Приложение к Постановлению от 15.12.2006 г № 3537 Положение
Положение об электронном документообороте в администрации города 1. общие положения
Настоящее Положение определяет порядок работы с электронными ресурсами, передаваемыми по электронной почте.
2.Применяемые термины и понятия
электронная почта (далее - ЭП) - передача информации с помощью программно-аппаратного комплекса через локальные и глобальные телекоммуникационные сети;
официальное сообщение - текст документа в электронном виде, содержащий передаваемую информацию без использования электронной цифровой подписи, которая имеет оригинал в виде документа, на который распространяются требования, предусмотренные Инструкцией по делопроизводству в городской, районных, сельских и поселковых администрациях, их отделах, управлениях и комитетах, утвержденной постановлением главы администрации города от 09.07.2004 N 2043 (далее - Инструкция по делопроизводству);
электронное письмо - официальное сообщение в виде текстового и (или) вложенного файла документа в электронном виде, передаваемое по ЭП;
вложенный файл - файл, содержащий текстовые и графические данные в электронном виде, передаваемый по ЭП, сопровождаемый кратким описанием;
администратор ЭП - должностное лицо, ответственное за организацию делопроизводства при использовании ЭП;
официальный адрес ЭП - адрес, присвоенный структурному подразделению администрации города, администрации района, городской службе, по которому передаются и принимаются электронные письма.
3.Порядок работы с ЭП
3.1.Официальные сообщения могут передаваться только с официальных адресов ЭП.
3.2.Отправка электронного письма по ЭП осуществляется администратором ЭП при наличии оригинала документа и его выверенной электронной копии.
3.3.Регистрация входящих электронных писем осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству, с указанием способа получения документа, электронного адреса отправителя, даты отправления и получения документа.
Принятый документ распечатывается вместе с заголовком электронного письма и передается на исполнение в соответствии с правилами организации документооборота.
3.4.Документы справочно-информационного и технического характера, не имеющие исходящего регистрационного номера, не подлежат обязательной распечатке при получении.
3.5.Отправке по ЭП подлежат сообщения объемом до 4 мегабайт.
3.6.Администратор электронной почты после приема официального сообщения обязан направить отправителю уведомление о получении, где должно быть указано: Ф.И.О. администратора ЭП, его должность, время получения официального сообщения.
3.7.Электронные письма, требующие контроля исполнения, подлежат хранению в официальном почтовом ящике структурного подразделения на протяжении не менее одного года с момента отправления (получения).
4.Правовые основы использования ЭП
4.1.По ЭП могут отправляться следующие виды официальных сообщений:
входящее письменное обращение гражданина - на официальный адрес ЭП отдела по работе с обращениями граждан комитета информационной политики;
переписка по личному приему гражданина (карточка личного приема, ответ на поручение), обращению, поступившему на городской сайт в рубрику "Вопрос главе города" (регистрационная карточка, ответ) - на официальный адрес ЭП отдела по работе с обращениями граждан комитета информационной политики;
информация о выполнении обращения гражданина (организации, предприятия), за исключением случаев, когда требуется возврат оригинала обращения заявителя, предоставление иных документов (акты и др.), согласование ответа заявителю с экспертно-правовым отделом, другими исполнителями - на официальный адрес ЭП отдела по работе с обращениями граждан комитета информационной политики (канцелярии);
внутренняя переписка между структурными подразделениями администрации города (администраций районов), в том числе проекты инициативных писем, ответов, информации, распорядительных документов (до стадии визировании) - на официальные адреса ЭП структурных подразделений администрации города, администраций районов;
обращение структурного подразделения администрации города, администраций районов главе города, заместителям главы администрации города - на официальный адрес ЭП канцелярии);
поручения главы города, глав администраций районов, их заместителей;
материалы информационно-справочного характера (графики, таблицы, повестки заседаний управленческих формирований, в том числе коллегии, текущие и перспективные планы работы).
4.2.Не подлежат пересылке по ЭП документы:
имеющие грифы ограничения доступа,
подлежащие передаче в архивный отдел, в том числе информации об исполнении распорядительных документов, поручений главы города, данных на заседаниях коллегии и расширенных аппаратных совещаниях.
4.3.Ответственность за официальные сообщения, переданные ЭП, несут:
руководитель структурного подразделения, которое имеет официальный адрес ЭП;
администратор ЭП структурного подразделения, принимающий и отправляющий электронные письма, содержащие официальные сообщения.
Заместитель главы администрации,
руководитель аппарата
П.Д.ФРИЗЕН