Приказ от 03.05.2011 г № 132
Об утверждении административного регламента по предоставлению управлением Алтайского края по культуре и архивному делу государственной услуги «Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства»
В связи с проведением административной реформы в Алтайском крае приказываю:
1.Утвердить Административный регламент по предоставлению управлением Алтайского края по культуре и архивному делу государственной услуги "Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства" (прилагается).
2.Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя начальника управления, начальника отдела по делам архивов Антоненко В.В.
Заместитель начальника управления
Е.Е.БЕЗРУКОВА
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ УПРАВЛЕНИЕМ АЛТАЙСКОГО КРАЯ ПО КУЛЬТУРЕ
И АРХИВНОМУ ДЕЛУ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ "ОРГАНИЗАЦИЯ
ИСПОЛНЕНИЯ ЗАПРОСОВ РОССИЙСКИХ И ИНОСТРАННЫХ ГРАЖДАН,
А ТАКЖЕ ЛИЦ БЕЗ ГРАЖДАНСТВА, СВЯЗАННЫХ С РЕАЛИЗАЦИЕЙ
ИХ ПРАВ И СВОБОД, ОФОРМЛЕНИЯ В УСТАНОВЛЕННОМ ПОРЯДКЕ
АРХИВНЫХ СПРАВОК, НАПРАВЛЯЕМЫХ В ИНОСТРАННЫЕ ГОСУДАРСТВА"
I.Общие положения
1.Административный регламент по предоставлению управлением Алтайского края по культуре и архивному делу государственной услуги "Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства" (далее - "Регламент") разработан в целях повышения качества информационного обеспечения ретроспективной документной информацией физических и юридических лиц и определяет сроки, последовательность действий (административных процедур) управления Алтайского края по культуре и архивному делу (далее - "Управление"), а также порядок взаимодействия Управления с краевым государственным учреждением "Государственный архив Алтайского края" (далее - "КГУ ГААК"), муниципальными архивами края, органами государственной власти, органами местного самоуправления и организациями (далее - "органы и организации") при предоставлении государственной услуги.
2.Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства, включает в себя организацию исполнения поступающих в Управление социально-правовых запросов, связанных с социальной защитой граждан и лиц без гражданства, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством и проставление апостиля.
Управление организует исполнение запросов, поступивших в ходе личного приема, по почте, факсимильной связи, с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, включая единый портал государственных и муниципальных услуг, и через многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг (далее - "многофункциональный центр").
3.Получателями государственной услуги (далее - "заявители") являются:
- российские граждане, иностранные граждане и лица без гражданства, проживающие за рубежом;
- юридические и физические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их гражданами в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени.
4.Управление проставляет и заполняет апостиль на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, оформленных КГУ ГААК, муниципальными архивами, органами и организациями, расположенными на территории Алтайского края (кроме тех, кому право на проставление апостиля предоставлено нормативными правовыми актами), предназначенных для направления в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 г., в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов (приложение N 1 настоящего Регламента).
II.Стандарт предоставления государственной услуги
Наименование государственной услуги
5.Государственная услуга "Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства".
Наименование органа государственной власти,
предоставляющего государственную услугу
6.Государственную услугу по организации исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства, предоставляет Управление.
Почтовый адрес: 656049, г. Барнаул, пр. Ленина, 41.
График работы: с понедельника по четверг с 9.00 до 18.00, обед с 13.00 до 13.48; пятница с 9.00 до 17.00, обед с 13.00 до 13.48.
Телефон: (3852) 24-89-89, 24-96-96.
Тел./факс: (3852) 24-89-43.
Адрес электронной почты: komcul@ttb.ru.
Местонахождение и телефоны структурного подразделения Управления, обеспечивающего предоставление государственной услуги:
отдел по делам архивов - 656049, г. Барнаул, ул. Анатолия, д. 72, (385-2) 63-73-86, 63-79-52, 63-77-52.
Непосредственное исполнение поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, оформление в установленном порядке архивных справок, архивных выписок, архивных копий, направляемых в иностранные государства, осуществляют КГУ ГААК (контактные данные приведены в приложении N 2 настоящего Регламента), муниципальные архивы (контактные данные приведены в приложении N 3 настоящего Регламента), органы и организации при наличии у них архивных документов, необходимых для исполнения запросов.
При предоставлении государственной услуги запрещается требовать от заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы, организации, за исключением получения услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственных услуг, утвержденный нормативным правовым актом Алтайского края.
7.Информирование по процедуре исполнения государственной услуги производится любым доступным способом:
- по телефону;
- письменным уведомлением;
- по электронной почте;
- через официальный сайт;
- через консультацию при личном обращении в Управление.
Предоставление в установленном порядке информации заявителям и обеспечение доступа заявителей к сведениям о государственной услуге также осуществляется с использованием федеральной государственной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)", региональной информационной системы "Реестр государственных и муниципальных услуг (функций) Алтайского края" и в многофункциональном центре.
Результат предоставления государственной услуги
8.Результатом предоставления государственной услуги является:
- направление (выдача) заявителю:
архивных справок, архивных выписок, архивных копий;
письменного уведомления о направлении запроса на исполнение в соответствующий орган, организацию;
письменного уведомления о необходимости предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса;
рекомендаций о дальнейших путях поиска необходимой информации;
- проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках, архивных копиях.
Рассмотрение запроса заявителя считается законченным, если по нему приняты необходимые меры, автор обращения проинформирован о результатах рассмотрения.
Срок предоставления государственной услуги
9.Запросы заявителей в течение 15 дней со дня их регистрации в Управлении направляются по принадлежности в КГУ ГААК, муниципальные архивы, органы и организации для исполнения и ответа заявителю либо в адрес Управления.
10.Запросы заявителей, которые не могут быть исполнены без предоставления уточненных или дополнительных сведений, в течение 10 дней со дня их регистрации в Управлении направляются заявителю для уточнения и дополнения запроса необходимыми для его исполнения сведениями.
11.Максимальный срок исполнения запроса заявителя, направленного по принадлежности в КГУ ГААК, муниципальные архивы, органы и организации, составляет 30 дней со дня регистрации в КГУ ГААК, муниципальном архиве, органе, организации. В исключительных случаях с разрешения руководителя, иного уполномоченного должностного лица этот срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней.
12.Срок исполнения административных процедур по проставлению апостиля в случае соответствия оформления архивной справки, архивной выписки, архивной копии пункту 41 настоящего Регламента и (или) отсутствия необходимости истребования образца подписи и подтверждения полномочий на право подписи конкретного должностного лица, подписавшего представленную на проставление апостиля архивную справку, архивную выписку, архивную копию, и (или) истребования образца оттиска печати органа, организации, не должен превышать 3 рабочих дней со дня их регистрации в Управлении.
Правовые основания для оказания государственной услуги
13.Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии с:
Конституцией Российской Федерации ("Российская газета", 25.12.1993, N 237);
Конвенцией, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов; заключена в Гааге 5 октября 1961 г.; вступила в силу для России 31 мая 1992 г. (Бюллетень международных договоров, 1993, N 6) (далее - "Конвенция");
Законом СССР от 24 июня 1991 г. N 2261-1 "О порядке вывоза, пересылки и истребования личных документов советских и иностранных граждан, лиц без гражданства из СССР за границу" (Ведомости Совета народных депутатов СССР и Верховного Совета СССР, 1991, N 27, ст. 784);
Налоговым кодексом Российской Федерации, часть вторая от 5 августа 2000 г. N 117-ФЗ (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 32, ст. 3340);
Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169);
Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060);
Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ч. 1, ст. 3448);
Федеральным законом от 5 июля 2010 г. N 154-ФЗ "Консульский устав Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 28, ст. 3554);
Указом Президента Российской Федерации от 31 декабря 1993 г. N 2334 "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию" (Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации, 1994, N 2, ст. 74);
постановлением Верховного Совета СССР от 17 апреля 1991 г. N 2119-1 "О присоединении Союза Советских Социалистических Республик к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов" (Ведомости Совета народных депутатов СССР и Верховного Совета СССР, 1991, N 17, ст. 496);
постановлением Правительства Российской Федерации от 16 августа 2012 г. N 840 "О порядке подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) федеральных органов исполнительной власти и их должностных лиц, федеральных государственных служащих, должностных лиц государственных внебюджетных фондов Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, N 35, ст. 4829);
законом Алтайского края от 28 декабря 1994 г. "Об Архивном фонде Алтайского края и архивах" (Сборник законодательства Алтайского края, июль 1995 г., N 12, октябрь 2001 г., N 66, октябрь 2005 г., N 114, апрель 2009 г., N 156, ч. 1, ноябрь 2009 г., N 163, ч. 1);
законом Алтайского края от 29 декабря 2006 г. N 152-ЗС "О рассмотрении обращений граждан Российской Федерации на территории Алтайского края" (Сборник законодательства Алтайского края, декабрь 2006 г. N 128, ч. 2);
приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, N 20) (далее - "Правила");
приказом Министерства иностранных дел Российской Федерации N 10489 и Министерства юстиции Российской Федерации N 124 от 29 июня 2012 г. "Об утверждении Административного регламента Министерства иностранных дел Российской Федерации и Министерства юстиции Российской Федерации по предоставлению государственной услуги по истребованию личных документов" ("Российская газета", 24.08.2012, N 194);
приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 мая 2012 г. N 566 "Об утверждении Административного регламента Федерального архивного агентства по предоставлению государственной услуги "Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных, прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства" (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 18 марта 2013 г., N 11);
Положением об управлении Алтайского края по культуре и архивному делу, утвержденным постановлением Администрации Алтайского края от 24 декабря 2009 г. N 537 "Об утверждении Положения об управлении Алтайского края по культуре и архивному делу" (Сборник законодательства Алтайского края, декабрь 2009 г., N 164, ч. 3).
Перечень документов, необходимых в соответствии с
законодательными или иными нормативными правовыми
актами для предоставления государственной услуги
14.Для предоставления государственной услуги заявителю необходимо оформить письменный запрос на получение архивной справки, архивной выписки, архивной копии либо в форме электронного документа (приложение N 4 настоящего Регламента), или запрос на проставление апостиля при личном обращении заявителя (приложение N 5 настоящего Регламента).
15.В запросе заявителя на получение архивной справки, архивной выписки, архивной копии указываются фамилия (при изменении фамилии - все фамилии, имевшие место в запрашиваемый период), имя и отчество (последнее - при его наличии), год и место его рождения, почтовый адрес, по которому должны быть направлены архивные справки, архивные выписки, архивные копии, гражданство, а также в зависимости от содержания запроса предоставляются иные сведения, необходимые для его исполнения:
о рождении, браке, расторжении брака, смерти - сведения о месте и времени регистрации рождения, брака, расторжения брака, смерти, а также фамилии, имена, отчества родителей (для архивной справки о рождении);
об образовании - название и адрес учебного заведения, факультет, даты поступления и окончания учебы;
о стаже работы (службы) - название, ведомственная подчиненность и адрес органа, организации, структурное подразделение (производство, цех, отдел, участок), номер воинской части, должность, запрашиваемый период стажа работы, переводы по службе в запрашиваемый период, дата увольнения;
о заработной плате - название, ведомственная подчиненность и адрес органа, организации, структурное подразделение (производство, цех, отдел, участок), время работы, должность, запрашиваемый период работы, переводы по службе в запрашиваемый период, дата увольнения;
о награждении государственными и ведомственными наградами - название награды, дата награждения, решением какого органа произведено награждение, наименование, дата и номер распорядительного документа о награждении, место работы (службы) в период награждения, название организации, представившей к награде, ее ведомственная подчиненность, структурное подразделение (производство, цех, отдел, участок), должность;
о раскулачивании и выселении семьи - фамилия, имя, отчество главы семьи на момент раскулачивания, выселения, место раскулачивания (село, город, сельсовет, район), состав семьи (фамилии, имена, отчества отца, матери, детей, других членов семьи);
о нахождении в эвакуации, спецучете (факт проживания) - место и время проживания;
о нахождении в лечебных учреждениях - название и адрес лечебного учреждения, даты нахождения;
о несчастном случае - название, ведомственная подчиненность и адрес организации, структурное подразделение (производство, цех, отдел, участок), время работы, должность, дата и место несчастного случая, вид происшествия, дата увольнения;
иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса.
К запросу заявителем могут быть приложены документы, связанные с темой запроса либо их копии. К обращению, поступившему в форме электронного документа, заявитель вправе приложить необходимые документы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.
15.1.При предоставлении государственной услуги в соответствии с пунктами 1 и 2 части 1 статьи 7 Федерального закона от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (далее - "Федеральный закон от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ") запрещается требовать от заявителя:
представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги;
представления документов и информации, которые находятся в распоряжении Управления, органов, предоставляющих государственные и муниципальные услуги, иных государственных органов, органов местного самоуправления либо подведомственных государственным органам или органам местного самоуправления организаций, участвующих в предоставлении государственных и муниципальных услуг, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Алтайского края, муниципальными правовыми актами, за исключением документов, включенных в перечень, определенный частью 6 статьи 7 Федерального закона от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ.
16.Для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
17.Для проставления апостиля на архивных справках, архивных выписках, архивных копиях, подготовленных органами и организациями, действующими на территории Алтайского края (за исключением КГУ ГААК и муниципальных архивов), вместе с архивными справками, архивными выписками, архивными копиями органы и организации представляют в Управление образцы подписей должностных лиц и оттисков печатей с подтверждением полномочий должностных лиц на право подписи документов в соответствии с прилагаемой формой (приложение N 6 настоящего Регламента).
Перечень оснований для отказа в приеме документов,
необходимых для предоставления государственной услуги
18.Основанием для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги, является отсутствие в запросе фамилии заявителя, адреса, по которому должен быть направлен ответ.
Перечень оснований для отказа в предоставлении
государственной услуги
19.Основаниями для отказа в предоставлении государственной услуги является:
отсутствие в запросе сведений, необходимых для проведения поисковой работы в соответствии с пунктом 15 настоящего Регламента;
отсутствие у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и/или конфиденциальную информацию, в случае которого заявителю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений;
невозможность прочтения запроса, о чем сообщается заявителю, направившему обращение, если его фамилия и адрес поддаются прочтению;
наличие в запросе нецензурных либо оскорбительных выражений, угроз жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи. Должностное лицо вправе оставить запрос без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившему его, о недопустимости злоупотребления правом на обращение в органы государственной власти;
несоответствие оформления архивной справки, архивной выписки, архивной копии требованиям, изложенным в пунктах 41 - 42 настоящего Регламента;
несоответствие подписи должностного лица и (или) оттиска печати органа, организации на архивной справке, архивной выписке, архивной копии имеющимся в Управлении образцам, о чем сообщается заявителю, органу, организации, направившему архивную справку, архивную выписку, архивную копию;
отсутствие у должностного лица, подписавшего архивную справку, архивную выписку, архивную копию полномочий на ее подписание, о чем сообщается заявителю, органу, организации, направившему архивную справку, архивную выписку, архивную копию.
Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении
государственной услуги, и способы ее взимания в случаях,
предусмотренных федеральными законами, принимаемыми
в соответствии с ними иными нормативными правовыми
актами Российской Федерации, нормативными правовыми
актами субъектов Российской Федерации
20.КГУ ГААК, муниципальные архивы, органы и организации исполняют поступившие из-за рубежа запросы по истребованию документов социально-правового характера, связанные с социальной защитой граждан и лиц без гражданства, предусматривающей их пенсионное обеспечение, получение льгот и компенсаций, бесплатно.
21.За проставление апостиля при личном обращении заявителя взимается государственная пошлина, размер которой устанавливается в соответствии с подпунктом 48 пункта 1 статьи 333.33 главы 25.3 Налогового кодекса Российской Федерации и составляет 1500 рублей за каждый документ.
22.Государственная пошлина не взимается за проставление апостиля на истребуемых по запросам дипломатических представительств и консульских учреждений Российской Федерации справках, выданных по обращениям физических лиц, проживающих за пределами территории Российской Федерации.
Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса
о предоставлении государственной услуги и при получении
результата предоставления государственной услуги
23.При нахождении заявителя в Управлении максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления государственной услуги лично не должен превышать 20 минут.
Срок регистрации запроса заявителя о
предоставлении государственной услуги
24.Запросы заявителей, поступившие по почте (в том числе электронной), регистрируются в течение 3 дней с момента поступления в Управление в установленном порядке, при личном обращении - в день подачи.
Требования к помещениям, в которых предоставляется
государственная услуга, к залу ожидания, местам для
составления запросов при предоставлении государственной
услуги, информационным стендам с образцами их заполнения
и перечнем документов, необходимых для предоставления
государственной услуги
25.Вход в здание оборудован вывеской с наименованием Управления.
Помещения для приема заявителей оборудованы информационными табличками (вывесками) с указанием:
номера кабинета;
фамилии, имени, отчества и должности лица, осуществляющего предоставление государственной услуги;
часов приема и времени перерыва на обед.
Места для ожидания оснащены столами, стульями, информационными стендами, обеспечены канцелярскими принадлежностями для возможности оформления запроса. Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в здании.
На информационных стендах размещается следующая информация:
график приема граждан,
тексты административных регламентов государственных услуг, предоставляемых Управлением,
фамилии, имена, отчества должностных лиц Управления, ответственных за предоставление государственной услуги,
фамилии, имена, отчества и должности лиц, осуществляющих прием и информирование заявителей,
номера кабинетов, где осуществляется прием и информирование заявителей,
номера телефонов, адрес электронной почты Управления,
перечень документов (сведений), необходимых для предоставления государственной услуги, бланк запроса.
Тексты информационных материалов на стендах печатаются удобным для чтения шрифтом, наиболее важные места выделяются полужирным шрифтом.
Показатели доступности и качества государственной услуги
"Организация исполнения запросов российских и иностранных
граждан, а также лиц без гражданства, связанных с
реализацией их прав и свобод, оформления в установленном
порядке архивных справок, направляемых в иностранные
государства"
26.Показателями качества и доступности государственной услуги являются:
| Показатели качества и доступности | Целевое значение показателя в | Целевое значение показателя в последующие годы | |
| 2010 г. | 2011 г. | ||
| 1. Своевременность | |||
| 1.1. % (доля) случаев предоставления услуги в установленные сроки с момента поступления запроса | 95% | 95% | 95% |
| 2. Качество | |||
| 2.1. % (доля) заявителей, удовлетворенных качеством предоставленной услуги | 95% | 95% | 95% |
| 3. Доступность | |||
| 3.1. % (доля) заявителей, удовлетворенных полнотой и доступностью информации о порядке предоставления услуги | 95% | 95% | 95% |
| 3.2. % (доля) заявителей, удовлетворенных организацией процедуры приема и оформления документов, необходимых для предоставления услуги | 95% | 95% | 95% |
| 3.3. % (доля) заявителей, удовлетворенных вежливостью, компетентностью и организованностью должностных лиц | 95% | 95% | 95% |
| 4. Процесс обжалования | |||
| 4.1. % (доля) обоснованных жалоб заявителей к общему количеству заявителей, обратившихся с запросом о предоставлении услуги | 0,1% | 0,1% | 0,1% |
| 4.2. % (доля) заявителей, удовлетворенных существующим порядком обжалования | 95% | 95% | 95% |
| 4.3. % (доля) заявителей, удовлетворенных сроками обжалования | 95% | 95% | 95% |
Оценка показателей осуществляется Управлением в соответствии с методическими рекомендациями по проведению опросов населения для определения качества и доступности предоставляемых государственных услуг, утвержденными решением комиссии по проведению административной реформы и реформированию государственной гражданской службы Алтайского края от 26.06.2009.
Иные требования, в том числе учитывающие предоставление
государственной услуги в многофункциональных центрах и
особенности предоставления услуги в электронной форме
27.Российским, иностранным гражданам и лицам без гражданства, проживающим за рубежом, подлинные архивные документы не направляются.
28.Проставление апостиля осуществляется путем проставления специального оттиска штампа "Апостиль", форма которого определена Конвенцией, с его последующим заполнением.
Проставление апостиля методом ксерокопирования или иным отличным от проставления оттиска штампа "Апостиль" способом не допускается.
29.Не требуется проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках, архивных копиях, предназначенных для направления в государства, заключившие с Российской Федерацией Договоры (Конвенции) о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства - участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве (приложение N 7 настоящего Регламента).
Не требуется проставление апостиля на ответах об отсутствии запрашиваемых сведений.
30.Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, на которых не требуется проставление апостиля, предназначенные для направления в государства, заключившие с Российской Федерацией Договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства - участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве, высылаются КГУ ГААК, муниципальным архивом, органом, организацией по почте простыми письмами непосредственно в адреса заявителей.
Ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, подготовленные по результатам рассмотрения запроса, полученного непосредственно от заявителя, также направляются в его адрес.
30.1.В случае обращения заявителя за предоставлением государственной услуги в многофункциональный центр информирование заявителя об условиях и порядке получения услуги, порядке оплаты заявителем услуги, консультирование заявителя, прием заявления на предоставление услуги, уведомление заявителя о существенных событиях в процессе получения услуги, выдача заявителю результатов предоставления услуги осуществляются многофункциональным центром.
30.2.Взаимодействие с Управлением осуществляется многофункциональным центром без участия заявителя в соответствии с соглашением о взаимодействии между многофункциональным центром и Управлением.
30.3.Срок обработки, формирования и доставки обращения из многофункционального центра в Управление не превышает 1 рабочего дня с даты получения документов от заявителя. Управление производит регистрацию и проверку комплектности документов не позднее 2 рабочих дней с даты поступления документов из многофункционального центра.
Бумажный ответ на обращение передается Управлением в многофункциональный центр не позднее чем за 1 рабочий день до окончания срока предоставления услуги с даты поступления документов в Управление.
В случаях, предусмотренных действующим законодательством, отсчет срока предоставления услуги заявителю приостанавливается до совершения заявителем регламентированного действия.
III.Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения процедур в электронной форме
31.Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
регистрация запросов;
рассмотрение запросов и передача их на исполнение;
анализ тематики запросов;
подготовка запросов к направлению по принадлежности в органы и организации для ответа в адрес заявителя;
подготовка и оформление письменных уведомлений о результатах рассмотрения запросов;
направление запросов по принадлежности в органы, организации, письменных уведомлений заявителям;
оформление архивных справок, архивных выписок, архивных копий, ответов об отсутствии запрашиваемых сведений;
проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях;
формирование и направление запроса на получение образца подписей должностных лиц и оттиска печати с подтверждением полномочий должностных лиц на право подписи документов;
направление (выдача) заявителям ответов и архивных справок, архивных выписок и архивных копий.
Порядок предоставления Управлением государственной услуги осуществляется в соответствии с блок-схемой (приложение N 10 настоящего Регламента).
Регистрация запросов
32.Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги и осуществляется специалистом, обеспечивающим прием и регистрацию почтовой корреспонденции в Управлении.
Регистрация включает в себя внесение сведений о запросе в регистрационно-контрольную форму, простановку и заполнение регистрационного штампа, передачу запроса на рассмотрение заместителю начальника Управления, начальнику отдела по делам архивов.
Срок исполнения данной административной процедуры - 3 дня с момента поступления запроса в Управление, при личном обращении - в день подачи.
Рассмотрение запросов и передача их на исполнение
33.Заместитель начальника Управления, начальник отдела по делам архивов при рассмотрении запроса определяет специалиста отдела по делам архивов, ответственного за исполнение запроса (далее - "ответственный исполнитель"). Рассмотренный запрос с резолюцией заместителя начальника Управления, начальника отдела по делам архивов передается непосредственно ответственному исполнителю.
Срок исполнения данной административной процедуры - 2 дня с момента регистрации запроса в Управлении.
Анализ тематики запросов
34.Анализ тематики поступивших запросов включает в себя определение ответственным исполнителем:
- правомочности получения заявителем запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление сведений конфиденциального характера;
- степени полноты сведений, содержащихся в запросе заявителя, необходимых для проведения поисковой работы;
- местонахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса заявителя;
- адресов конкретных органов и организаций, куда по принадлежности следует направить на исполнение запрос заявителя.
Срок исполнения данной административной процедуры - 5 дней с даты, указанной в резолюции заместителя начальника Управления, начальника отдела по делам архивов.
Подготовка запросов к направлению по
принадлежности в органы и организации
35.По итогам анализа поступивших запросов заявителей Управление направляет запросы или их копии со своим сопроводительным письмом на исполнение по принадлежности в:
КГУ ГААК;
муниципальные архивы;
органы и организации, которые могут иметь на хранении документы, необходимые для исполнения запроса.
При направлении запросов на исполнение по принадлежности Управление, при необходимости, дает рекомендации по их исполнению, уведомляет соответствующие органы и организации о запросах, по результатам исполнения которых на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях требуется проставление апостиля и представление в Управление образцов подписей должностных лиц и оттисков печатей, с подтверждением полномочий должностных лиц на право подписи документов в соответствии с установленной формой (приложение N 6 настоящего Регламента).
Копия сопроводительного письма направляется заявителю в качестве письменного уведомления о направлении запроса на исполнение в соответствующий орган, организацию.
36.В случае, если запрос требует исполнения несколькими органами и организациями, Управление направляет им копии запроса с указанием о направлении ответа в адрес Управления.
Срок исполнения данной административной процедуры - 2 дня.
Подготовка и оформление письменных уведомлений
о результатах рассмотрения запросов
37.По запросам заявителей, которые по итогам анализа тематики запросов не могут быть направлены на исполнение по принадлежности в органы, организации, ответственный исполнитель оформляет письменные уведомления о результатах их рассмотрения. В письменном уведомлении о результатах рассмотрения запроса Управление:
- дает мотивированный отказ заявителю в получении запрашиваемых сведений при отсутствии у него права на их получение и разъясняет его дальнейшие действия, предусмотренные законодательством Российской Федерации;
- запрашивает заявителя об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями в случае отсутствия в запросе заявителя достаточных данных для организации выявления запрашиваемой информации в архивах;
- информирует заявителя об отсутствии запрашиваемых сведений в КГУ ГААК и муниципальных архивах края и при возможности дает рекомендации по их дальнейшему поиску;
- информирует заявителя о месте(ах) хранения интересующих документов;
- информирует заявителя о невозможности прочтения запроса, если его фамилия и адрес поддаются прочтению.
Срок исполнения данной административной процедуры - 2 дня.
Направление запросов по принадлежности в органы,
организации, письменных уведомлений заявителям
38.Подготовленные и оформленные сопроводительные письма к запросам, направляемым на исполнение по принадлежности в органы и организации, уведомления заявителей о результатах рассмотрения запросов подписываются заместителем начальника Управления, начальником отдела по делам архивов и регистрируются специалистом, обеспечивающим прием и регистрацию почтовой корреспонденции.
Регистрация включает в себя внесение сведений об ответе на запрос, направлении его на исполнение по принадлежности в соответствующий орган и организацию в регистрационно-контрольную форму, оформление соответствующих реквизитов на ответе и снятие документа с контроля.
После регистрации сопроводительные письма вместе с запросами направляются на исполнение по принадлежности в органы и организации, письменные уведомления и копии сопроводительных писем в качестве письменного уведомления о направлении запроса на исполнение в соответствующий орган, организацию направляются в адрес заявителя.
В случае получения запроса заявителя в форме электронного документа с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, уведомление направляется Управлением в форме электронного документа по адресу электронной почты, если в запросе заявителя не указано, что ответ должен быть направлен в письменной форме по почтовому адресу, указанному в запросе.
Отправка письменных уведомлений осуществляется структурным подразделением Управления, обеспечивающим прием и регистрацию почтовой корреспонденции.
Срок исполнения данной административной процедуры - 3 дня с момента оформления сопроводительного письма, письменного уведомления.
Оформление архивных справок, архивных выписок, архивных
копий, ответов об отсутствии запрашиваемых сведений
39.КГУ ГААК, муниципальный архив, орган и организация по итогам выявления запрашиваемой информации по запросам готовит архивные справки, архивные выписки, архивные копии, ответы об отсутствии запрашиваемых сведений.
Оформление архивных справок, архивных выписок, архивных копий включает в себя подготовку в установленном Правилами порядке архивных справок, архивных выписок, архивных копий КГУ ГААК, муниципальными архивами, органами и организациями по запросам заявителей, полученным непосредственно из-за рубежа, иных органов и организаций, Управления.
40.Архивные справки, архивные выписки и архивные копии оформляются на государственном языке Российской Федерации.
41.Текст в архивной справке излагается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.
Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").
В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").
В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка. Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются.
После текста архивной справки приводятся архивные шифры (номера фондов, описей, дел) и номера листов единиц хранения архивных документов. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номеров листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта, события.
Все листы архивной справки нумеруются, на втором и последующих листах справки в верхнем правом углу оформляется отметка: "продолжение архивной справки N ___".
В архивной выписке воспроизводятся полностью название архивного документа, из которого произведены выписки, его номер и дата. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.
В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки приводятся архивные шифры (номера фондов, описей, дел) и номера листов единиц хранения архивных документов.
Архивная справка, архивная выписка оформляется на бланке КГУ ГААК, муниципального архива, органа, организации с обозначением всех обязательных для бланка реквизитов и названия документа "Архивная справка", "Архивная выписка" и адресуется непосредственно заявителю.
Каждый лист архивной справки подписывается руководителем КГУ ГААК, муниципального архива, органа, организации и заверяется печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовая печать) или печатью организации.
Архивная справка, архивная выписка подписывается руководителем КГУ ГААК, муниципального архива, органа, организации, заверяется гербовой печатью или печатью организации, номер и дата проставляются в соответствующем реквизите бланка.
Архивные копии документов могут быть оформлены только в отношении тех лиц, о которых запрашиваются сведения, при наличии в документах вместе с запрашиваемыми сведениями сведений о других лицах оформляются архивные выписки.
При изготовлении ксерокопий архивных документов бланк не используется. На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы копии документа с оборотной стороны заверяются гербовой печатью или печатью организации и подписью руководителя КГУ ГААК, муниципального архива, органа, организации.
В архивной справке, архивной выписке, архивной копии, объем которой превышает один лист, листы прошиваются вместе ниткой любого цвета и нумеруются. Последний лист архивной справки, архивной выписки, архивной копии в месте, где она прошита, заклеивается плотной бумагой размером 4 х 4 см или бумажной "звездочкой", на которой проставляется гербовая печать или печать организации.
42.Ответы об отсутствии запрашиваемых сведений оформляются на бланке КГУ ГААК, муниципального архива, органа, организации, должны содержать исчерпывающую информацию с изложением причин отсутствия документов, содержащих запрашиваемые сведения, подписываются руководителем КГУ ГААК, муниципального архива, органа, организации и заверяются гербовой печатью или печатью организации.
Проставление апостиля на архивных справках,
архивных выписках и архивных копиях
43.Специалист Управления, уполномоченный на проставление апостиля, при поступлении архивных справок, архивных выписок, архивных копий:
осуществляет проверку оформления документа на предмет соответствия ее оформления пунктам 40 - 41 настоящего Регламента;
осуществляет проверку соответствия подписи должностного лица и оттиска печати на документе имеющимся образцам, наличия у названного лица полномочий на право подписи, представленной на проставление апостиля, архивной справки, архивной выписки, архивной копии.
В ходе проверки визуального соответствия оттиска печати на архивной справке, архивной выписке, архивной копии, представленной на проставление апостиля, имеющемуся образцу специалист, уполномоченный на проставление апостиля, проверяет отсутствие подчисток, приписок, неоговоренных исправлений, а также обращает особое внимание на:
равномерность и насыщенность цветового тона оттиска;
четкость изображения элементов оттиска;
отсутствие визуально различимых выдавливаний краски за края контура рисунка оттиска;
отсутствие искажений деталей оттиска, "смазываний", "стираний".
44.При обнаружении:
несоответствия оформления архивной справки, архивной выписки, архивной копии пунктам 40 - 41 настоящего Регламента;
несоответствия подписи должностного лица и (или) оттиска печати органа, организации на архивной справке, архивной выписке, архивной копии имеющимся в Управлении образцам;
отсутствия у должностного лица, подписавшего архивную справку, архивную выписку, архивную копию полномочий на ее подписание специалист, уполномоченный на проставление апостиля, принимает решение об отказе в проставлении апостиля и оформляет уведомление о причинах отказа в проставлении апостиля.
Решение об отказе в проставлении апостиля принимается в день проведения проверки.
45.Специалист, уполномоченный на проставление апостиля, передает оформленное уведомление для подписания начальнику Управления, иному уполномоченному должностному лицу Управления.
Подписанное уведомление передается для регистрации и отправки по назначению.
46.При поступлении архивных справок, архивных выписок, архивных копий, оформленных в соответствии с пунктами 40 - 41 настоящего Регламента, и соответствии подписи должностного лица и оттиска печати на документе имеющимся образцам, наличии у названного лица полномочий на право подписи специалист, уполномоченный на проставление апостиля, принимает решение о проставлении апостиля.
47.Специалист, уполномоченный на проставление апостиля, проставляет оттиск штампа "Апостиль" на свободном от текста месте архивной справки, архивной выписки, архивной копии либо на ее оборотной стороне, либо на отдельном листе бумаги.
В случае проставления оттиска штампа "Апостиль" на отдельном листе листы документа и лист с оттиском штампа "Апостиль" нумеруются и прошиваются вместе ниткой любого цвета. Последний лист документа в месте, где он прошит, заклеивается плотной бумагой размером 4 x 4 см или бумажной "звездочкой", на которой проставляется гербовая печать. Оттиск гербовой печати располагается равномерно на бумажном квадрате ("звездочке") и на листе документа в соответствии с приложением N 8 настоящего Регламента. Количество прошитых листов заверяется надписью, содержащей сведения о количестве прошитых и пронумерованных листов (цифрами и прописью), наименовании должности, подписи и расшифровки подписи уполномоченного специалиста, даты подписания.
48.Специалист, уполномоченный на проставление апостиля, заполняет проставленный им оттиск штампа "Апостиль".
Заполнение штампа "Апостиль" производится чернилами (шариковой ручкой) от руки или машинописным способом.
49.В строке 2 оттиска штампа "Апостиль" указывается в творительном падеже фамилия должностного лица, подписавшего официальный документ, представленный для проставления апостиля.
В строке 3 оттиска штампа "Апостиль" в родительном падеже указывается должность лица, подписавшего документ.
В строке 4 оттиска штампа "Апостиль" в родительном падеже указывается официальное наименование органа, организации, составившего документ.
В строке 5 оттиска штампа "Апостиль" в предложном падеже указывается город, в котором проставляется апостиль.
В строке 6 оттиска штампа "Апостиль" цифрами указывается дата проставления апостиля.
В строке 7 оттиска штампа "Апостиль" указывается в творительном падеже фамилия, должность лица, удостоверившего документ.
В строке 8 оттиска штампа "Апостиль" указывается номер, соответствующий порядковому номеру в Книге регистрации апостиля (приложение N 9 настоящего Регламента).
Внесение изменений (исправлений, подчисток) в тексте оттиска штампа "Апостиль" не допускается.
50.После выполнения административных действий, предусмотренных пунктами 47 - 49 настоящего Регламента, специалист, уполномоченный на проставление апостиля, передает архивную справку, архивную выписку, архивную копию с проставленным апостилем уполномоченному должностному лицу для подписания и проставления гербовой печати.
В строке 9 оттиска штампа "Апостиль" уполномоченным должностным лицом проставляется гербовая печать Управления.
В строке 10 оттиска штампа "Апостиль" ставится подпись уполномоченного должностного лица.
Подпись и печать, проставляемые на апостиль, не требуют заверения.
51.При получении документов с подписанным апостилем и проставленной на нем гербовой печатью специалист, уполномоченный на проставление апостиля, вносит запись в Книгу регистрации апостиля (приложение N 9 настоящего Регламента). В записи указываются:
порядковый номер записи (строка 8 оттиска штампа "Апостиль");
дата проставления апостиля (строка 6 оттиска штампа "Апостиль");
наименование официального документа, на котором проставляется апостиль, его реквизиты (дата, номер);
фамилия и должность лица, подписавшего официальный документ (строки 2 и 3 оттиска штампа "Апостиль", соответственно);
фамилия, инициалы и должность лица, подписавшего апостиль (строки 7, 10 оттиска штампа "Апостиль");
фамилия, имя, отчество (последнее - при его наличии) заявителя;
данные документа, удостоверяющего личность заявителя (при личном обращении);
страна предъявления апостиля (указывается согласно заявлению);
реквизиты документа об уплате государственной пошлины.
В случае направления документов в МИД России в графе Книги регистрации апостиля, предназначенной для внесения сведений об уплате государственной пошлины, указывается: "Направлен в МИД России".
52.После проставления апостиля специалист, уполномоченный на проставление апостиля, готовит архивную справку, архивную выписку, архивную копию к выдаче (в случае личного обращения) или к отправке по почте.
При направлении документов заявителям по почте специалист, уполномоченный на проставление апостиля, оформляет сопроводительные письма к архивным справкам, архивным выпискам и архивным копиям, ответам об отсутствии сведений.
53.Срок исполнения данной административной процедуры не должен превышать 3 рабочих дней со дня регистрации документов в Управлении.
Формирование и направление запроса на получение
образца подписей должностных лиц и оттиска печати
с подтверждением полномочий должностных лиц
на право подписи документов
54.При отсутствии в Управлении образцов подписи и оттиска печати органа, организации, оформившего представленную на проставление апостиля архивную справку, архивную выписку, архивную копию, для проверки, подтверждения данных, необходимых для предоставления услуги, специалист, уполномоченный на проставление апостиля, оформляет запрос Управления на получение образца подписей должностных лиц и оттиска печати с подтверждением полномочий должностных лиц на право подписи документов (далее - "запрос на получение образца подписей и оттиска печати").
Оформление запроса на получение образца подписей и оттиска печати производится в день осуществления проверки оформления документов, представленных на проставление апостиля.
Запрос на получение образца подписей и оттиска печати оформляется на бланке письма Управления, в запросе указываются:
1) наименование органа, организации, в адрес которых направляется запрос;
2) наименование государственной услуги, для предоставления которой необходимо представление документа;
3) указание на пункт 17 настоящего Регламента, устанавливающий представление образца подписей должностных лиц и оттиска печати с подтверждением полномочий должностных лиц на право подписи документов, и указание на реквизиты настоящего Регламента;
4) фамилия, имя, отчество лица, подготовившего и направившего запрос, номер служебного телефона данного лица для связи.
К запросу на получение образца подписей и оттиска печати прилагается перечень сведений, необходимых для представления образца подписей должностных лиц и оттиска печати с подтверждением полномочий должностных лиц на право подписи документов, установленный в приложении N 6 настоящего Регламента.
Специалист, уполномоченный на проставление апостиля, передает оформленный запрос на получение образца подписей и оттиска печати на подписание начальнику Управления, иному уполномоченному должностному лицу Управления.
Подписанный запрос на получение образца подписей и оттиска печати передается для регистрации и направляется в соответствующий орган, организацию по почте.
55.При получении образца подписи и подтверждения полномочий на право подписи конкретного должностного лица, подписавшего представленную на проставление апостиля архивную справку, архивную выписку, архивную копию, образца оттиска печати, специалист, уполномоченный на проставление апостиля, осуществляет административные действия, указанные в пунктах 43 - 53 настоящего Регламента.
Направление (выдача) заявителям архивных справок,
архивных выписок и архивных копий
56.При личном обращении заявителя за архивной справкой, архивной выпиской, архивной копией, заверенной проставлением апостиля:
специалист, уполномоченный на проставление апостиля, выдает заверенную апостилем архивную справку, архивную выписку, архивную копию заявителю после уплаты государственной пошлины за проставление апостиля, при предъявлении документа, удостоверяющего личность (для третьих лиц после уплаты государственной пошлины за проставление апостиля, при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке);
заявитель расписывается в получении документа в соответствующей графе Книги регистрации апостиля.
Факт уплаты государственной пошлины проверяется с использованием информации об уплате государственной пошлины, содержащейся в Государственной информационной системе о государственных и муниципальных платежах. Заявитель вправе представить квитанцию об уплате государственной пошлины по собственной инициативе.
57.При отправке документов заявителям по почте архивные справки, архивные выписки и архивные копии с проставленным апостилем, предназначенные для направления в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 г., вместе с запросами заявителей (анкетами, личными заявлениями и т.п.) направляются Управлением в МИД России.
58.В случае исполнения запроса заявителя несколькими органами, организациями (пункт 36 настоящего Регламента), все полученные от органов и организаций архивные справки, архивные выписки и архивные копии либо ответы об отсутствии запрашиваемых сведений Управление с сопроводительными письмами направляет в МИД России или непосредственно в адрес заявителя.
59.Подготовленные и оформленные ответы на запросы заявителей, сопроводительные письма к архивным справкам, архивным выпискам и архивным копиям регистрируются специалистом, обеспечивающим прием и регистрацию почтовой корреспонденции в Управлении.
Регистрация включает в себя внесение в регистрационно-контрольную форму сведений об ответе на запрос, оформление соответствующих реквизитов на ответе и снятие документа с контроля. После регистрации документы направляется в соответствующий адрес.
Срок исполнения данной административной процедуры - 3 дня с момента оформления ответа или сопроводительного письма.
Приложения
2011-05-03 Приложение к Приказу от 03 мая 2011 года № 132 Административный регламент