
При выявлении указанных в пункте 11 нарушений в составе или оформлении документов Ответственный исполнитель по телефону информирует об этом муниципальный архив, организацию, гражданина.
Если по истечении 15 рабочих дней с момента регистрации муниципальный архив, организация, гражданин не представят в адрес Управления необходимые и правильно оформленные документы, Ответственный исполнитель готовит уведомление с обоснованием отказа в выполнении государственной функции Управления и не позднее 3 рабочих дней после истечения срока представления документов направляет его в муниципальный архив, организацию, гражданину по почте по адресу, указанному в бланке сопроводительного письма к документам (заявлении).
38.Секретарь ЭПМК вносит рассмотрение вопроса об отнесении к составу Источников комплектования в повестку заседания ЭПМК, после чего передает документы Ответственному исполнителю.
39.Ответственный исполнитель составляет справку и (или) экспертное заключение и организует его изучение членами (экспертами) ЭПМК.
Срок составления экспертного заключения 15 рабочих дней.
40.Срок рассмотрения материалов членами (экспертами) определяется председателем ЭПМК или его заместителями, но не может превышать 10 рабочих дней.
41.Заключения (предложения) экспертов передаются секретарю ЭПМК, секретарь ЭПМК передает их Ответственному исполнителю.
42.Ответственный исполнитель с учетом полученных заключений (предложений) готовит проект решения ЭПМК и представляет его руководителю ОВАФ, ОИПД, ОМА или ОСД Управления для визирования.
43.Руководитель ОВАФ, ОИПД, ОМА или ОСД Управления визирует и передает полученные документы секретарю ЭПМК для рассмотрения на очередном заседании ЭПМК.
44.Прием документов, подготовленных ОВАФ, ОИПД, ОМА или ОСД, осуществляется в соответствии с Регламентом работы Управления.
45.Документы, подготовленные для рассмотрения на заседании ЭПМК, передаются секретарю ЭПМК не позднее, чем за семь рабочих дней до объявленного заседания.
46.Рассмотрение предложений об отнесении к составу Источников комплектования осуществляется в соответствии с порядком работы ЭПМК, закрепленном в Регламенте работы Управления.
47.Протокол заседания и решение ЭПМК (в виде выписки из протокола или совместного решения ЭПМК с ЦЭК(ЭК) организации) об отнесении к составу Источников комплектования подписывается председателем и секретарем ЭПМК, утверждается начальником Управления.
48.Секретарь ЭПМК направляет Заявителю выписку из протокола заседания ЭПМК или совместного решения ЭПМК с ЦЭК(ЭК) организации об отнесении (выписку из протокола заседания ЭПМК об отказе в отнесении) к составу Источников комплектования.
49.Включение в состав Источников комплектования органов и организаций, не являющихся государственными, и граждан оформляется соглашением (договором) между собственником или владельцем архивных документов и Управлением.
50.На каждый Источник комплектования уполномоченным лицом ОВАФ, ОСД заводится наблюдательное дело, в которое включаются документы, характеризующие его правовой статус и деятельность, работу архива и организацию документов в делопроизводстве. Наблюдательное дело может быть заведено и на гражданина - Источник комплектования, в которое включаются сведения о составе и содержании его архивных документов.
Составление и оформление списков Источников комплектования
51.На основании решения ЭПМК Источники комплектования включаются в списки Источников комплектования под самостоятельными учетными номерами.
В Управлении ведутся следующие списки Источников комплектования:
- список Источников комплектования ЦХАФ АК;
- список Источников комплектования ОСД;
- список Источников комплектования научно-технической документацией;
- список граждан - Источников комплектования.
52.Списки Источников комплектования ЦХАФ АК, ОСД и муниципальных архивов подлежат согласованию и утверждению.
53.Утверждение списков Источников комплектования ЦХАФ АК, ОСД и муниципальных архивов проводится по мере необходимости.
54.Проекты списков Источников комплектования ЦХАФ АК, ОСД и муниципальных архивов согласовываются ЭПМК. Протокол заседания ЭПМК подписывается председателем и секретарем ЭПМК, утверждается начальником Управления.
55.После решения ЭПМК о согласовании:
- списки Источников комплектования ЦХАФ АК, ОСД утверждаются начальником Управления;
- списки Источников комплектования муниципальных архивов выносятся на утверждение глав администраций.
56.Выписка из протокола ЭПМК или совместное решение ЭПМК с ЦЭК(ЭК) организации о согласовании списка Источников комплектования направляется в соответствующее структурное подразделение Управления, муниципальный архив.
Внесение изменений и дополнений в списки
Источников комплектования
57.Основанием для внесения изменений и дополнений в списки Источников комплектования являются: создание, реорганизация, ликвидация Источника комплектования; отказ Источника комплектования от сотрудничества (расторжение договора); решение ЭПМК Управления о передаче Источника комплектования в список Источников комплектования иного архивного органа или учреждения; прекращение создания в процессе деятельности Источника комплектования документов Архивного фонда Алтайского края.
58.Изменения и дополнения вносятся в списки Источников комплектования только после рассмотрения вопроса на заседании ЭПМК и принятия соответствующего решения, после чего Источник комплектования может быть включен (исключен) в список Источников комплектования, изменена форма приема документов. При внесении изменений в графе "Примечание" списка делается ссылка на дату и номер протокола ЭПМК.
59.Решение об исключении Источника комплектования из списка в случае его реорганизации (ликвидации) принимается только после завершения научно-технической обработки документов по момент реорганизации (ликвидации) и передачи документов на постоянное хранение.
60.Уточнение списков Источников комплектования проводится ежегодно. В результате составляются Сведения о дополнениях и изменениях в списке Источников комплектования, которые представляются на согласование ЭПМК.
Порядок и формы контроля за совершением действий и
принятием решений
61.Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений определены Регламентом работы Управления.
62.Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по выполнению государственной функции, и принятием решений осуществляет руководитель соответствующего структурного подразделения.
63.Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Административного регламента.
Порядок обжалования действия (бездействия) и
решений, осуществляемых (принятых) в ходе исполнения
государственной функции на основании настоящего
Административного регламента
64.Организации и граждане (далее - "Заявители"), направившие запросы об отнесении к составу Источников комплектования в Управление, могут обратиться с жалобой на действия (бездействия) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе исполнения государственной функции, на основании настоящего Административного регламента (далее - "жалоба"), устно или письменно в ОВАФ, ОИПД, ОМА, ОСД или непосредственно к начальнику Управления или его заместителям. В письменной жалобе указываются:
- полное наименование органа или организации (фамилия, имя, отчество уполномоченного представителя органа или организации);
- почтовый адрес;
- предмет жалобы;
- подпись и дата.
65.Письменная жалоба должна быть рассмотрена в течение 30 календарных дней со дня регистрации.
66.Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то принимаются меры по устранению допущенных нарушений, повлекших за собой жалобу, и привлечение к ответственности должностных лиц, допустивших в ходе исполнения государственной функции на основании настоящего Административного регламента нарушения, которые повлекли за собой жалобу.
Заявителю направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.
67.Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу поставленных вопросов.
68.Если Заявитель не удовлетворен решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы, или решение не было принято, жалоба может быть подана в:
Администрацию Алтайского края по адресу: 656035, г. Барнаул, пр. Ленина, д. 59;
Федеральное архивное агентство по адресу: 103132, г. Москва, ул. Ильинка, д. 12;
Сибирское территориальное управление Федеральной службы по надзору за соблюдением законодательства в области охраны культурного наследия по адресу: 630004, г. Новосибирск, ул. Ленина, д. 1.