Постановление от 17.10.2014 г № 483
Об утверждении положения о Единой системе электронного документооборота Алтайского края
В целях совершенствования системы государственного и муниципального управления в Алтайском крае постановляю:
1.Утвердить прилагаемое положение о Единой системе электронного документооборота Алтайского края (далее - ЕСЭД).
2.Определить управление информационных технологий и связи Алтайского края уполномоченным органом по организационному, методическому и техническому обеспечению ЕСЭД.
3.Считать целесообразным главам администраций муниципальных образований Алтайского края организовать работу в ЕСЭД.
Губернатор
Алтайского края
А.Б.КАРЛИН
ПОЛОЖЕНИЕ
О ЕДИНОЙ СИСТЕМЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
АЛТАЙСКОГО КРАЯ
1.Общие положения
1.1.Единая система электронного документооборота Алтайского края (далее также - ЕСЭД, "система электронного документооборота") является элементом инфраструктуры электронного правительства и обеспечивает деятельность Администрации Алтайского края, органов исполнительной власти Алтайского края и подведомственных им организаций, органов местного самоуправления Алтайского края при организации работы с документами и межведомственного электронного взаимодействия.
1.2.Настоящее положение устанавливает требования к порядку подключения, организации работы системы электронного документооборота и использованию электронной подписи в ней.
1.3.В настоящем положении используются следующие термины и определения:
КСПД - корпоративная сеть передачи данных органов исполнительной власти Алтайского края и органов местного самоуправления Алтайского края;
регистрационная карточка документа (далее - РК) - единица хранения информации о документе в ЕСЭД;
картотека - в ЕСЭД обособленная совокупность регистрационных карточек, поручений, электронных документов и электронных копий документов;
электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронном виде;
электронная копия документа - документ на электронном носителе, полученный путем сканирования подлинника документа, подписанного уполномоченным должностным лицом;
электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;
электронный документооборот - движение документов в электронном виде у участника ЕСЭД и между участниками ЕСЭД с применением системы электронного документооборота.
1.4.Пользователями системы электронного документооборота (далее - "пользователи") являются:
Губернатор Алтайского края, первый заместитель Губернатора Алтайского края, заместители Губернатора Алтайского края;
руководители, специалисты органов исполнительной власти Алтайского края;
руководители, специалисты структурных подразделений Администрации Алтайского края;
руководители, специалисты органов местного самоуправления Алтайского края, заключивших соглашения о присоединении к ЕСЭД;
руководители, специалисты организаций, подведомственных органам исполнительной власти Алтайского края, заключивших соглашения о присоединении к ЕСЭД.
2.Единая система электронного документооборота
Алтайского края
2.1.Единая система электронного документооборота Алтайского края создана на основе системы автоматизации делопроизводства и документооборота "Дело" и предназначена для:
регистрации, обработки и хранения входящих, исходящих документов и обращений граждан;
размещения регистрационных карточек, поручений, электронных документов и электронных копий документов в едином информационном банке документов;
организации работы с проектами документов;
однократного ввода и многократного использования документов в электронном виде;
поиска регистрационных карточек документов, поручений и документов в едином информационном банке документов;
организации межведомственного электронного взаимодействия с федеральными органами исполнительной власти и между участниками ЕСЭД;
контроля за прохождением, исполнением документа и качеством его подготовки;
рассылки регистрационных карточек, поручений, электронных документов и электронных копий документов с использованием средств электронной почты;
получения оперативной аналитической и статистической отчетности.
2.2.Работа с документами в ЕСЭД осуществляется в соответствии с федеральным законодательством, нормативными правовыми актами Алтайского края, межведомственными и ведомственными инструкциями, методическими рекомендациями.
2.3.Использование ЕСЭД обеспечивает:
доступ пользователей к регистрационным карточкам документов, поручениям, электронным документам и электронным копиям документов с момента их регистрации или внесения изменений;
подключение к РК электронных документов, электронных копий документов с возможностью их подписания или заверения электронной подписью;
разграничение прав доступа пользователей к РК и документам;
прием и рассылку РК, поручений и документов средствами электронной почты;
протоколирование работы пользователей;
применение одной версии программных продуктов системы автоматизации делопроизводства и документооборота "Дело" всеми пользователями;
оптимизацию затрат на техническое сопровождение и обновление программного обеспечения.
3.Уполномоченный орган по организационному, методическому и техническому обеспечению Единой системы электронного документооборота Алтайского края
3.1.Уполномоченный орган по организационному, методическому и техническому обеспечению Единой системы электронного документооборота Алтайского края (далее - "уполномоченный орган"):
разрабатывает проекты нормативных правовых актов Администрации Алтайского края по вопросам использования системы электронного документооборота участниками ЕСЭД;
совместно с департаментом документационного обеспечения Администрации края разрабатывает и утверждает межведомственные инструкции и методические рекомендации по работе в ЕСЭД;
совместно с департаментом документационного обеспечения Администрации края согласует ведомственные инструкции участников ЕСЭД по работе пользователей в системе электронного документооборота;
разрабатывает планы мероприятий по развитию ЕСЭД и организует их исполнение;
осуществляет подключение к системе электронного документооборота и настройку прав доступа пользователей участников ЕСЭД;
поддерживает в актуальном состоянии справочники ЕСЭД;
контролирует и протоколирует работу пользователей;
организует и совместно с департаментом документационного обеспечения Администрации края проводит обучение пользователей работе в ЕСЭД.
3.2.Уполномоченный орган в части технического обеспечения ЕСЭД:
предоставляет доступ к системе электронного документооборота пользователям участников ЕСЭД;
обеспечивает бесперебойную работу системы электронного документооборота;
обеспечивает сохранность накопленной информации при выходе из строя оборудования;
реализует меры по защите информации, содержащейся в ЕСЭД;
информирует участников ЕСЭД о технологических остановках и нарушениях в работе ЕСЭД;
размещает нормативные правовые акты, инструкции и методические рекомендации по работе в системе электронного документооборота на портале Администрации Алтайского края в КСПД;
осуществляет временную остановку работы пользователей участников ЕСЭД при систематических нарушениях ими правил и инструкций работы в ЕСЭД до принятия мер по устранению нарушений.
4.Участники Единой системы электронного документооборота
Алтайского края
4.1.Участниками Единой системы электронного документооборота Алтайского края являются:
органы исполнительной власти Алтайского края;
структурные подразделения Администрации Алтайского края;
органы местного самоуправления Алтайского края, заключившие соглашения о присоединении к ЕСЭД;
организации, подведомственные органам исполнительной власти Алтайского края, заключившие соглашения о присоединении к ЕСЭД.
4.2.По согласованию с департаментом документационного обеспечения Администрации края уполномоченный орган принимает решение о подключении иных участников системы электронного документооборота, не указанных в пункте 4.1.
4.3.Участники ЕСЭД обеспечивают:
формирование единого информационного банка документов, использование электронного документооборота между участниками ЕСЭД, осуществляют поэтапный переход на работу с электронными документами;
назначение сотрудников, ответственных за организацию работ по подключению к системе электронного документооборота и взаимодействие с уполномоченным органом;
рабочие места пользователей программно-техническими средствами, а должностных лиц - усиленными квалифицированными электронными подписями;
работоспособность программного обеспечения и технических средств пользователей;
направление уполномоченному органу заявки на подключение пользователей к ЕСЭД;
предоставление уполномоченному органу организационной структуры участника ЕСЭД, а в случае изменения организационной структуры - в течение 3 рабочих дней информации об этом;
согласование с уполномоченным органом перечня используемых групп документов, их номерообразование;
постоянную работу пользователей в системе электронного документооборота в соответствии с федеральным законодательством, нормативными правовыми актами Алтайского края, межведомственными и ведомственными инструкциями, методическими рекомендациями уполномоченного органа;
меры защиты от несанкционированного доступа, уничтожения и/или искажения информации, содержащейся в ЕСЭД;
контроль работы пользователей в системе электронного документооборота;
участие пользователей и сотрудников, ответственных за организацию делопроизводства и документооборота, в совещаниях и обучающих семинарах по вопросам работы в ЕСЭД.
5.Использование электронной подписи в Единой системе электронного документооборота Алтайского края
5.1.В системе электронного документооборота для подписания электронных документов, заверения электронных копий документов используется усиленная квалифицированная электронная подпись.
5.2.Электронные документы, электронные копии документов, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью, в системе электронного документооборота признаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанными собственноручной подписью должностного лица.
5.3.Если документ должен быть заверен печатью, электронный документ, подписанный усиленной электронной подписью и признаваемый равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью.
5.4.Уполномоченный орган разрабатывает и утверждает порядок использования средств электронной подписи участниками ЕСЭД, ведет реестр действующих и отозванных электронных подписей участников ЕСЭД.
6.Порядок подключения к Единой системе электронного документооборота Алтайского края
6.1.Для подключения к ЕСЭД органы исполнительной власти Алтайского края, структурные подразделения Администрации Алтайского края направляют заявку в уполномоченный орган.
6.2.Подключение органов местного самоуправления Алтайского края и иных организаций осуществляется на основании соглашения о присоединении к Единой системе электронного документооборота Алтайского края, заключаемого между уполномоченным органом и органом местного самоуправления Алтайского края или соответствующей организацией. Форма соглашения определяется приказом уполномоченного органа.
6.3.Присоединение к системе электронного документооборота подведомственных организаций осуществляется по согласованию с органами исполнительной власти Алтайского края, являющимися их учредителями.
6.4.Для подключения пользователей к системе электронного документооборота участник ЕСЭД направляет заявку в уполномоченный орган.
6.5.Участник ЕСЭД:
определяет пользователей ЕСЭД из числа сотрудников с правом работы в системе электронного документооборота, их полномочия;
направляет в уполномоченный орган сертификаты ключей проверки электронной подписи;
выполняет работы по обеспечению технической доступности рабочих мест пользователей к системе электронного документооборота;
предоставляет уполномоченному органу информацию для настройки справочников и прав доступа пользователей;
производит установку и настройку программного обеспечения и технических средств на рабочих местах пользователей.
6.6.Уполномоченный орган:
предоставляет участникам ЕСЭД программное обеспечение системы электронного документооборота, консультирует по его установке и настройке;
осуществляет настройку справочников ЕСЭД на работу пользователей;
создает и настраивает картотеки участников ЕСЭД;
регистрирует пользователей в системе электронного документооборота, выполняет настройку прав доступа;
предоставляет инструкции и методические материалы по работе в системе электронного документооборота;
проводит начальное обучение пользователей.