Приказ от 23.05.2011 г № 159
Об утверждении административного регламента по исполнению управлением Алтайского края по культуре и архивному делу государственной функции «Контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации и Алтайского края об архивном деле»
Во исполнение постановления Администрации Алтайского края от 09.04.2008 N 142 "Об утверждении Программы проведения административной реформы в Алтайском крае в 2008 - 2010 годах" приказываю:
1.Утвердить Административный регламент по исполнению управлением Алтайского края по культуре и архивному делу государственной функции "Контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации и Алтайского края об архивном деле" (прилагается).
2.Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя начальника управления, начальника отдела по делам архивов Антоненко В.В.
Заместитель начальника управления
Е.Е.БЕЗРУКОВА
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПО ИСПОЛНЕНИЮ УПРАВЛЕНИЕМ АЛТАЙСКОГО КРАЯ ПО КУЛЬТУРЕ И
АРХИВНОМУ ДЕЛУ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ "КОНТРОЛЬ ЗА
СОБЛЮДЕНИЕМ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
И АЛТАЙСКОГО КРАЯ ОБ АРХИВНОМ ДЕЛЕ"
I.Общие положения
1.Административный регламент по исполнению управлением Алтайского края по культуре и архивному делу (далее - "Управление") государственной функции "Контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации и Алтайского края об архивном деле" определяет последовательность действий (административных процедур) Управления при осуществлении проверок соблюдения законодательства Российской Федерации и Алтайского края об архивном деле.
Наименование государственной функции
2.Контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации и Алтайского края об архивном деле (далее - "государственная функция").
Наименование органа исполнительной власти
Алтайского края, непосредственно исполняющего
государственную функцию
3.Исполнение государственной функции осуществляется государственными гражданскими служащими отдела по делам архивов Управления.
4.Контроль проводится в отношении юридических лиц, осуществляющих хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.
Нормативное правовое регулирование
исполнения государственной функции
5.Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии с:
Конституцией Российской Федерации ("Российская газета", 25 декабря 1993 года, N 237);
Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 1 (ч. 1), ст. 1);
Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169);
Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060);
Федеральным законом от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ч. 1, ст. 3448);
Федеральным законом от 26 декабря 2008 года N 294-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, N 52 (ч. 1), ст. 6249);
постановлением Правительства Российской Федерации от 11 ноября 2005 года N 679 "О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг)" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 47, ст. 4933);
постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июня 2010 года N 489 "Об утверждении Правил подготовки органами государственного контроля (надзора) и органами муниципального контроля ежегодных планов проведения плановых проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 28, ст. 3706);
законом Алтайского края от 28 декабря 1994 года "Об Архивном фонде Алтайского края и архивах" (Сборник законодательства Алтайского края, июль 1995 г., N 12);
приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, N 20);
приказом Министерства экономического развития Российской Федерации от 30 апреля 2009 года N 141 "О реализации положений Федерального закона "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля" (Российская газета, 2009, 14 мая);
Основными правилами работы ведомственных архивов (одобрены коллегией Главархива СССР 28 августа 1985 года, приказ Главархива СССР от 5 сентября 1985 года N 263);
Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года);
Положением об управлении Алтайского края по культуре и архивному делу, утвержденным постановлением Администрации Алтайского края от 24 декабря 2009 года N 537 (Сборник законодательства Алтайского края, декабрь 2009, N 164, ч. 3).
Предмет регионального государственного контроля (надзора)
6.Предметом регионального государственного контроля (надзора) является соблюдение юридическими лицами обязательных требований в сфере архивного дела, установленных нормативными правовыми актами.
Права и обязанности должностных лиц при осуществлении
регионального государственного контроля (надзора)
7.При проведении проверки специалисты отдела по делам архивов обязаны:
своевременно и в полной мере исполнять предоставленные в соответствии с законодательством Российской Федерации полномочия по предупреждению, выявлению и пресечению нарушений обязательных требований;
соблюдать законодательство Российской Федерации, права и законные интересы юридического лица, проверка которого проводится;
проводить проверку на основании приказа начальника (заместителя начальника) Управления о ее проведении;
проводить проверку только во время исполнения служебных обязанностей, выездную проверку только при предъявлении служебных удостоверений, копии приказа начальника (заместителя начальника) Управления о проведении проверки, при необходимости копии документа органа прокуратуры о согласовании проведения внеплановой выездной проверки;
не препятствовать руководителю, иному должностному лицу или уполномоченному представителю юридического лица присутствовать при проведении проверки и давать разъяснения по вопросам, относящимся к предмету проверки;
предоставлять руководителю, иному должностному лицу или уполномоченному представителю юридического лица, присутствующим при проведении проверки, информацию и документы, относящиеся к предмету проверки;
ознакомить перед началом проведения выездной проверки руководителя, иное должностное лицо или уполномоченного представителя юридического лица с положениями административного регламента, в соответствии с которым проводится проверка, по их просьбе;
по требованию руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя юридического лица, подлежащего проверке, представлять информацию об Управлении, а также об экспертах, экспертных организациях, привлеченных к проведению проверки, в целях подтверждения своих полномочий;
знакомить руководителя, иное должностное лицо или уполномоченного представителя юридического лица с результатами проверки;
учитывать при определении мер, принимаемых по фактам выявленных нарушений, соответствие указанных мер тяжести нарушений, их потенциальной угрозе для безопасности государства, не допускать необоснованное ограничение прав юридических лиц;
доказывать обоснованность своих действий при их обжаловании юридическими лицами в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;
соблюдать сроки проведения проверки, установленные приказом начальника (заместителя начальника) Управления;
не требовать от юридического лица документы и иные сведения, представление которых не предусмотрено законодательством Российской Федерации;
осуществлять запись о проведенной проверке в журнале учета проверок юридического лица, проводимых органами государственного контроля (надзора).
8.Специалисты отдела по делам архивов при проведении проверки имеют право:
получать доступ в пределах своей компетенции к базам данных автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и автоматизированному научно-справочному аппарату проверяемого юридического лица с учетом требований законодательства Российской Федерации о защите информации;
запрашивать и получать документы основного и вспомогательного учета архивных документов и иную необходимую для проведения мероприятия по контролю информацию;
назначать в отношении архивных документов экспертизу в случае, когда для разъяснения вопросов, возникающих в ходе исполнения государственной функции, необходимо экспертное заключение лица, обладающего специальными знаниями и навыками, в том числе для проведения экспертизы с применением технических средств, технико-технологической экспертизы;
проводить осмотр архивных документов и мест их хранения;
проводить проверку наличия установленных Правилами (инструкциями) учетных обозначений (архивных шифров) на архивных документах;
проводить выборочную проверку наличия и состояния архивных документов;
осматривать территории, здания, строения, сооружения, помещения, используемые проверяемым юридическим лицом;
осуществлять иные, не противоречащие законодательству и соответствующие полномочиям Управления мероприятия.
9.При проведении проверки специалисты отдела по делам архивов не вправе:
проверять выполнение обязательных требований, если такие требования не относятся к полномочиям Управления, от имени которого действуют специалисты;
осуществлять плановую или внеплановую выездную проверку в случае отсутствия при ее проведении руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя юридического лица;
требовать представления документов, информации, если они не являются объектами проверки или не относятся к предмету проверки, а также изымать оригиналы таких документов;
препятствовать руководителю, иному должностному лицу или уполномоченному представителю юридического лица присутствовать при проведении проверки и давать разъяснения по вопросам, относящимся к предмету проверки;
требовать от юридических лиц документы и иные сведения, представление которых не предусмотрено законодательством Российской Федерации;
распространять информацию, полученную в результате проведения проверки и составляющую государственную, коммерческую, служебную, иную охраняемую законом тайну, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации;
превышать установленные сроки проведения проверки;
осуществлять выдачу юридическим лицам предписаний или предложений о проведении за их счет мероприятий по контролю.
Права и обязанности лиц, в отношении которых
осуществляются мероприятия по контролю (надзору)
10.Руководитель, иное должностное лицо или уполномоченный представитель юридического лица имеют право:
непосредственно присутствовать при проведении проверки, давать объяснения по вопросам, относящимся к предмету проверки;
получать от специалистов отдела по делам архивов информацию, которая относится к предмету проверки и предоставление которой предусмотрено Федеральным законом от 26 декабря 2008 года N 294-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля";
знакомиться с результатами проверки и указывать в акте проверки о своем ознакомлении с результатами проверки, согласии или несогласии с ними, а также с отдельными действиями специалистов отдела по делам архивов;
предоставлять в Управление в письменной форме возражения в отношении акта и (или) выданного предписания об устранении выявленных нарушений в целом или его отдельных положений;
обжаловать действия (бездействие) специалистов отдела по делам архивов, повлекшие за собой нарушение прав юридического лица, в административном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации.
11.Юридические лица, в отношении которых осуществляются мероприятия по контролю, обязаны:
обеспечить присутствие руководителей, иных должностных лиц или уполномоченных представителей юридического лица;
предоставить специалистам отдела по делам архивов, проводящим выездную проверку, возможность ознакомиться с документами, связанными с целями, задачами и предметом выездной проверки, в случае, если выездной проверке не предшествовало проведение документарной проверки, а также обеспечить доступ проводящих выездную проверку специалистов и участвующих в выездной проверке экспертов, представителей экспертных организаций на территорию, в используемые юридическим лицом при осуществлении деятельности здания, строения, сооружения, помещения, к используемым юридическим лицом оборудованию, к архивным документам.
12.Для исполнения государственной функции юридическое лицо, подлежащее проверке, представляет специалисту отдела по делам архивов, осуществляющему проверку:
- организационно-распорядительные документы,
- планово-отчетные документы,
- информационно-справочные документы,
- основные и вспомогательные учетные документы,
- документы о работе и состоянии архивов организаций - наблюдательные дела организаций,
- справочно-поисковые средства,
- документы по рассмотрению обращений граждан и юридических лиц.
Указанные документы представляются в ходе проверки по месту нахождения юридического лица.
Конкретный перечень документов, представление которых юридическим лицом необходимо для достижения целей и задач проведения проверки, указывается в приказе Управления.
Результат исполнения государственной функции
13.Результатом исполнения государственной функции является обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, а также выявление, пресечение, предупреждение и профилактика нарушений законодательства об архивном деле и контроль за исполнением требований предписаний, выданных в установленном порядке.
II.Требования к порядку исполнения государственной функции
Порядок информирования об исполнении
государственной функции
14.Место нахождения Управления и его почтовый адрес: ул. Ленина, 41, г. Барнаул, 656049.
Электронный адрес Управления: komcul@ttb.ru.
Официальный сайт Управления: http://www.culture 22.ru.
Место нахождения и телефоны структурного подразделения Управления, обеспечивающего исполнение государственной функции:
отдел по делам архивов - ул. Анатолия, д. 72, г. Барнаул, 656049, (385-2) 63-73-86, 63-79-52, 63-77-52;
электронный адрес: alt_archives@mail.ru.
15.График работы Управления:
понедельник - четверг с 9-00 до 13-00 и с 13-48 до 18-00,
пятница с 9-00 до 13-00 и с 13-48 до 17-00,
суббота и воскресенье - выходные дни.
16.Информация об исполняемой Управлением государственной функции предоставляется непосредственно в помещении Управления, отдела по делам архивов, а также по телефону, электронной почте, посредством ее размещения на сайте Управления, на официальном сайте Администрации Алтайского края и иных органов исполнительной власти Алтайского края в подразделе "Административные регламенты".
17.Информирование по процедуре исполнения государственной функции производится любым доступным способом:
- по телефону;
- письменным уведомлением;
- по электронной почте;
- через официальный сайт;
- через консультацию при личном обращении в Управление, отдел по делам архивов.
В соответствии с требованиями Федерального закона от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" при личном обращении гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.
18.При ответах на телефонные звонки специалист отдела по делам архивов подробно со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты информирует обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности специалиста отдела по делам архивов, принявшего телефонный звонок.
19.В случае, если для подготовки ответа требуется продолжительное время, специалист отдела по делам архивов, осуществляющий устное информирование, может предложить обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить обратившемуся гражданину другое удобное время для устного информирования (с учетом графика работы Управления).
20.При информировании посредством личного обращения специалист отдела по делам архивов обязан принять обратившегося гражданина в заранее согласованное время в соответствии с графиком работы Управления.
21.При информировании по письменным обращениям ответ в простой, четкой и понятной форме с указанием должности, фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления в адрес обратившегося гражданина.
22.Информация по запросу, направленная через официальный сайт, размещается на сайте Управления в разделе "интернет-приемная".
23.При информировании в форме ответов по электронной почте ответ на обращение направляется по электронной почте на электронный адрес обратившегося гражданина.
24.Информирование о порядке исполнения государственной функции по письменному обращению осуществляется в срок, не превышающий 15 рабочих дней с момента его регистрации.
Условия и сроки исполнения государственной функции
25.Под проверкой, проводимой Управлением в рамках настоящего Регламента, понимается совокупность проводимых Управлением в отношении юридического лица мероприятий по контролю для оценки соответствия осуществляемой им деятельности или действий (бездействия), выполняемых работ, предоставляемых услуг обязательным требованиям.
26.Проверки могут быть плановыми и внеплановыми.
27.Плановая проверка проводится не чаще чем один раз в три года.
28.Срок проведения каждой из проверок, предусмотренных настоящим Регламентом, не может превышать двадцати рабочих дней.
В отношении одного субъекта малого предпринимательства общий срок проведения плановых выездных проверок не может превышать пятьдесят часов для малого предприятия и пятнадцать часов для микропредприятия в год.
29.В исключительных случаях, связанных с необходимостью проведения сложных и (или) длительных исследований, специальных экспертиз и расследований на основании мотивированных предложений специалистов отдела по делам архивов, проводящих выездную плановую проверку, срок проведения выездной плановой проверки может быть продлен начальником (заместителем начальника, исполняющим обязанности руководителя) Управления не более чем на 20 рабочих дней, в отношении малых предприятий, микропредприятий не более чем на пятнадцать часов.
30.При проведении документарной проверки не допускается требовать нотариального удостоверения копий документов, представляемых в Управление, если иное не предусмотрено действующим законодательством Российской Федерации.
31.Документарное обеспечение подготовки к проверке Управлением юридических лиц, являющихся источниками комплектования государственного и муниципальных архивов края, осуществляется краевым государственным учреждением "Государственный архив Алтайского края" или соответствующим муниципальным архивом.
32.Исполнение государственной функции осуществляется Управлением бесплатно.
Основание для приостановления исполнения
(отказа в исполнении) государственной функции
33.Оснований для приостановления исполнения государственной функции Федеральным законом от 26 декабря 2008 года N 294-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля" не предусмотрено.
34.Основаниями для отказа в исполнении государственной функции являются:
предусмотренные законодательством Российской Федерации ограничения по условиям и срокам проведения контрольных мероприятий;
отсутствие предусмотренных законодательством Российской Федерации оснований для проведения проверки;
наличие уже проведенных проверок и принятых решений по установленному факту нарушений (судебными органами, вышестоящими органами и т.д.).
Требования к удобству и комфорту места
приема представителей юридических лиц
35.Организация приема по информированию о выполнении государственной функции осуществляется специалистами отдела по делам архивов на рабочих местах в соответствии с графиком работы (пункт 15 настоящего Регламента).
III.Административные процедуры
36.Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:
планирование проверок;
организация проведения проверок;
проведение проверки;
оформление результатов проверок, в том числе выдача предписаний об устранении выявленных нарушений;
контроль за исполнением выданных предписаний и принятие мер по результатам проверки;
организация учета документации по контролю.
37.Блок-схема исполнения государственной функции приведена в приложении N 1 к настоящему Регламенту.
Планирование проверок
38.Организация и проведение проверок осуществляется в порядке, предусмотренном действующим законодательством Российской Федерации и настоящим Регламентом.
39.Плановые проверки проводятся на основании ежегодного плана Управления, разрабатываемого в соответствии с полномочиями Управления и утверждаемого начальником Управления.
Проект плана составляется в соответствии с типовой формой, утвержденной Постановлением Правительства Российской Федерации от 30.06.2010 N 489.
40.В срок до 1 сентября года, предшествующего году проведения плановых проверок, Управление направляет проект ежегодного плана проведения плановых проверок в прокуратуру Алтайского края.
41.При получении из прокуратуры Алтайского края предложений о проведении совместных плановых проверок Управление проводит их рассмотрение. По итогам рассмотрения предложений Управление в срок до 1 ноября года, предшествующего году проведения плановых проверок, направляет в прокуратуру Алтайского края доработанный и утвержденный начальником Управления план проведения плановых проверок.
42.Утвержденный начальником Управления ежегодный план проведения проверок доводится до сведения заинтересованных лиц посредством его размещения на официальном сайте Управления в сети Интернет.
Организация проведения проверок
43.Проверки проводятся на основании приказа начальника (заместителя начальника) Управления о проведении проверки, который оформляется в соответствии с Типовой формой распоряжения (приказа), утвержденной приказом Министерства экономического развития Российской Федерации от 30 апреля 2009 года N 141 (приложение N 2 к настоящему Регламенту).
Подготовка приказов о проведении проверки производится специалистами отдела по делам архивов в соответствии с разграничением полномочий, установленным приказом Управления о распределении обязанностей между гражданскими служащими отдела по делам архивов.
44.В приказе о проведении проверки указываются:
наименование Управления;
фамилии, имена, отчества, должности специалистов отдела по делам архивов, уполномоченных на проведение проверки, а также привлекаемых к проведению проверки экспертов, представителей экспертных организаций;
наименование юридического лица, проверка которого проводится, места нахождения юридических лиц (их филиалов, представительства, обособленных структурных подразделений);
цели, задачи, предмет проверки и срок ее проведения;
правовые основания проведения проверки, в том числе подлежащие проверке обязательные требования;
сроки проведения и перечень мероприятий по контролю, необходимых для достижения целей и задач проведения проверки;
перечень административных регламентов проведения мероприятий по контролю;
перечень документов, представление которых юридическим лицом необходимо для достижения целей и задач проведения проверки;
даты начала и окончания проведения проверки.
45.Проверка проводится специалистом (специалистами) отдела по делам архивов, который(е) указан(ы) в приказе.
46.Из специалистов отдела по делам архивов, указанных в приказе о проведении проверки, может быть сформирована комиссия. При формировании состава комиссии к проведению проверки (отдельных мероприятий по контролю) могут привлекаться эксперты и специалисты, обладающие соответствующими знаниями и навыками, в том числе для проведения экспертизы с применением технических (технологических) средств.
Привлекаемые к проведению проверки эксперты и экспертные организации должны быть аккредитованы в установленном Правительством Российской Федерации порядке в соответствующей сфере деятельности.
47.Для проверки юридического лица, имеющего в составе архивных фондов материалы, содержащие сведения ограниченного доступа или составляющие государственную тайну, в состав комиссии включается специалист Управления, наделенный в установленном порядке правом на доступ к вышеупомянутым сведениям.
48.Председатель комиссии по проверке распределяет обязанности между членами комиссии и является лицом, ответственным за достоверность и обоснованность результатов проверки.
49.О проведении плановой проверки юридическое лицо уведомляется не позднее чем в течение трех рабочих дней до начала ее проведения посредством направления копии приказа Управления о начале проведения плановой проверки заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении, факсимильной связью или иным доступным способом.
50.Проверка, не включенная в план проверок, является внеплановой.
51.Основанием для проведения внеплановой проверки являются:
51.1.истечение срока исполнения юридическим лицом ранее выданного предписания об устранении выявленного нарушения обязательных требований;
51.2.поступление в Управление обращений и заявлений граждан, юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, информации от органов государственной власти, органов местного самоуправления, сведений из средств массовой информации о возникновении угрозы безопасности государства либо о причинении вреда безопасности государства;
51.3.приказ начальника (заместителя начальника, исполняющего обязанности руководителя) Управления, изданный в соответствии с поручениями Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и на основании требования прокурора о проведении внеплановой проверки в рамках надзора за исполнением законов по поступившим в органы прокуратуры материалам и обращениям.
52.При возникновении оснований для проведения внеплановой проверки, указанных в пункте 51 настоящего Регламента, специалист отдела по делам архивов в соответствии с разграничением полномочий, установленным приказом Управления о распределении обязанностей между гражданскими служащими отдела по делам архивов, готовит проект приказа о проведении выездной внеплановой проверки (приложение N 2 к настоящему Регламенту).
При возникновении основания для проведения внеплановой проверки, указанного в пункте 51.2 настоящего Регламента, вместе с приказом готовится заявление о согласовании Управлением с прокуратурой Алтайского края проведения внеплановой выездной проверки юридического лица (далее - "заявление о согласовании") (приложение N 3 к настоящему Регламенту).
53.В день подписания приказа о проведении внеплановой выездной проверки начальником (заместителем начальника) Управления заявление о согласовании представляется либо направляется Управлением заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении или в форме электронного документа, подписанного электронной цифровой подписью, в орган прокуратуры по месту осуществления деятельности юридического лица. К заявлению о согласовании прилагаются копия приказа начальника (заместителя начальника) Управления о проведении внеплановой выездной проверки и документы, которые содержат сведения, послужившие основанием ее проведения.
54.Проведение внеплановой выездной проверки по основанию, указанному в пункте 51.2 настоящего Регламента, осуществляется только после получения из органа прокуратуры решения о согласовании ее проведения в письменной форме. В случае получения из органа прокуратуры отказа в согласовании проведения внеплановой выездной проверки приказ о ее проведении отменяется.
55.О проведении внеплановой выездной проверки юридическое лицо уведомляется Управлением не менее чем за двадцать четыре часа до начала ее проведения любым доступным способом, за исключением внеплановой выездной проверки, основание проведения которой указано в пункте 51.2 настоящего Регламента.
При проведении внеплановой выездной проверки по основанию, указанному в пункте 51.2 настоящего Регламента, предварительное уведомление юридического лица о начале ее проведения не требуется.
Проведение проверки
56.Предметом документарной проверки являются сведения, содержащиеся в документах юридического лица, устанавливающих его организационно-правовую форму, права и обязанности, а также документы, связанные с исполнением ими обязательных требований, предписаний Управления.
57.В процессе проведения документарной проверки специалистами отдела по делам архивов в первую очередь рассматриваются документы, имеющиеся в распоряжении Управления:
акты предыдущих проверок,
предписания Управления,
информация, поступившая от юридического лица, о выполнении предписаний,
материалы рассмотрения дел об административных правонарушениях,
иные документы проверяемого юридического лица о результатах, осуществленных в отношении этого юридического лица государственного контроля (надзора), муниципального контроля.
58.В случае, если достоверность сведений, содержащихся в документах, имеющихся в распоряжении Управления, вызывает обоснованные сомнения, либо эти сведения не позволяют установить факт исполнения (неисполнения) юридическим лицом обязательных требований, специалист отдела по делам архивов, проводящий проверку (председательствующий при проведении комиссионной проверки), направляет в адрес юридического лица мотивированный запрос с требованием о дополнительном представлении документов, необходимых для проведения документарной проверки, к запросу прилагается заверенная печатью копия приказа начальника (заместителя начальника) Управления о проведении документарной проверки.
59.В течение десяти рабочих дней со дня получения мотивированного запроса юридическое лицо предоставляет в Управление документы, указанные в запросе.
60.Указанные в запросе документы представляются юридическим лицом в виде копий, заверенных печатью (при ее наличии) и подписью руководителя юридического лица или иного, уполномоченного им должностного лица.
61.В случае, если в ходе проведения документарной проверки выявлены ошибки и (или) противоречия в представленных юридическим лицом документах, либо несоответствие сведений, содержащихся в этих документах, сведениям, содержащимся в имеющихся у Управления документах и (или) полученных в ходе осуществления государственной функции, юридическому лицу направляется информация с требованием представить в течение десяти рабочих дней необходимые пояснения в письменной форме.
62.Юридическое лицо, представляющее в Управление пояснения относительно выявленных ошибок и (или) противоречий в представленных документах либо относительно несоответствия сведений, содержащихся в этих документах, сведениям, содержащимся в имеющихся у Управления документах и (или) полученных в ходе осуществления государственной функции, вправе представить в Управление дополнительные документы, подтверждающие достоверность ранее представленных документов.
63.Специалисты отдела по делам архивов, уполномоченные на проведение документарной проверки, обязаны рассмотреть представленные юридическим лицом (уполномоченными им представителями) пояснения, подтверждающие достоверность ранее представленных документов.
64.Выездная проверка проводится в случае, если при документарной проверке не представляется возможным:
удостовериться в полноте и достоверности сведений, содержащихся в документах юридических лиц, имеющихся в распоряжении Управление;
оценить соответствие деятельности юридического лица обязательным требованиям без проведения соответствующего мероприятия по контролю.
65.Выездная проверка проводится по месту нахождения юридического лица и (или) по месту фактического осуществления его деятельности.
66.Выездная проверка начинается с предъявления служебного удостоверения специалистами отдела по делам архивов, обязательного ознакомления руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя юридического лица с приказом начальника (заместителя начальника) Управления о проведении выездной проверки и полномочиями проводящих выездную проверку лиц, а также с целями, задачами, основаниями проведения выездной проверки, видами и объемом мероприятий по контролю, составом экспертов, представителями экспертных организаций, привлекаемых к выездной проверке, со сроками и с условиями ее проведения.
67.Руководитель, иное должностное лицо или уполномоченный представитель юридического лица предоставляет специалистам отдела по делам архивов, проводящим выездную проверку, возможность ознакомиться с документами, связанными с целями, задачами и предметом выездной проверки, в случае, если выездной проверке не предшествовало проведение документарной проверки, а также обеспечить доступ проводящих выездную проверку специалистов и участвующих в выездной проверке экспертов, представителей экспертных организаций на территорию, в используемые юридическим лицом при осуществлении деятельности здания, строения, сооружения, помещения, к используемым юридическим лицом оборудованию, к архивным документам.
68.Заверенная печатью копия приказа Управления вручается специалистами отдела по делам архивов, проводящими проверку, руководителю, иному должностному лицу или уполномоченному представителю юридического лица, одновременно с предъявлением служебных удостоверений под роспись на экземпляре приказа Управления, имеющегося в распоряжении специалистов отдела по делам архивов, с указанием фамилии, имени, отчества (в случае, если имеется) руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя юридического лица, его подписи, даты, времени получения.
69.По требованию подлежащих проверке юридических лиц специалисты отдела по делам архивов представляют информацию о местонахождении Управления, принявшего решение о проведении проверки, и контактные телефоны в целях подтверждения своих полномочий.
Оформление результатов проверок, в том числе выдача
предписаний об устранении выявленных нарушений
70.По результатам проверки специалистом (специалистами) отдела по делам архивов, проводящим проверку, составляется акт в соответствии с Типовой формой акта проверки, утвержденной приказом Министерства экономического развития Российской Федерации от 30 апреля 2009 года N 141 (приложение N 4 к настоящему Регламенту).
71.В акте проверки указываются:
дата, время и место составления акта проверки;
наименование Управления;
дата и номер приказа о проведении проверки, фамилия и инициалы начальника (заместителя начальника) Управления, издавшего приказ;
фамилии, имена, отчества и должности специалиста (специалистов) отдела по делам архивов, проводивших проверку;
наименование проверяемого юридического лица, а также фамилия, имя, отчество и должность руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя юридического лица, присутствовавшего при проведении проверки;
дата, время, продолжительность и место проведения проверки;
сведения о результатах проверки, в том числе о выявленных нарушениях обязательных требований, характере выявленных нарушений и о лицах, допустивших указанные нарушения;
сведения об ознакомлении или отказе в ознакомлении с актом проверки руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя юридического лица, присутствовавшего при проведении проверки, о наличии их подписей или об отказе от совершения подписи, а также сведения о внесении в Журнал учета проверок записи о проведенной проверке либо о невозможности внесения такой записи в связи с отсутствием у юридического лица указанного журнала;
подписи специалиста (специалистов) отдела по делам архивов, проводивших проверку.
72.К акту проверки прилагаются протоколы и заключения проведенных экспертиз, объяснения работников юридического лица, на которых возлагается ответственность за нарушение обязательных требований, предписания об устранении выявленных нарушений и иные связанные с результатами проверки документы или их копии.
73.Акт проверки оформляется непосредственно после ее завершения в двух экземплярах, один из которых с копиями приложений вручается руководителю, иному должностному лицу или уполномоченному представителю юридического лица под расписку об ознакомлении либо об отказе в ознакомлении с актом проверки. В случае отсутствия руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя юридического лица, а также в случае отказа проверяемого лица дать расписку об ознакомлении, либо об отказе в ознакомлении с актом проверки акт направляется заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении, которое приобщается к экземпляру акта проверки, хранящемуся в Управлении.
74.В случае, если для составления акта проверки необходимо получить заключения по результатам проведенных исследований, испытаний, специальных расследований, экспертиз, акт проверки составляется в срок, не превышающий трех рабочих дней после завершения мероприятий по контролю, и вручается руководителю, иному должностному лицу или уполномоченному представителю юридического лица под расписку либо направляется заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении, которое приобщается к экземпляру акта проверки, хранящемуся в Управлении.
75.Результаты проверки, содержащие информацию, составляющую государственную, коммерческую, служебную и иную тайну, оформляются с соблюдением требований, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации.
76.В Журнале учета проверок юридического лица, проводимых органами государственного контроля (надзора), специалистом отдела по делам архивов осуществляется запись о проведенной проверке, содержащая сведения о наименовании Управления, датах начала и окончания проведения проверки, времени ее проведения, правовых основаниях, целях, задачах и предмете проверки, выявленных нарушениях и выданных предписаниях, а также указываются фамилия, имя, отчество и должность специалиста (специалистов), проводящего проверку, его (их) подписи.
77.При отсутствии Журнала учета проверок юридического лица, проводимых органами государственного контроля (надзора), в акте проверки делается соответствующая запись.
78.В случае выявления в ходе проведения проверки нарушений обязательных требований специалист (специалисты) отдела по делам архивов, проводившие проверку юридического лица, в пределах предоставленных полномочий:
выдают предписание юридическому лицу об устранении выявленных нарушений с указанием сроков их устранения и (или) о проведении мероприятий по предотвращению причинения вреда безопасности государства, а также других мероприятий, предусмотренных федеральными законами (приложение N 5 к настоящему Регламенту);
принимают меры по контролю за устранением выявленных нарушений, их предупреждению, а также меры по привлечению лиц, допустивших выявленные нарушения, к ответственности.
79.Один экземпляр предписания с копией акта и приложениями к нему после окончания проверки вручается руководителю юридического лица, иному должностному лицу или его уполномоченному представителю под расписку в предписании либо направляется посредством почтовой связи с уведомлением о вручении, которое приобщается к акту проверки.
80.Юридическое лицо, проверка которого проводилась, в случае несогласия с фактами, выводами, предложениями, изложенными в акте проверки, либо с выданными предписанием об устранении выявленных нарушений в течение 15 дней с даты получения акта проверки вправе представить в Управление в письменной форме возражения в отношении акта и (или) выданного предписания об устранении выявленных нарушений в целом или его отдельных положений. При этом юридическое лицо, проверка которого проводилась, вправе приложить к таким возражениям документы, подтверждающие обоснованность таких возражений, или их заверенные копии либо в согласованный срок передать их в Управление.
Контроль за исполнением выданных предписаний
и принятие иных мер по результатам проверки
81.Предписание подлежит исполнению в установленные в нем сроки.
82.Невыполнение в установленный срок предписания влечет за собой ответственность, предусмотренную законодательством Российской Федерации.
83.Об исполнении предписания юридическое лицо сообщает в Управление в письменной форме в сроки, указанные в предписании.
84.Контроль за исполнением предписаний осуществляют специалисты отдела по делам архивов в соответствии с распределением обязанностей.
85.Если собственник особо ценных документов и охраняемых государством документов не выполняет свои обязанности по хранению, учету и использованию этих документов, что может привести к утрате ими своего значения, такие документы по решению суда могут быть изъяты у собственника в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".
86.В случае обнаружения специалистами отдела по делам архивов достаточных данных, указывающих на наличие события административного правонарушения или в иных случаях, предусмотренных Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях, уполномоченными должностными лицами Управления составляется протокол об административном правонарушении.
87.Порядок возбуждения и ведения производства по делу об административном правонарушении устанавливаются Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях.
Организация учета документации по контролю и надзору
88.В целях исполнения государственной функции в Управлении ведется журнал учета мероприятий по контролю, в котором указываются следующие данные:
наименование юридического лица, в отношении которого проведено мероприятие по контролю,
номер и дата приказа Управления о проведении мероприятия по контролю,
должность, фамилия, инициалы и подпись специалиста отдела по делам архивов, проводившего проверку,
номер и дата составления предписания по результатам проверки,
срок исполнения предписания,
номер и дата информации об исполнении предписания,
номер дела по номенклатуре, в котором хранятся документы.
89.Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел специалистами отдела по делам архивов, уполномоченными на осуществление контроля и надзора, и содержат копии приказов, акты проверок со всеми приложениями, копии протоколов об административном правонарушении, предписания по устранению нарушений и иные документы, связанные с исполнением государственной функции.
Приложения
2011-05-23 Приложение к Приказу от 23 мая 2011 года № 159 Блок-схема